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外贸部管理制度

版本号：V1.0生效日期：XXXX年XX月XX日

第一章总则

第一条制定目的

为规范外贸部日常运营管理，明确部门及各岗位工作职责，优化业务流程，提升团队协作效率与市场拓展能力，保障公司外贸业务的持续、稳定、健康发展，防范经营风险，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司外贸部全体在职人员，涵盖外贸业务全流程管理，包括市场开发、客户维护、订单操作、单证处理、物流协调、回款跟踪、风险管控等各项工作。

第三条核心原则

1.客户导向原则：以客户需求为核心，提供优质产品与专业服务，维护公司品牌形象与客户忠诚度。

2.合规经营原则：严格遵守国家外贸相关法律法规、海关监管规定、外汇管理要求及目标市场当地法律法规，杜绝违规操作。

3.效率优先原则：优化业务流程，明确各环节时间节点与责任主体，提升业务处理效率，降低运营成本。

4.风险可控原则：建立全流程风险预警与防控机制，对市场风险、信用风险、汇率风险、物流风险等进行有效管控，保障公司资产安全。

5.团队协作原则：强化部门内部及与公司其他部门（生产、财务、采购、质检等）的协同配合，形成工作合力。

第四条职责权限

外贸部在公司总经理领导下开展工作，主要负责制定外贸业务发展战略与年度经营计划，组织实施市场开发与客户拓展，完成业务指标，统筹协调外贸全流程运作，对业务数据进行统计分析与汇报。部门人员依据岗位职责开展工作，享有相应的工作执行权与建议权，同时承担相应的工作责任。

第二章组织架构与岗位职责

第五条组织架构

外贸部设部门经理1名，全面负责部门管理工作；根据业务规模下设市场开发组、订单操作组、单证物流组，各组设组长1名，组员若干名。各小组分工协作，共同完成部门业务目标。具体组织架构如下：

外贸部经理→市场开发组（组长+开发专员）、订单操作组（组长+操作专员）、单证物流组（组长+单证员+物流专员）

第六条外贸部经理岗位职责

1.战略规划：依据公司整体发展战略，制定外贸业务中长期发展规划、年度经营目标与业务拓展计划，并组织实施与监督落实。

2.团队管理：负责外贸部团队建设，包括人员招聘、培训、绩效考核、激励机制制定与实施，提升团队专业素养与业务能力；协调部门内部及与其他部门的工作关系，保障工作顺畅开展。

3.业务统筹：统筹外贸全流程业务运作，对重大订单、重点客户进行跟进与管控；审核业务合同、信用证、报关单据等关键文件，防范业务风险。

4.市场管理：关注国际市场动态、行业趋势及竞争对手情况，组织开展市场调研与分析，制定市场拓展策略，指导团队进行市场开发与客户维护。

5.风险管控：建立健全外贸业务风险防控体系，对市场风险、信用风险、汇率风险、物流风险等进行识别、评估与管控，及时处理业务纠纷与突发事件。

6.数据汇报：定期对部门业务数据（销售额、订单量、客户增长率、回款率等）进行统计分析，形成汇报文件提交公司总经理，为公司决策提供依据。

7.其他工作：完成公司领导交办的其他相关工作。

第七条市场开发组岗位职责

（一）市场开发组组长

1.计划制定：依据部门年度业务目标，制定市场开发小组月度、季度业务计划，明确各组员的市场开发任务与客户拓展目标。

2.团队指导：带领团队开展市场开发工作，指导组员进行国际市场调研、目标客户筛选、客户开发渠道拓展，提升组员市场开发能力。

3.客户管理：负责重点客户的开发与跟进，组织开展客户洽谈与商务谈判，协助组员解决客户开发过程中遇到的问题；建立客户档案，统筹客户资源管理。

4.数据统计：定期统计小组市场开发数据、客户跟进情况，分析工作进展，及时调整市场开发策略，向部门经理汇报工作情况。

5.其他工作：配合部门其他小组开展工作，完成部门经理交办的其他相关工作。

（二）市场开发专员

1.市场调研：开展国际市场调研，收集目标市场的行业信息、市场需求、竞争对手情况、政策法规等资料，形成调研报告提交组长。

2.客户开发：通过展会、B2B平台、社交媒体、邮件营销等多种渠道，筛选潜在客户，主动开展客户开发工作，建立初步客户联系。

3.客户跟进：对潜在客户进行持续跟进，了解客户需求，介绍公司产品与服务，发送产品资料与报价单，开展商务洽谈，推动合作意向达成。

4.档案建立：及时将客户信息、跟进记录等整理归档，建立完善的客户档案，定期更新客户状态，确保客户信息准确完整。

5.其他工作：配合组长完成市场开发计划，参与团队业务讨论，完成组长交办的其他相关工作。

第八条订单操作组岗位职责

（一）订单操作组组长

1.订单统筹：负责订单的接收、审核与统筹安排，明确订单交付周期、生产要求、质量标准等关键信息，协调生产部门做好生产计划对接。

2.