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退库申请说明
退库申请说明是物资管理流程中，申请单位因特定合理原因，向物资管理部门提出将已入库或已领用物资退回仓库的正式书面文件依据。本说明旨在明确退库申请的适用范围、申请条件、办理流程、所需材料及相关注意事项，规范退库操作流程，保障物资管理的有序性、准确性和安全性，维护申请单位与物资管理部门的协同运作效率。
一、适用范围
本退库申请说明适用于各类企事业单位、机关团体及其他组织内部，需办理物资退库业务的所有申请主体，涵盖以下各类物资相关的退库场景：
采购入库后，经检验发现存在质量缺陷、规格型号不符、数量超额等问题的物资；
各部门领用后，因工作任务调整、计划变更等原因未使用或未完全使用，且物资状态完好可二次利用的物资；
生产加工过程中产生的不合格半成品、成品，需退回仓库统一处置的物资；
临时借用后，无需继续使用且符合退回条件的物资；
其他经物资管理部门及相关审批机构确认，符合退库要求的物资退库情形。
二、退库申请条件
申请物资退库需同时满足以下基础条件，不符合条件的退库申请将不予受理：
（一）主体资格合规
退库申请主体需为物资入库或领用的合法责任主体，具备明确的物资管理责任归属，能够提供与物资相关的入库单、领用单、采购合同等原始凭证佐证。
（二）物资状态达标
退回物资需保持原有包装完整（特殊情况除外），无破损、污染、变形等影响二次使用的损坏；
物资标识清晰可辨，能够准确对应物资名称、规格型号、生产厂家、批次等关键信息；
对于有保质期要求的物资，退回时需仍在保质期内，且剩余保质期能够满足正常使用需求；
不合格物资需明确标注不合格原因，且未经过擅自拆解、改装等违规处理。
（三）申请时限合理
1.因质量、规格等问题退库的，需在物资入库检验发现问题后3个工作日内提出申请；
2.领用后未使用或未完全使用退库的，需在领用后15个工作日内提出申请，特殊情况（如大型设备、定制物资）需提前向物资管理部门说明，经批准后可适当延长，但最长不超过30个工作日；
3.其他类型退库申请需在发现退库需求后及时提出，原则上不超过物资相关业务完成后10个工作日。
（四）理由充分合规
退库理由需真实、合理、合规，符合本说明适用范围规定的情形，不得因个人主观意愿、违规操作等不合理原因提出退库申请。
三、退库申请办理流程
（一）申请发起
申请单位指定专人作为退库申请人，填写《退库申请表》（详见附件），确保表中各项信息填写完整、准确，包括申请单位名称、退库物资名称、规格型号、数量、单位、入库/领用日期、退库原因、预计退库日期等关键信息，并加盖申请单位公章（或部门专用章）。
（二）材料提交
申请人将填写完整的《退库申请表》及相关佐证材料提交至物资管理部门窗口（或指定对接人）。佐证材料包括但不限于：
物资入库单、领用单复印件（需加盖申请单位公章确认）；
采购合同相关条款复印件（针对采购质量问题退库）；
质量检验报告、不合格证明（针对质量问题退库）；
工作任务调整、计划变更的正式文件（针对领用后计划变更退库）；
物资管理部门要求提供的其他补充材料。
（三）初步审核
物资管理部门接收申请材料后，在2个工作日内完成初步审核。审核内容包括：申请主体资格是否合规、申请材料是否完整准确、退库理由是否符合要求、申请时限是否合理等。
审核通过的，进入物资核查环节；审核不通过的，由物资管理部门出具《退库申请审核不通过通知书》，说明不通过原因，并将申请材料一并退回申请人，申请人可补充完善材料后重新申请。
（四）物资核查
物资管理部门安排专人与申请人共同对退回物资进行现场核查，核查内容包括：物资实际状态是否与申请描述一致、包装是否完整、标识是否清晰、数量是否准确、是否符合退库物资状态要求等。核查过程中需填写《退库物资核查记录表》，由双方签字确认。
核查通过的，进入审批环节；核查不通过的，由物资管理部门将核查结果反馈给申请人，说明问题所在，退库申请终止（申请人可针对核查问题整改后重新申请，需重新履行申请流程）。
（五）逐级审批
根据退库物资的价值、数量及重要程度，实行逐级审批制度：
单次退库物资价值在1000元以下（含1000元）的，由物资管理部门负责人审批；
单次退库物资价值在1000元以上5000元以下（含5000元）的，由物资管理部门负责人审核后，报财务部门负责人审批；
单次退库物资价值在5000元以上的，由物资管理部门负责人、财务部门负责人依次审核后，报单位分管领导审批；
特殊重要物资（如精密设备、危化品等）退库，需额外报单位主要领导审批。
各审批环节需在1个工作日内完成审批，特殊情况需延长审批时限的，需提前告知申请人及物资管理部门，延长时限不超过2个工作日。审批通过的，进入入库办理环节；审批不通过的，由审批部门说明原因，通过物资管理部门反馈给申请人，退库申请终止。
（六）入
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