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会计档案管理细则

一、总则

为规范本单位会计档案管理工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关会计法规及档案管理规定，结合本单位实际情况，特制定本细则。本细则旨在明确会计档案管理的职责、流程与要求，确保会计档案工作有序开展，为单位经营管理和决策提供可靠的历史资料。

本细则适用于单位各项会计核算活动中形成的会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及电子化管理等工作。单位内所有涉及会计档案形成与管理的部门和人员，均须严格遵守本细则规定。

会计档案管理遵循统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、方便利用的原则。

二、会计档案的定义与范围

会计档案是指单位在进行会计核算等经济活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

其具体范围包括但不限于：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。

3.财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他具有保存价值的会计核算专业资料。

5.电子化会计档案：指单位从会计电算化系统中导出，或直接在电子环境下生成的，符合国家相关标准的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等电子会计资料，及其元数据和管理过程中形成的其他电子文件。

三、会计档案管理机构与职责

单位应明确会计档案管理的牵头部门，通常为财务部或综合档案管理部门。各部门应协同配合，共同做好会计档案管理工作。

财务部职责：

1.负责会计档案的日常收集、整理、装订和初步审核。

2.按照规定期限将符合归档条件的会计档案向档案管理部门（或指定专人）移交。

3.负责会计电算化系统中电子会计数据的生成、备份、校验和安全保管，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。

4.参与会计档案的鉴定、销毁工作，并对销毁档案的会计资料准确性负责。

档案管理部门（或指定专人）职责：

1.负责接收、清点、登记财务部移交的会计档案。

2.负责会计档案的规范化整理、科学分类、系统排列、编号编目和安全保管。

3.建立健全会计档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。

4.负责会计档案的日常借阅、利用服务，并严格执行保密制度。

5.定期对保管的会计档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取补救措施。

6.组织或参与会计档案的鉴定、销毁工作，严格按照规定程序办理。

7.负责电子会计档案的长期保管、迁移、备份和读取环境的维护。

单位其他相关部门职责：

1.配合财务部和档案管理部门，及时提供本部门在经济活动中形成的、与会计核算相关的原始凭证及其他会计资料。

2.遵守会计档案借阅和保密规定，合理利用会计档案。

四、会计档案的形成与收集

会计档案的形成应与会计核算过程同步。会计人员在处理每一项经济业务时，必须确保原始凭证的真实、合法、完整，并及时进行账务处理。

收集要求：

1.及时性：当月（或当期）的会计凭证、账簿等应在会计核算终了后及时收集、整理，避免遗漏和积压。

2.完整性：确保收集到的会计资料齐全，包括附件、说明等，手续完备。

3.规范性：原始凭证的填制、审核、传递应符合会计基础工作规范要求。

五、会计档案的整理与归档

会计档案的整理归档是保证其有序管理和有效利用的基础，应按照规范化要求进行。

整理原则：

遵循会计档案的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

整理方法与步骤：

1.分类：一般可按年度、会计核算类型（凭证、账簿、报表、其他）进行分类。

2.编号：对整理好的会计档案进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

3.装订：

*会计凭证：按月（或按旬、按半月）装订成册，加装封面、封底，注明单位名称、凭证种类、所属年月、起止日期、凭证编号、张数、装订人、复核人等。

*会计账簿：年度终了后，活页账应整理成册，连续编号，加装封面，填写账簿名称、年度、单位名称、保管期限等。

*财务报告：按年度、季度、月度分别整理，合并装订，注明报告名称、所属时期、编制单位、份数、编制人和审核人等。

*其他会计资料：根据资料性质和数量，分别整理装订。

4.排列与编目：按照分类方案和编号顺序排列，编制会计档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、卷内文件页数等项目。

归档时限：

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，原则