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档案及合同管理制度

一、总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案及合同，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有档案及合同的管理工作，包括档案及合同的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等环节。

二、档案管理

档案的分类

公司档案主要分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。行政档案包括公司各类文件、通知、会议纪要等；人事档案涵盖员工的个人信息、入职资料、培训记录、绩效考核等；财务档案包含会计凭证、账簿、财务报表等；业务档案则涉及公司业务开展过程中的各种资料，如项目方案、市场调研、客户资料等。

档案的收集

各部门是档案收集的责任主体，应指定专人负责本部门档案的收集工作。在日常工作中，各部门要及时将办理完毕或具有保存价值的文件材料进行收集。对于重要的文件，如上级机关的来文、公司的重要决策文件等，要在文件形成后的一周内收集齐全。对于一些临时性的工作或项目，在工作结束或项目完成后的两周内，相关部门要将形成的档案资料收集整理完毕。

档案的整理

档案整理工作要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。首先，对收集到的档案进行分类，按照档案的类别和时间顺序进行排列。然后，对文件进行编号，编制档案目录。档案目录应包括文件的编号、名称、日期、保管期限等信息。对于纸质档案，要进行装订和装盒，确保档案的整齐和安全。对于电子档案，要进行存储和备份，防止数据丢失。

档案的归档

各部门收集整理好的档案，应在每年的3月底前向公司档案室移交上一年度的档案。移交档案时，要填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。档案室在接收档案时，要对档案的完整性、准确性进行检查，对于不符合要求的档案，要及时退回相关部门进行补充和完善。

档案的保管

公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全。档案室要保持整洁、干燥、通风，温度和湿度要符合档案保管的要求。对于不同类型的档案，要采取不同的保管方式。对于重要的档案，要进行加密存储和备份，防止档案信息泄露。同时，要建立档案保管台账，对档案的出入库情况进行详细记录。

档案的利用

公司内部员工因工作需要查阅档案时，要填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理查阅手续。查阅档案时，要遵守档案室的管理制度，不得在档案上涂改、圈划、抽换等。如需复制档案，要经档案室负责人批准，并办理复制手续。对于涉及公司机密的档案，要严格控制查阅范围，未经公司领导批准，不得查阅。

档案的鉴定和销毁

公司定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。档案鉴定工作由公司办公室牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。对于保管期限已满、失去保存价值的档案，要进行销毁处理。销毁档案时，要填写档案销毁清册，经公司领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。

三、合同管理

合同的分类

公司合同主要分为销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等几大类。销售合同是公司与客户签订的关于产品销售的合同；采购合同是公司与供应商签订的关于原材料、设备等采购的合同；服务合同是公司与服务提供商签订的关于各类服务的合同；租赁合同是公司与出租方签订的关于房屋、设备等租赁的合同。

合同的签订

在签订合同前，业务部门要对合同对方的主体资格、资信状况等进行调查和评估。对于重大合同，要组织法律、财务等相关部门进行会审。合同文本要使用公司统一制定的合同范本，如无合适的范本，要根据国家法律法规和公司的实际情况起草合同文本。合同文本要明确双方的权利和义务、合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等条款。合同签订时，要由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。

合同的履行

合同签订后，各部门要按照合同的约定履行各自的义务。业务部门要负责合同的执行和跟踪，及时了解合同的履行情况。对于合同履行过程中出现的问题，要及时与对方沟通协商，采取有效的措施解决。财务部门要按照合同的约定进行资金的收付，确保资金的安全和合理使用。同时，要建立合同履行台账，对合同的履行情况进行详细记录。

合同的变更和解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门要及时与对方协商，并签订变更或解除合同的协议。变更或解除合同的协议要经公司领导批准后生效。同时，要将变更或解除合同的情况及时通知相关部门，并对合同履行台账进行更新。

合同的归档

合同签订后，业务部门要在一周内将合同原件移交公司档案室归档。档案室要对合同进行分类、编号、登记，并建立合同档案目录。对于重要的合同，要进行单独保管，便于查阅和管理。

合同的监督和检查

公司定期对合同的签订、履行情况进行监督和检查。检查内容包括合同的签订程序是否合规、合同条款是否明确、合同的