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人事档案管理规范及电子档案建设方案

前言

人事档案作为组织人力资源管理的核心信息载体，详实记录了员工从入职到离职的全生命周期重要信息，是组织识人用人、科学决策的重要依据，亦是维护员工合法权益的关键凭证。在当前数字化转型浪潮下，传统人事档案管理模式面临着存储压力大、检索效率低、共享困难、易受物理损坏等诸多挑战。因此，构建科学规范的人事档案管理体系，并稳步推进电子档案建设，不仅是提升人力资源管理效能的内在要求，更是适应时代发展、实现组织数字化转型的必然趋势。本文旨在结合实践经验，系统阐述人事档案管理的规范要点，并提出切实可行的电子档案建设方案，以期为相关从业者提供有益参考。

一、人事档案管理规范

（一）档案管理原则

人事档案管理应严格遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的个人情况和经历，严禁弄虚作假、涂改伪造。

2.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，收集应及时、全面，避免重要信息缺失。

3.保密性原则：档案内容涉及个人隐私和组织秘密，必须严格遵守保密纪律，控制查阅范围，防止信息泄露。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、流转、利用、销毁等各个环节均需遵循统一标准和操作规范。

5.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止丢失、损坏、篡改。

（二）档案材料的收集与归档

1.归档范围：明确规定应归档的材料种类，通常包括：履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位与专业技术职务材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇材料、其他有参考价值的材料等。

2.收集要求：

*及时性：新形成的应归档材料，应在规定时限内收集整理归档。

*规范性：材料须手续完备、内容真实、字迹清楚、符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

*全面性：确保员工在本单位工作期间形成的各类重要材料均被收集。

（三）档案的日常管理与维护

1.鉴别与整理：对收集的材料进行认真鉴别，剔除重复、虚假、无效材料。按照档案管理规定进行分类、排序、编目、装订，确保目录清晰，装订整齐。

2.保管条件：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

3.库房管理：建立严格的库房出入登记制度。档案柜具应符合国家标准，档案存放应科学有序，便于查找。

4.档案流转与借阅：

*严格执行借阅审批制度，明确借阅权限和程序。

*借阅档案须限期归还，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

*档案转递应通过机要渠道或专人送取，严禁个人自带或普通邮寄。

（四）档案的转递与销毁

1.档案转递：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开本单位时，应在规定期限内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。转递时须填写《干部（工人）档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位签字盖章回执。

2.档案销毁：对于已故人员档案或已超过规定保管期限且无保存价值的档案，应按照国家有关规定进行鉴定，报经上级主管部门批准后，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。

二、电子档案建设方案

（一）建设目标与原则

建设目标：通过构建安全、高效、规范的人事电子档案管理系统，实现人事档案信息的数字化采集、网络化管理、智能化检索和安全化共享，提升人事管理工作效率和决策支持水平，降低管理成本，保障档案信息的长期可读和安全存储。

建设原则：

1.统筹规划，分步实施：结合组织实际情况，制定长远规划和阶段性目标，有序推进电子档案建设工作。

2.标准引领，规范建设：严格遵循国家及行业关于电子档案管理的相关标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

3.安全第一，预防为主：将信息安全置于首位，从技术、管理、制度等多层面构建全方位安全保障体系。

4.需求导向，实用高效：以实际业务需求为出发点，注重系统的易用性和功能的实用性，提升用户体验和工作效率。

5.互联互通，资源共享：在确保安全的前提下，推动电子档案系统与其他人力资源管理系统的数据对接和信息共享。

（二）建设内容与步骤

1.基础设施建设：

*硬件环境：配置满足系统运行需求的服务器、存储设备、网络设备、安全设备以及必要的终端设备（如高拍仪、扫描仪等）。

*网络环境：依托组织现有内部网络，确保网络带宽和稳定性，必要时进行网络优化和安全加固。

*系统平台：根据需求选择合适的人事电子档案管理系统软件。可考虑成熟的商业化软件或根据需求定制开发。系统应具备档案著录、扫描上传、存储管理、检索查询、借阅审批、统计分析、权限管理等核心功能。

2.历史档案