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档案管理工作自查报告

我单位严格对照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）及上级主管部门相关要求，对档案管理工作开展全面自查，现将具体情况汇报如下：

一、工作开展情况

（一）制度建设与执行。2023年3月修订完善《档案收集归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《电子档案管理办法》等8项制度，新增电子档案元数据管理、在线归档流程等条款，明确文书、会计、人事、业务、声像等5类档案的归档范围、保管期限和责任部门。制度修订后组织全员培训2次，通过闭卷测试检验掌握情况，合格率100%。日常执行中，由综合部牵头每月抽查各部门归档情况，2023年111月共发出整改提醒3次，均在3个工作日内完成补正。

（二）硬件设施与安全管理。档案库房面积60㎡，配备智能恒温恒湿机（型号：XXHT200）、七氟丙烷自动灭火系统、红外监控及双门禁系统，符合《档案馆建设标准》（建标1032008）丙级标准。温湿度实行“双记录”：自动监测设备实时上传数据至管理平台，同时每日9:00、15:00人工登记《库房温湿度记录表》，2023年111月温湿度控制在温度1424℃、相对湿度4560%区间内的达标率98.7%。安全检查坚持“季度全面查+月度重点查”，2023年共开展安全检查12次，发现并整改档案柜锁具老化问题1处、防虫药剂过期问题2次，均及时更换设备及药剂。

（三）日常管理与规范操作。归档环节严格执行“部门初检综合部复检”双审核机制，2023年共接收文书档案320卷（其中永久120卷、30年200卷）、会计档案180盒（含凭证150盒、账簿20盒、报表10盒）、人事档案50份（新增入职人员档案）、业务档案210件（含合同180件、项目验收材料30件）、声像档案80G（含照片3000张、视频20段），全部完成著录并录入档案管理系统。整理环节按照《归档文件整理规则》（DA/T222015），采用“年度机构保管期限”分类法，文书档案统一使用无酸纸卷皮，会计档案按“凭证账簿报表”顺序装盒，业务档案按项目编号立卷，卷内目录、备考表填写完整，编号规范无重复。

（四）信息化建设与利用服务。2021年启用XX档案管理系统（V3.2版本），实现档案录入、检索、统计功能，2023年完文书档案全文数字化（扫描2.3万页），数字化率达65%。电子档案管理方面，业务系统产生的电子文件通过接口自动归档至档案管理系统，2023年共接收电子文书档案1200份、电子业务档案800份，元数据字段完整率99%。档案利用实行“线上申请+线下审批”流程，2023年111月受理查阅申请120人次，调阅档案230卷次，均按规定填写《档案查阅登记表》，未出现档案丢失或泄密事件。

二、存在问题

（一）库房空间趋于饱和。现有库房仅能容纳至2025年的新增档案形成的1.8万页历史文书档案因库房空间限制暂存于各部门办公室，存在分散保管风险。

（二）数字化进度不均衡历史文书档案数字化仅完成30%（5400页），主要因扫描设备老化（2018年购置，故障率达25%）、专职数字化人员不足（仅1名兼职人员负责），导致进度滞后。

（三）系统功能有待完善。现有档案管理系统缺乏智能分类、全文检索功能，需人工筛选关键词检索，利用效率较低；电子档案长期保存功能尚未开发，仅实现数据存储，未完成迁移测试。

（四）人员专业能力不足。档案员为综合部兼职人员（1人），虽参加过2次市级档案业务培训，但对《电子档案管理系统基本功能规定》（DA/T582014）等新标准掌握不够深入，对声像档案、实物档案的规范化管理经验不足。

三、整改措施

（一）扩容档案库房。2024年3月底前完成库房扩建申请（拟增加40㎡），同步采购密集架20组（可增加存储量50%），2024年6月底前完成历史档案集中移交，消除分散保管风险。

（二）加速数字化进程。2024年1月采购高速扫描仪（型号：XX5000），2024年2月起组建数字化专班（抽调2名兼职人员），制定《历史档案数字化进度表》，2024年12月底前完文书档案数字化（1.8万页），同步开展数字化质量抽检（抽检率不低于10%）。

（三）升级管理系统。2024年4月与软件开发商对接，新增智能分类（基于关键词自动归类）、全文检索（OCR识别文本）功能，2024年6月底前完成系统升级测试；2024年9月前完成电子档案长期保存功能开发，开展迁移测试（至少迁移至2种不同存储介质）。

（四）强化人员培训。2024年3月组织档案员参加省级档案业务培训（重点学习电子档案管理、声像档案规范），2024年6月邀请市档案馆专家开展专题讲座（覆盖全员），将档案管理纳入