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私车公用管理及费用报销制度

一、总则

为规范公司私车公用行为，保障公务出行效率，合理控制费用支出，明确相关责任与流程，维护公司及员工的合法权益，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工在执行公司指派的公务活动时，因公司公务车辆资源不足或为提高工作效率等原因，经批准后使用私人自有车辆的情况。

私车公用应遵循必要、节俭、规范、安全的原则。

二、私车公用的申请与审批

私车公用实行事前申请、审批制度，未经批准不得擅自以私车公用名义报销任何费用。

员工确因公务需要使用私人车辆时，应提前填写《私车公用申请单》，详细注明出行事由、预计行程、起止地点、拟使用时间、随行人员（如有）等信息，并经部门负责人审核、分管领导批准后方可执行。如遇紧急公务无法事前书面申请的，须口头向部门负责人及分管领导请示并获得同意，事后应在一个工作日内补办书面审批手续。

《私车公用申请单》是后续费用报销的重要依据之一，应妥善保管。

三、私车公用费用的报销范围与标准

（一）报销范围

私车公用可报销的费用范围包括：

1.燃油费：指车辆在公务行驶过程中实际消耗的汽油、柴油费用。

2.路桥通行费：指车辆在公务行驶过程中发生的高速公路、桥梁、隧道等通行费用。

3.停车费：指车辆在公务活动目的地及经批准的临时停靠点发生的停车费用。

以下费用不属于私车公用报销范围：车辆购置附加费、车辆保险费、车辆维修费、保养费、洗车费、违章罚款、交通事故赔偿费、车辆折旧费以及其他与车辆本身日常维护相关的费用。

（二）报销标准

1.燃油费及路桥通行费、停车费：

（1）采用按实际发生额凭有效凭证报销的方式。员工需提供与公务行程相符的燃油费发票、路桥通行费发票、停车费发票等原始凭证。

（2）为确保燃油费支出的合理性，公司将根据《私车公用申请单》及实际行驶里程进行核实。行驶里程可通过导航记录、车辆里程表读数等方式进行佐证。

2.里程补贴（可选，公司可根据实际情况选择按发票报销或按里程补贴，或两者结合）：

（若采用）公司可设定统一的每公里里程补贴标准，该标准已综合考虑燃油、车辆损耗等因素。员工按实际公务行驶里程乘以补贴标准计算补贴金额，不再单独报销燃油费。路桥通行费、停车费仍按实际发生额凭票报销。

里程补贴标准的制定与调整，由行政部会同财务部根据市场油价及车辆平均油耗等因素提出建议，报公司管理层批准后执行。

（三）报销凭证要求

1.所有报销凭证必须是合法、真实、有效的原始票据，发票抬头应为公司全称，内容清晰，不得涂改。

2.报销时需一并提交经批准的《私车公用申请单》、费用报销单、相关费用发票、以及能证明实际行程的辅助材料（如行程单、导航截图、里程记录等）。

（四）报销流程

1.员工在公务活动结束后，应及时整理相关票据和材料，填写《费用报销单》，经部门负责人审核签字后，连同《私车公用申请单》及其他附件一并提交财务部。

2.财务部对报销凭证的合法性、真实性、合规性及金额的准确性进行审核。

3.审核通过后，按公司规定的费用支付流程办理付款。

四、私车公用车辆的使用与安全管理

员工在私车公用期间，应遵守交通法规，谨慎驾驶，确保人身及车辆安全。

私车公用的驾驶员必须持有有效的机动车驾驶证，且驾驶车辆的类型与驾驶证准驾车型相符。

员工应保证所提供的私人车辆车况良好，已按规定购买机动车交通事故责任强制保险及必要的商业保险。

在私车公用过程中发生交通事故的，员工应立即向交警部门报案，并及时向公司行政部及部门负责人报告。事故处理及保险理赔等事宜由员工本人负责，公司不承担因交通事故造成的任何直接或间接损失（法律法规另有规定的除外）。若因员工本人责任造成公司或第三方损失的，员工应承担相应赔偿责任。

严禁将用于私车公用的车辆交由无证人员驾驶，严禁酒后驾车、疲劳驾驶。

五、监督与责任

公司行政部是私车公用管理的归口部门，负责制度的解释、执行监督以及《私车公用申请单》的备案管理。财务部负责费用报销的审核与支付。

各部门负责人应加强对本部门员工私车公用行为的管理与审核，确保其真实性与必要性。

员工应如实申报私车公用相关费用，不得虚报、冒领。对违反本制度规定，弄虚作假、虚报费用的，公司将追回已报销款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

六、附则

本制度未尽事宜，由行政部会同财务部根据实际情况进行补充和修订。

本制度由公司行政部负责解释。

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。