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员工离职流程及相关证明文件模板

员工离职是职场中常见的现象，规范、有序的离职流程不仅能保障用人单位与离职员工双方的合法权益，更能体现企业的管理水平与人文关怀，最大限度减少因离职可能带来的负面影响。本文将详细阐述员工离职的标准流程，并提供相关证明文件的参考模板，以期为企业人力资源管理实践提供有益借鉴。

一、员工离职流程

（一）离职申请与沟通

员工若决定离职，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》，明确表达离职意愿、拟离职日期及简要离职原因。直接上级在收到申请后，应尽快与员工进行离职面谈。面谈的目的在于了解员工真实的离职动机，判断是否存在挽留的可能性与必要性，同时听取员工对公司管理、团队协作等方面的意见与建议，这些反馈对于企业改进工作具有重要价值。对于关键岗位或核心人才的离职，更应予以高度重视，必要时可由更高层级的管理者参与沟通。

（二）离职审批

《离职申请书》需经直接上级、部门负责人等相关管理人员逐级审批。审批过程中，管理者应结合员工的工作表现、团队影响及离职原因等因素进行综合考量。人力资源部门在收到审批后的申请书后，需介入并核实员工的劳动合同期限、服务期约定（如有）、竞业限制条款（如有）等信息，确保离职流程符合法律法规及公司内部规章制度。

（三）工作交接

离职员工在获得离职批准后，应在规定的离职日期前，与直接上级共同制定详细的《工作交接清单》，并严格按照清单内容逐项完成工作交接。工作交接的范围应包括但不限于：手头未完成工作的进展情况、已完成工作的文档资料、客户资源信息、内部系统账号密码、公司财物（如办公设备、钥匙、门禁卡等）、以及其他与工作相关的重要事项。交接过程应有接手人及监交人（通常为直接上级或HR专员）在场，并在交接清单上签字确认，确保交接清晰、责任明确，避免出现工作断层或信息丢失。

（四）离职结算

人力资源部门会同财务部门，根据员工的实际出勤天数、绩效情况、未结算的加班工资、应扣除的款项（如借款、赔偿款等）以及劳动合同约定，为离职员工办理工资结算。同时，需明确员工未休年休假的处理方式（是折现还是安排补休）、社会保险及住房公积金的停缴或转移手续、以及是否存在经济补偿金或赔偿金的支付（依据法律法规及劳动合同约定执行）。

（五）离职手续办结

在完成工作交接与离职结算后，人力资源部门负责为员工办理最终的离职手续。这包括收回员工的工牌、离职证明（待开具）以外的其他公司证明文件，结清所有未付款项。公司应在员工离职时或离职后合理期限内（通常为离职当日）为其出具《离职证明》，并协助员工办理档案转移、社会保险及住房公积金关系转移等手续。员工确认所有离职手续办理完毕后，双方劳动关系正式解除。人力资源部门需将员工的离职信息及相关档案材料按规定归档管理。

二、相关证明文件模板

（一）离职申请书（模板）

离职申请书

尊敬的[直接上级姓名/职位]：

本人[员工姓名]，身份证号码[员工身份证号码]，系[所在部门][担任职位]。现因[简述离职原因，如：个人职业发展规划/家庭原因等]，经过慎重考虑，特向公司提出离职申请。

拟离职日期为：[YYYY年MM月DD日]。

在此期间，我将严格遵守公司的各项规章制度，认真负责地完成手头各项工作，并积极配合完成工作交接，以确保团队工作的平稳过渡，尽量减少因我离职给公司带来的不便。

感谢公司多年来给予我的信任、培养与机会，也感谢各位领导和同事在我任职期间给予的指导与帮助。

恳请领导批准我的离职申请。

此致

敬礼！

申请人：[员工手写签名]

日期：[YYYY年MM月DD日]

---

（二）工作交接清单（模板）

工作交接清单

基本信息

*交接人姓名：[交接人姓名]

*交接人部门/职位：[部门/职位]

*拟离职日期：[YYYY年MM月DD日]

*接交人姓名：[接交人姓名]

*接交人部门/职位：[部门/职位]

*监交人姓名：[监交人姓名]

*监交人部门/职位：[部门/职位]

*交接日期：[YYYY年MM月DD日]

一、工作内容交接

序号

项目名称/工作模块

完成情况（进度%）

相关文档/资料名称及存放位置

需重点说明事项

接手人确认

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:---------------

:---------------

:-----------------------

:-------------

:---------:

1

2

...

二、物品交接

序号

物品名称

规格/型号

数量

物品状态

存放位置

接手人确认

:---:

:-------------

:--------

:---

:-------

:-------

:---------:

1

办公电脑

2

办公钥匙/门禁卡

...

三、资料/文档交接

序号

资料/文档名称

份数/版本

存储介质/位置