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酒店集中采购流程管理规范

引言

在现代酒店运营管理中，集中采购作为一项核心的管理职能，对于控制成本、保障品质、提升运营效率以及实现合规经营具有举足轻重的作用。一个设计科学、执行到位的集中采购流程，能够有效整合酒店内外部资源，优化采购行为，降低采购风险，从而为酒店的稳健发展提供坚实的物资与服务保障。本规范旨在系统梳理酒店集中采购的全流程，明确各环节的操作标准、职责分工及管理要求，以期为酒店采购管理工作提供切实可行的指导框架。

一、规范目的与依据

1.1规范目的

本规范旨在建立一套统一、高效、透明、合规的酒店集中采购管理体系。通过明确采购流程、标准和责任，旨在实现以下目标：

*优化采购成本，提高资金使用效益。

*保障采购物资与服务的质量，满足酒店运营需求。

*提升采购工作效率，缩短采购周期。

*规范采购行为，防范采购风险，确保廉洁从业。

*促进供应商管理的科学化与精细化。

1.2规范依据

本规范的制定依据国家相关法律法规、行业标准以及酒店内部管理制度，结合酒店实际运营特点与采购管理实践而形成。

二、适用范围

本规范适用于酒店范围内所有纳入集中采购管理的物资、设备、工程及服务的采购活动。具体包括但不限于：

*客房用品、餐饮原料及用品、清洁用品、办公用品等日常消耗品。

*厨房设备、洗衣设备、工程设备、IT设备等固定资产。

*维修保养服务、安保服务、外包服务等各类服务项目。

*小型改造工程及装饰项目。

*其他经酒店管理层认定需纳入集中采购管理的项目。

对于特殊情况（如紧急采购、小额零星采购等），应在本规范框架内制定相应的补充细则。

三、基本原则

3.1目标导向与需求驱动原则

采购活动应紧密围绕酒店经营发展目标，以各部门的实际需求为出发点，确保采购的及时性与适用性。

3.2公开、公平、公正原则

采购过程应尽可能公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性与结果的公正性。

3.3性价比最优原则

在满足质量、服务和时效要求的前提下，通过多方比价、议价等方式，追求采购成本的最优化，实现性价比最大化。

3.4集中管控与分级负责原则

在统一的采购政策和流程框架下，明确采购管理部门的集中管控职责与需求部门的配合执行职责，协同高效完成采购任务。

3.5合规守法与风险控制原则

严格遵守国家法律法规及酒店内部规章制度，规范操作流程，加强风险识别与防范，确保采购活动合法合规。

四、集中采购管理组织架构与职责

4.1采购决策机构

酒店可根据规模设立采购管理委员会（或类似决策机构），由酒店高层管理人员、财务、采购、使用部门代表等组成，负责审议重大采购项目、审批采购策略、处理采购争议等。

4.2采购执行部门（采购部）

采购部是酒店集中采购工作的归口管理与执行部门，主要职责包括：

*组织制定和完善酒店集中采购相关制度与流程。

*负责采购需求的汇总、审核与平衡。

*组织实施各类采购活动，包括供应商寻源、询价、招标、谈判等。

*负责供应商的开发、评估、管理与关系维护。

*采购合同的拟定、审核、签订与管理。

*采购订单的下达、履约跟踪与协调。

*协助或组织采购物资的验收工作。

*采购档案的建立与管理。

*采购数据的统计分析与报告。

4.3需求部门

各使用部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

*根据经营计划和实际需求，准确、及时地提报采购需求。

*参与采购物资的技术参数确认、供应商考察及样品评审。

*负责或参与采购物资（服务）的到货验收。

*反馈使用过程中的质量、服务问题。

*配合采购部门进行供应商评估等工作。

4.4财务部门

*负责采购预算的审核与控制。

*参与重大采购项目的论证与监督。

*负责采购资金的筹措与支付结算。

*对采购合同的财务条款进行审核。

*监督采购成本控制情况。

4.5其他相关部门

如仓储部门负责物资的入库管理；法务部门负责采购合同的法律合规性审核；质检部门参与重要物资的质量检验等，应根据酒店实际情况明确各相关部门在采购流程中的职责。

五、集中采购业务流程

5.1需求提报与审批

1.需求编制：需求部门根据年度预算、月度计划或临时需求，填写《采购需求单》，详细注明物资/服务名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预估单价、需求日期、用途等信息，并附相关技术资料（如必要）。

2.部门审核：需求部门负责人对《采购需求单》的真实性、合理性及必要性进行审核签字。

3.预算复核：财务部门（或预算管理部门）对需求是否在预算范围内进行复核。

4.采购部门接收与汇总：采购部接收经审批的《采购需求单》，进行分类、汇总，并初