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档案管理与安全防护操作手册

前言

档案作为机构历史记忆的载体、决策参考的依据和业务延续的基础，其管理质量与安全保障直接关系到机构的稳健运营与长远发展。本手册旨在规范档案从形成到销毁的全生命周期管理流程，明确各环节的操作标准与安全防护要求，确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性。凡涉及档案管理工作的所有人员，均须严格遵照本手册执行。

第一章档案管理基础

1.1档案定义与分类

档案是指机构在各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据其内容属性与管理需求，档案可划分为文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案及电子档案等类别。各类档案应依据统一标准进行标识，确保分类清晰、检索便捷。

1.2管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责的原则，坚持依法治档、科学管理、安全保密、有效利用的方针。所有档案管理人员需树立高度的责任心与保密意识，确保档案工作规范有序开展。

第二章档案的收集与整理

2.1档案收集

档案形成部门应指定专人负责本部门档案材料的积累与初步整理，定期向档案管理部门移交。移交时需填写《档案移交清单》，详细列明档案的名称、份数、页数、形成日期等信息，双方核对无误后签字确认，清单一式两份，双方各执一份。对于电子档案，还需确保其元数据完整、格式规范且无病毒感染。

2.2档案整理

档案整理应遵循“遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

*分类：按照事先确定的分类方案对档案进行归类，确保同类档案集中存放。

*编号：采用规范的档号编制方法，赋予每一件档案唯一的标识。

*排列：在同一类目下，按照档案形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。

*编目：逐件填写档案目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等字段，目录应清晰、准确。

*装订：对需要永久或长期保存的纸质档案，应采用符合档案保护要求的装订材料进行规范装订，做到整齐牢固，便于翻阅。

第三章档案的鉴定与保管

3.1档案鉴定

档案管理部门应定期组织对已归档档案的价值进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。鉴定内容包括确定档案的保管期限（永久、长期、短期）及是否具有继续保存价值。对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序报批后予以销毁。

3.2档案保管

*库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。保持适宜的温湿度，温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。配备必要的消防器材、温湿度调控设备及监控报警装置，并定期检查维护。

*装具管理：档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒中。不同保管期限、不同类别的档案应分区存放，并设置清晰的指引标识。

*日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

第四章档案的利用与销毁

4.1档案利用

档案利用应在指定的阅览场所进行。查阅档案须履行审批手续，填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，由档案管理人员调取。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。涉密档案的查阅、复制、传递，须严格遵守国家及机构有关保密规定。

4.2档案销毁

对于经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销。销毁前应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、起止日期、档号等信息。销毁时应对照清册逐一核对，确保无误后进行，并由监销人在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。

第五章电子档案管理特殊要求

5.1电子档案的形成与归档

电子档案的形成应符合相关技术标准，确保其真实性、完整性和有效性。归档时，除了电子文件本身，还应一并移交其元数据、背景信息及相应的支持软件或说明文档。电子档案应采用符合长期保存要求的格式，并进行异地备份。

5.2电子档案的存储与保护

电子档案应存储在专用的、安全的服务器或存储设备中，与互联网物理隔离或进行严格的逻辑隔离。定期对电子档案进行校验，防止数据丢失或损坏。采用加密技术对敏感电子档案进行保护，确保其在存储、传输和使用过程中的安全。

第六章档案安全防护体系

6.1人员安全管理

档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，上岗前须接受保密教育和业务培训。建立健全人员岗位职责，明确安全责任。加强对档案管理人员的日常管理与考核，对违反档案管理规定的行为严肃处理。

6.2环境安全控制

除本章3.2节“库房要求”外，还应定期对档案库房及周边环境进行安全巡查，及时