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业务洽谈会议记录及后续跟进模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类业务洽谈场景，包括但不限于：

新客户合作意向沟通（如产品推广、服务合作）

现有合作项目细节确认（如合同条款调整、需求变更）

跨部门业务协同会议（如资源对接、流程优化）

供应商/合作伙伴洽谈（如采购合作、渠道共建）

通过标准化记录会议关键信息及后续跟进动作，可有效避免沟通遗漏、明确责任分工、推动事项落地，提升业务洽谈效率与协作规范性。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：保证洽谈有序高效

明确会议目标

根据洽谈主题，提前确定核心目标（如“确定合作框架”“明确交付标准”“解决争议问题”），并梳理需达成的具体成果（如“签署合作备忘录”“确认项目时间节点”）。

确定参会人员

内部参会人：明确主谈人（）、记录人（）、决策人（**）及相关业务负责人（如技术、法务）；

外部参会人：提前确认对方参会人姓名、职务及需求，同步内部参会人背景信息。

准备会议资料

内部资料：合作方案、产品手册、报价单、过往合作案例、需讨论的问题清单；

外部资料：提前向对方发送会议议程（含时间、地点、议题），方便对方准备。

确认会议细节

提前1天与对方确认会议时间、地点（线上需测试会议软件）、会议时长，并提醒参会人准时参加。

（二）会中记录：捕捉关键信息，明确结论

记录基本信息

由记录人实时填写会议基础信息：会议名称（如“公司-项目合作洽谈会”）、时间（年/月/日上/下午时分）、地点（会议室/线上）、主持人（）、记录人（）、参会人员（内部：、**；外部：赵六、周七等）。

梳理会议议程

按照会议议程逐项记录讨论内容，重点标注：

各议题的讨论要点（如对方对价格的反馈、技术实现方案的疑问）；

双方观点分歧与共识（分歧需记录具体原因，共识需明确结论）；

关键数据（如合作预算、交付周期、人员配置等）。

确认决议事项

对达成一致的事项，需明确“做什么、谁负责、何时完成”：

例：“由我方（**）于3个工作日内提供定制化方案，由对方（赵六）反馈审核意见。”

对未达成一致的事项，需记录待解决问题及下次沟通时间，避免遗漏。

收集附件与补充信息

记录会议中提及的附件（如对方提供的需求文档、我方演示PPT），并注明获取方式；

对未明确的信息（如对方内部决策流程），会后及时向参会人确认。

（三）会后跟进：推动落地，闭环管理

整理会议记录

会后24小时内，由记录人（**）根据会议笔记整理正式会议记录，内容包括：

会议基本信息（同会中记录）；

各议题讨论摘要（突出关键信息，避免冗长）；

决议事项与行动计划（表格化呈现，明确负责人、截止时间）；

未解决问题及后续安排。

分发与确认

将会议记录发送给所有参会人，并抄送相关领导；

请参会人在48小时内确认记录准确性，如有异议需标注修改意见，无异议则回复“确认无误”。

执行跟进

责任人（**）根据行动计划表，每日/每周跟踪任务进度，对逾期未完成的事项及时提醒；

定期（如每周）向决策人（**）汇报跟进情况，同步风险与问题。

闭环反馈

所有任务完成后，由责任人（**）汇总执行结果，向相关方反馈（如“定制化方案已送达对方，待3日内反馈”）；

对涉及跨部门协作的事项，组织复盘会议，总结经验教训，优化后续流程。

三、会议记录及跟进模板（含表格）

（一）会议基础信息表

项目

内容

会议名称

公司-项目合作洽谈会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：X）

主持人

**（销售总监）

记录人

**（销售助理）

内部参会人

、、**（技术总监）

外部参会人

赵六（公司业务经理）、周七（技术负责人）

会议目标

确认项目合作框架，明确技术交付标准与周期

（二）会议议程与讨论记录表

议题序号

议题

讨论要点

双方观点/结论

1

合作范围确认

对方提出需增加“售后响应服务模块”，我方原方案未包含。

结论：我方3个工作日内补充服务方案，报价另附；对方确认新增模块的优先级。

2

技术实现方案

对方质疑数据对接兼容性，我方技术负责人（**）演示现有接口案例。

结论：由我方提供详细接口文档，下周三前安排技术对接测试。

3

项目周期

我方初步承诺30天交付，对方希望缩短至25天。

分歧：对方需内部评估需求变更影响，10月30日前反馈最终周期需求。

（三）决议事项与行动计划表

序号

决议事项

负责人

截止时间

完成状态

备注

1

补充项目售后响应服务方案及报价

**

2023/10/29

待完成

需技术部（**）配合提供方案

2

提供数据对接接口文档

**

2023/10/28

待完成

发送至对方技术负责人（周七）

3

反馈最终项目周期需求

赵六

2023/10/30

待完成

邮件确认

（四）未解决问题与后续安排表

序号

问题描述

涉及方

后续安排

时间节点

1

售