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档案数字化管理规章与操作流程

一、总则

（一）制定目的与依据

为规范本单位档案数字化管理工作，确保档案信息的真实、完整、可用与安全，提高档案管理效率和利用水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际，特制定本规章与操作流程。

（二）适用范围

本规章与操作流程适用于本单位所有需进行数字化处理的各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、科技档案、声像档案等。参与档案数字化工作的所有人员均须遵守本规定。

（三）基本原则

档案数字化管理工作应遵循以下原则：

1.真实性原则：确保数字化档案与原件内容一致，准确反映档案原貌。

2.完整性原则：保证档案数字化过程中信息不丢失、不遗漏，保持档案的有机联系。

3.安全性原则：严格执行保密规定，采取有效措施保障档案实体与信息的安全。

4.规范性原则：遵循统一的技术标准和操作规范，确保数字化成果质量。

5.效益性原则：兼顾工作效率与成本效益，合理利用资源。

二、档案数字化管理规章

（一）组织与职责

1.档案管理部门：负责档案数字化工作的统筹规划、组织实施、监督检查以及数字化成果的最终验收与管理。

2.信息技术部门：负责提供必要的技术支持，包括软硬件系统的搭建、维护、网络安全保障及数据备份等。

3.各形成部门：配合档案管理部门做好本部门应归档文件材料的整理、移交，并对数字化过程中涉及的专业问题进行解释。

4.数字化加工人员（若外包，则包括外包服务机构人员）：严格按照操作流程进行数字化加工，确保加工质量，遵守保密纪律。

（二）数字档案资源建设规范

1.档案著录与元数据规范：

*严格按照国家或行业相关著录规则及本单位档案管理细则进行档案著录。

*元数据应包含档案的核心标识信息、描述信息、管理信息和利用信息，确保其准确性、完整性和规范性。

2.档案数字化加工技术规范：

*扫描分辨率、色彩模式、存储格式等技术参数应根据档案类型、载体状况及利用需求科学设定，并符合相关标准。

*对扫描图像进行必要的处理，确保数字图像清晰、完整、不失真。

3.数字档案命名与存储规范：

*数字档案应采用统一、规范的命名规则，确保其唯一性和可识别性。

*数字档案应存储于指定的、安全的存储介质或档案管理系统中，建立清晰的目录结构。

（三）数字档案资源管理与利用

1.保管：定期对存储的数字档案进行检查，确保数据完整、可读。对存储介质进行规范管理，防止损坏或丢失。

2.利用：建立健全数字档案利用制度，明确利用权限和审批流程。提供在线查阅、复制等利用服务时，应采取必要的安全保密措施，防止信息泄露或被篡改。

3.保密：严格遵守国家保密法律法规，对涉密档案的数字化处理和管理，必须符合涉密信息系统管理的相关规定。

4.统计：对数字档案的数量、利用情况等进行定期统计和分析。

5.鉴定与销毁：数字档案的鉴定销毁工作，参照纸质档案的鉴定销毁程序执行，确保销毁过程安全、合规，并有详细记录。

（四）安全保密管理

1.物理安全：数字化加工场所、服务器机房等应具备必要的安全防护措施，限制无关人员进入。

2.系统安全：档案管理系统及相关软硬件应安装必要的安全防护软件，定期进行安全漏洞扫描和更新。

3.数据安全：对数字档案数据进行定期备份，并对备份数据进行妥善保管和定期检验。采取加密、访问控制等技术手段保障数据安全。

4.人员安全保密：加强对工作人员的安全保密教育，签订保密承诺书。严禁泄露、篡改、损毁、买卖档案信息。

（五）监督与责任追究

档案管理部门负责对本规章的执行情况进行监督检查。对违反本规章规定，造成档案损坏、丢失或信息泄露的，将视情节轻重追究相关人员责任。

三、档案数字化操作流程

（一）数字化前准备阶段

1.档案筛选与整理：

*根据数字化规划或年度计划，确定本次数字化的档案范围和批次。

*对拟数字化的档案进行清点、核对，确保档案实体完整、顺序正确。

*拆除档案中不利于扫描的装订物，对破损、霉变的档案进行必要的修复或处理。

2.数字化需求分析与方案制定：明确数字化的技术指标、质量要求、进度安排等。

3.软硬件及耗材准备：检查扫描设备、计算机、图像处理软件、存储介质及相关耗材是否符合要求并正常运行。

4.档案交接：办理档案实体的交接手续，填写《档案数字化加工交接登记表》，双方签字确认。

（二）档案整理与著录阶段

1.档案著录：按照档案著录规则和元数据规范，对档案的题名、文号、责任者、日期、页数、保管期限等核心字段进行著录，并录入档案管理系统或指定的数据库。

2.目录数据校验：对录入的目录数据进行校对，确保信息准确无误。

（三）数字化加工阶段

1.扫描：

*根据档案类型（如文书、图纸、