自动化审批流程管理表和优化策略建议书.docVIP

自动化审批流程通用管理表和优化策略建议书

一、自动化审批流程的行业价值与适用场景

在企业管理中，审批流程是连接业务需求与资源分配的核心环节。传统人工审批常面临流程冗长、节点不透明、跨部门协作效率低、审批记录易遗漏等问题，尤其在跨地域、多层级的企业中更为突出。自动化审批流程通过标准化模板、节点自动流转、状态实时跟进等功能，可显著提升审批效率、降低管理成本、减少人为差错。

适用场景

企业采购管理：如办公用品采购、供应商准入、采购合同审批等，需多部门（采购部、财务部、法务部）协同的场景；

人事行政管理：员工入职、离职、调岗、费用报销、假期申请等流程，涉及HR与部门负责人联动；

项目管理：立项申请、预算审批、进度变更、验收确认等需跨层级审批的业务；

合规性管理：如数据安全审批、合同合规性审查、内部制度发布等需留痕存档的流程。

二、分阶段实施：自动化审批管理表操作全流程

（一）前置准备：需求调研与流程梳理

明确审批目标：根据业务需求确定审批流程的核心目标（如缩短审批周期、规范审批标准、减少重复沟通等）；

梳理现有流程：绘制当前审批流程图，识别冗余节点、瓶颈环节（如某审批人因出差导致流程卡顿）及风险点（如缺少关键审核步骤）；

确定参与角色：明确申请人、审批人、抄送人等角色权限（如部门经理可审批1万元以内费用，总监审批1-5万元）。

（二）模板配置：管理表字段与规则设置

根据梳理的流程设计自动化审批管理表，需包含以下核心字段（可根据业务场景增减）：

基础信息：申请编号（系统自动）、申请部门、申请人、联系方式、提交时间；

业务信息：申请事项（如“办公用品采购”“年度调薪申请”）、事项类型（采购/人事/财务等）、紧急程度（普通/紧急/特急）；

流程节点：审批环节（如“部门初审→财务审核→总经理审批”）、当前审批人、审批意见、审批状态（待审批/审批中/已通过/已驳回/已撤回）；

时间信息：预计完成时间、实际完成时间、耗时统计（系统自动计算）；

附件信息：支持申请材料（如采购需求单、报价单、合同扫描件等）。

规则设置示例：

紧急申请可触发“加急提醒”，自动优先流转；

超时未审批时，系统自动向审批人及申请人发送催办通知；

驳回时需填写具体原因，申请人修改后可重新提交。

（三）数据录入：申请信息标准化填写

申请人通过系统或表单提交申请时，需按模板要求填写信息，保证数据完整、准确：

必填项不可遗漏：如申请事项、紧急程度、附件材料等，系统校验通过后方可提交；

信息描述清晰：如采购申请需注明物品名称、规格、数量、预算金额、用途等；

附件命名规范：建议按“申请编号+文件名称”格式命名（如“202405001-办公用品采购清单.xlsx”）。

（四）流程执行：节点流转与审批操作

自动流转：申请提交后，系统根据预设流程自动推送给下一节点审批人（如员工提交报销单，自动流转至部门经理）；

审批操作：审批人收到通知后，在系统内查看申请详情、附件及上一环节意见，选择“通过”“驳回”或“补充材料”，并填写审批意见；

特殊处理：

审批人出差时，可委托代理人审批（需提前在系统设置委托关系）；

多人审批时，可设置为“会签”（所有审批人通过后继续）或“或签”（任一人通过即可继续）。

（五）结果跟踪：状态监控与归档管理

实时查询：申请人及审批人可通过系统实时查看审批进度（如“当前在财务审核环节”）；

结果通知：审批完成后，系统自动通过消息/邮件通知申请人，并将结果抄送相关方；

数据归档：审批通过后，系统自动将申请信息、审批意见、附件等归档至指定文件夹，支持按申请编号、时间、事项等条件检索，满足审计与追溯需求。

三、通用模板：自动化审批流程管理表示例

自动化审批流程管理表

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请事项

事项类型

紧急程度

当前审批人

审批状态

提交时间

预计完成时间

实际完成时间

耗时(小时)

审批意见

附件清单

202405001

行政部

*小明

办公用品采购

采购

普通

*华经理

已通过

2024-05-0109:00

2024-05-0218:00

2024-05-0215:30

30.5

同意采购

采购需求单.xlsx、报价单.pdf

202405002

技术部

*小红

1395678

项目立项申请

项目

紧急

*总工

审批中

2024-05-0310:00

2024-05-0412:00

-

-

待评审

立项报告.docx、预算表.xlsx

202405003

人事部

*

1379012

年度调薪申请

人事

普通

*总监

已驳回

2024-05-0114:00

2024-05-0317:00

2024-05-0211:00

21.0

需补充绩效证明

调薪申请表.pdf

四、效能提升：自动化审批流程优化策略建议书

（一）流程精简：减少冗余节点，