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模具厂采购合同管理细则

模具厂采购合同管理细则

第一章总则

本细则旨在规范模具厂采购合同的全生命周期管理，确保合同条款符合企业战略目标，降低采购风险，提升供应链效率。遵循PDCA循环管理理念，结合风险管理思维与数据驱动原则，实现采购合同的标准化、精细化管理。所有合同管理活动须严格遵守国家法律法规及GB/T19001-2016《质量管理体系要求》相关条款。

职责划分

-采购部：负责合同草案编制、供应商谈判、合同评审及执行监督，三级责任由部长、主管、专员依次承担；

-财务部：负责合同金额审核、付款流程管理及财务记录，部长对资金安全负总责；

-技术部：负责模具技术参数的合同确认，高级工程师及以上人员对技术条款签字确认；

-法务部：负责合同法律风险审查，律师等级与审查深度挂钩。

第二章合同策划与准备

采购合同管理始于需求识别阶段，需结合生产计划（如月度生产排程）制定采购清单。输入包括：生产部门提交的模具采购申请单、技术部提供的OEE优化需求清单、供应商历史绩效数据（如FMEA风险评估记录）。执行过程涵盖：

1.需求评审：采购部会同技术部确认模具规格、数量及交付周期，重大技术变更需启动SOP修订流程；

2.供应商筛选：依据年度供应商能力评估报告（需覆盖技术、质量、交付三项评分），优先选择年度TOP3供应商；

3.合同模板标准化：采购合同采用公司统一模板（编号：YJ-KH-2023-XX），关键条款（如违约责任）需法务部前置审核。输出为：标准化合同草案及评审意见汇总表。

风险识别

-技术风险：供应商技术能力不足导致模具精度不达标，需通过历史OEE数据校验其工艺稳定性；

-操作风险：采购专员误填交付日期，须建立合同条款校对双重签名机制；

-管理风险：合同评审流程延迟影响生产节点，设置[每周五]固定评审时间；

-环境风险：自然灾害导致供应商断供，需在合同中约定不可抗力条款及备选供应商预案。

第三章合同签订与执行

合同签订前需完成三级审批：采购部主管（金额≤10万元）、部长（10万-50万元）、总经理（50万元）。执行流程为：输入合同草案→过程：法务部审核（[3]个工作日）、双方代表签字盖章、财务部登记合同台账→输出正式合同文本及电子版归档。执行中需重点关注：

-价格管控：采用量价挂钩机制，对年度采购金额超[100]万元的供应商实施年度价格回顾；

-进度监控：采购部每日核对供应商交付计划，技术部每月抽查模具实物与合同条款一致性；

-变更管理：模具设计变更需三方（技术部、采购部、供应商）联合签署补充协议，变更记录纳入质量追溯系统。

第四章合同履行监督

监督机制分阶段实施：

-预交付期：采购部联合技术部对供应商进行现场考察（频率[每月1次]），重点核查模具试模报告中的FMEA措施落实情况；

-交付期：物流部核对送货单与合同数量，发现差异需在[24]小时内发起索赔流程；

-使用期：生产部每月提交模具使用反馈表，采购部据此更新供应商绩效数据库。数据驱动决策：将模具故障率（MTBF）作为供应商年度降级依据，目标值≤[0.5次/千小时]。

第五章风险管控与改进

建立动态风险库，按季度更新技术部编制的《模具采购风险清单》（包含原材料价格波动、供应商破产等四类风险）。改进措施包括：

-技术风险：对高精度模具引入第三方检测机构（如SGS），检测费用由供应商承担；

-操作风险：开发电子签章系统，合同审批节点超时自动触发预警；

-管理风险：将合同逾期交付率纳入采购部KPI考核，目标值≤[5%]；

-环境风险：与关键供应商签订长期框架合同（[3]年），约定优先供应协议。PDCA循环应用：每季度复盘合同纠纷案例，修订《供应商违约处罚标准》。

第六章合同归档与数字化管理

归档流程为：执行完毕的合同按编号顺序装订，电子版上传至ERP系统合同模块。数字化管理要求：

-建立合同智能预警系统，对即将到期的付款条款自动提醒财务部；

-技术部通过系统调取历史合同数据，分析模具生命周期成本（LCC）；

-引入RPA机器人自动生成合同履约报告，减少人工操作误差。预留接口：与财务报销系统对接，实现付款流程闭环管理。

第七章特殊管控要点

1.模具知识产权保护：合同必须包含保密条款，技术部对核心模具图纸进行分级管理（核心级需双锁存储）；

2.紧急采购处理：生产紧急需求启动绿色通道，但金额≤[5]万元的合同仍需履行审批程序；

3.绿色采购要求：对环保认证（如ISO14001）供应商给予[2%]的价格优惠，技术部负责审核供应商环保报告。

第八章附则

本细则自发布之日起生效，由采购部负责解释。涉及其他制度