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文档撰写格式与结构标准编写指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类需要规范化撰写的文档场景，保证内容结构清晰、格式统一、信息传递高效。典型应用包括但不限于：

企业内部管理制度（如《人力资源管理制度》《财务报销规范》）

项目相关文档（如《项目可行性研究报告》《需求规格说明书》）

产品与技术文档（如《产品用户手册》《技术白皮书》）

总结与汇报类文档（如《年度工作总结》《项目结题报告》）

合同与协议类文件（如《服务协议》《采购合同》）

通过遵循本标准，可提升文档的专业性、可读性和存档价值，减少因格式混乱导致的理解偏差或沟通成本。

二、标准化撰写流程与操作步骤

（一）撰写前准备：明确目标与基础素材

明确撰写目的与受众

确定文档核心目标（如指导操作、汇报成果、规范流程等）；

分析受众特征（如内部员工、客户、监管机构等），调整内容深度与语言风格（如对技术受众侧重细节，对管理层突出结论）。

收集与整理素材

收集相关数据、政策文件、参考资料（如行业标准、公司过往文档）；

对素材进行分类筛选，保证信息真实、准确、时效性强。

确定标准依据

参考国家/行业标准（如GB/T1.1《标准化工作导则》）、企业内部模板或特定行业规范；

若无现成标准，需提前约定格式框架（如章节层级、字体字号等）。

（二）文档结构设计：搭建逻辑框架

搭建核心章节框架

按照逻辑顺序划分一级章节（如“引言-范围-术语-内容-附录”）；

一级章节下根据内容细分二级、三级章节（如“内容”可拆分为“操作流程”“注意事项”“示例说明”等）。

确定章节层级关系

采用“章-条-款-项”四级编号（如“1→1.1→1.1.1→a.”），保证层级清晰；

避免层级过深（建议不超过四级），防止结构冗余。

设计目录与导航

根据章节框架自动目录（需包含页码且与一致）；

对长文档可增加“图表索引”“附录索引”等导航元素。

（三）内容撰写：填充核心信息

核心内容撰写

按“总-分”结构组织内容：先概述核心观点或结论，再展开具体说明；

关键信息（如数据、步骤、要求）需具体明确，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“3个工作日内完成”）。

辅助内容补充

引言部分说明文档目的、背景及适用范围；

术语和定义部分解释文档中的专业用语或缩略语（如“API：应用程序接口”）；

附录补充支撑性材料（如数据报表、计算公式、参考模板）。

语言规范要求

使用书面语，避免口语化、情绪化表达（如“我觉得”改为“分析表明”）；

术语统一（全文同一概念对应同一术语），避免混用（如“系统”与“平台”需明确区分）；

图表与文字配合：图表需有编号（如图1、表1）和标题，文字中需引用说明（如“如图1所示”）。

（四）初稿审核：把控内容质量

内部审核

撰写人自查：检查内容完整性、逻辑连贯性、格式一致性；

部门负责人审核：确认内容是否符合业务需求、是否与公司制度冲突。

交叉审核

邀请相关领域专家或协作部门审核（如技术文档需技术专家确认流程准确性）；

收集审核意见，逐条修改并记录修改说明（如“根据技术部*经理意见，步骤3补充‘需断电操作’提示”）。

终审确认

由指定负责人（如部门总监、项目组领导）对修改后稿件进行最终审批；

审批通过后，进入格式规范阶段。

（五）格式规范：统一视觉呈现

排版设置

字体：用宋体/TimesNewRoman（五号/12pt），标题加黑（如章标题用黑体三号，条标题用黑体四号）；

行距：固定值20-28磅，段前段后间距0.5行；

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm，页码居中或外侧。

图表与公式规范

图表：按章节编号（如图1-1为第一章第一个图），标题置于图表下方（图）或上方（表）；

公式：居中显示，编号右对齐（如式(1-1)），公式中变量需在中解释。

引用与标注规范

引用外部文件或数据时，需注明来源（如“根据《公司管理制度》（2023版）第5.2条”）；

参考文献格式统一（如GB/T7714标准，按“作者.文献名[文献类型标识].出版地:出版社,出版年.”）。

（六）定稿发布：版本管理与存档

版本控制

文档需标注版本号（如V1.0、V2.1）和修订日期，修订记录需明确修改人、修改内容、修改日期；

重要文档（如制度文件）需加盖公司或部门公章，保证法律效力。

发布与存档

按权限通过指定渠道发布（如内部OA系统、共享服务器、客户交付平台）；

电子文档需存档至公司文档管理系统，纸质文档按类别归档，保存期限符合档案管理规定。

三、文档结构标准模板与要素说明

（一）通用文档结构模板

模块

核心要素

格式要求

封面

文档名称、版本号、撰写部门/项目组、撰写人、审核人、发布日期、密级（如公开/内部/秘密）

文档名称居中二号黑体，其他信息分四行居中四号宋体

目录

章节标题（含附录、参考文献）、页码

自动，页