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采购清单编制及审查通用指南

一、指南应用背景与目标

本指南旨在规范企业、事业单位及其他组织在采购活动中的清单编制与审查流程，保证采购需求的准确性、合规性和经济性，降低采购风险，提高采购效率。适用于各类物资采购（如办公设备、生产原料、服务外包等）、工程项目采购及日常运营采购场景，涉及采购专员、需求部门负责人、审计人员、审批领导等相关岗位。通过标准化流程，实现采购从需求提出到最终审批的全过程管控，保障采购活动的透明化与规范化。

二、采购清单编制操作流程

（一）需求沟通与确认

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、用途、数量、技术参数、期望到货日期等核心信息，经部门负责人*审批后提交至采购部门。

需求对接：采购专员收到需求后，与需求部门负责人及技术专员（如需）进行沟通，重点确认：

采购物品/服务的具体用途（避免功能冗余或规格不足）；

技术参数的合理性（如功能指标是否符合行业标准，是否可替代）；

数量计算的准确性（结合历史使用数据或业务增长预期）；

预算范围（是否在部门年度预算额度内）。

需求固化：沟通达成一致后，需求部门需书面确认最终需求细节，作为清单编制的依据。

（二）采购清单初稿编制

模板选择：根据采购类型（物资/服务/工程）选择对应的《采购清单模板》（详见第三部分），保证表格要素完整。

信息填写：依据确认的需求，逐项填写清单内容，重点包括：

基础信息：物资/服务名称、规格型号、单位、数量（需大写+小写双重标注）、预估单价（需注明含税/不含税）、预估总价；

需求信息：需求部门、联系人及电话、用途说明、到货日期（或服务开始时间）；

补充信息：质量标准（如国标、行标）、供应商资质要求（如特定行业许可）、交货地点、验收方式等。

附件准备：如涉及定制化产品或特殊服务，需附上技术图纸、服务方案等支撑材料，作为清单的组成部分。

（三）信息核对与完善

内部复核：采购专员*完成初稿后，需交叉核对以下内容：

数量与单价乘积是否等于总价，大写与小写金额是否一致；

规格型号与需求确认书是否匹配，无模糊表述（如“优质”“类似”等需明确具体标准）；

预估总价是否超预算，若超需附《预算调整申请表》。

需求部门确认：将核对后的清单初稿反馈至需求部门，由需求负责人*签字确认，保证无遗漏或偏差。

（四）审批提交

流程审批：确认无误的采购清单，按公司权限审批流程逐级提交：

部门负责人*审批：确认需求的必要性及部门预算；

采购部门负责人*审批：审核清单的合规性、性价比及供应商选择方式；

财务部门*审批：核对预算金额及付款方式；

分管领导/总经理*审批（根据采购金额确定）：最终审批采购立项。

归档备案：审批通过的采购清单由采购部门统一编号、盖章归档，作为后续采购执行、验收、审计的依据。

三、采购清单审查操作流程

（一）形式审查

完整性检查：审查清单是否包含所有必填要素（如名称、规格、数量、金额、需求部门、审批签字等），附件是否齐全。

规范性检查：表格填写是否规范（如无涂改、字迹清晰、金额大小写一致），编号是否符合公司规定（如“采购-年份-序号”）。

签字有效性检查：各审批环节签字是否完整、真实，是否存在代签（需本人签字或授权委托书）。

（二）内容真实性审查

需求必要性：结合业务计划、历史数据及部门职能，审查采购需求是否真实存在，是否存在重复采购、过度采购（如采购远超实际使用量的物资）。

数量合理性：核查数量计算依据（如月均用量、项目周期用量），避免因估算偏差导致浪费或短缺。

参数准确性：对技术参数进行专业审核（如涉及设备功能、材料标准），保证参数既能满足需求，又不过度追求高配导致成本浪费。

（三）合规性审查

制度合规：审查采购是否符合《采购管理办法》《招投标管理规定》等公司制度，是否达到公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价的适用标准（如金额超过万元需公开招标）。

预算合规：核对采购清单总金额是否在部门年度预算内，是否存在超预算未履行预算调整程序的情况。

供应商资质：审查供应商资质要求是否符合行业规定（如特种设备供应商需具备生产许可证），是否存在倾向性、排他性条款（如指定品牌、产地）。

（四）性价比与必要性审查

价格合理性：对比历史采购价格、市场价格或第三方询价结果，预估单价是否合理，是否存在虚高报价。

替代方案评估：审查是否存在性价比更高的替代方案（如功能相近的国产品牌替代进口品牌），或是否可通过租赁、维修等方式降低采购成本。

必要性论证：对大额采购（如超过万元）要求需求部门提供《采购必要性说明》，分析采购对业务提升、效率优化的直接价值。

（五）反馈与修正

问题反馈：审查过程中发觉的问题（如信息不全、价格虚高、流程缺失等），由审查部门出具《采购清单审查意见表》，明确问题描述、整改要求及反馈时限。

清单修改：采购专员*根据审查