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2025年费用报销自查报告及整改措施范文

为进一步规范财务收支管理，强化内控制度执行，我单位于2025年3月至5月组织开展了费用报销专项自查工作，重点围绕2023年1月至2024年12月期间的费用报销业务，通过系统数据筛查、纸质凭证核查、业务部门访谈等方式，对报销流程合规性、凭证完整性、费用合理性及标准执行情况进行了全面检查。现将自查情况及后续整改措施报告如下：

一、自查工作开展情况

本次自查由财务部牵头，联合审计部、各业务部门组成专项工作组，制定《费用报销自查方案》，明确检查范围、重点及责任分工。检查范围覆盖全单位12个部门，涉及日常办公费、差旅费、会议费、业务招待费、培训费等8类主要费用，抽取凭证样本2300份，涉及金额580万元（占同期报销总额的30%）。检查方法采取“系统+人工”双轨模式：一是通过财务系统提取报销数据，筛选超标准、高频次、异常关联交易等预警信息；二是逐笔核查纸质凭证，重点核对发票真伪、审批签字、附件完整性；三是与报销申请人、部门负责人、财务审核人员开展访谈，确认业务真实性及流程执行细节。同时，针对2023年内部审计提出的4项整改问题开展“回头看”，确保历史问题无反弹。

二、自查发现的主要问题

通过全面检查，共发现问题12类，涉及凭证217份，金额42.6万元，具体如下：

（一）报销凭证合规性不足

1.发票信息不完整。32份餐饮、住宿发票缺少纳税人识别号或开票日期，其中市场部2024年8月报销的一笔1.2万元客户招待费，取得的增值税普通发票未填写我单位统一社会信用代码；综合管理部2024年11月报销的会议场地租赁费发票，仅注明“场地费”未列明具体面积、时长等明细。

2.附件支撑不充分。56份报销业务缺少必要佐证材料，占问题总量的25.8%。其中，技术部2023年12月报销的“技术交流费”8000元，仅有发票无会议通知、签到表或交流成果记录；项目部2024年3月报销的“差旅补助费”1.5万元，未提供出差审批单及实际行程记录，仅附一张自制费用明细表。

3.发票真伪存疑。经税务系统验证，发现7份电子普通发票存在重复报销情况（涉及金额2.1万元），均为行政部2024年第二季度报销的办公用品采购费用，其中3份发票已在2023年12月报销过；另有2份住宿发票为虚开发票（涉及金额1.8万元），经核实为业务员通过非正规渠道获取。

（二）审批流程执行不到位

1.越权审批现象。根据《费用报销管理办法》，单笔5000元以上费用需分管领导审批，但抽查发现19笔业务未严格执行：如研发部2024年6月报销的实验器材购置费6500元，仅由部门负责人签字，未提交分管领导审批；销售部2024年10月报销的市场推广费1.2万元，审批单中分管领导签字为事后补签（签字日期晚于报销日期15天）。

2.审批责任模糊。部分审批人员未履行实质审核义务，43份审批单仅签署“同意”，未对费用合理性、必要性提出意见。例如，后勤部2023年9月报销的“办公设备维修费”3.2万元，审批单中部门负责人未核对维修清单与实际设备情况，经核查发现其中1.1万元为非办公设备维修支出；财务部2024年2月报销的“财务软件服务费”9000元，财务负责人未审核合同约定服务内容，实际服务仅完成60%即全额支付。

（三）费用归集与标准执行偏差

1.费用科目混淆。28笔报销业务存在科目串户问题，占比12.9%。如将“业务招待费”混入“会议费”（涉及金额4.5万元），具体为市场部2024年5月组织的客户座谈会，将餐饮费用单独列支为“会议费-餐饮”，但根据制度规定，客户餐饮应计入“业务招待费”；将“个人通讯费”计入“办公费”（涉及金额1.3万元），为综合管理部2023年7月至12月统一报销的员工手机话费，未按规定在“职工福利费”中单独核算。

2.超标准报销。11笔业务超过公司规定的费用限额，涉及金额5.7万元。其中，5笔差旅费住宿标准超标（平均超支23%），如技术部员工2024年7月赴上海出差，入住酒店标准为400元/天，但实际报销520元/天，未提供特殊情况说明；3笔业务招待费超过“单次不超过人均300元”的标准（最高达450元/人），销售部2024年9月接待某客户时，8人餐费报销3600元，人均450元，未附超标审批单。

（四）备用金管理不规范

截至2024年12月末，其他应收款中备用金余额18.6万元，涉及15名员工，其中6人备用金挂账超过6个月（最长达14个月），金额7.2万元。经核查，主要为项目部员工因长期在外施工未及时报销冲抵，部分备用金用途与实际支出不符（如某员工申请“材料采购备用金”5万元，实际用于临时借支个人款项），且财务部门未定期发送催缴通知，导致资金长期占用。

三、问题原因分析