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项目文档编制模板及审查要点指导

一、适用场景与应用价值

本指导适用于各类项目（如软件开发、工程建设、科研研发、产品迭代等）的全生命周期文档编制与审查工作，覆盖项目启动、需求分析、设计开发、测试验收、结项归档等关键阶段。其核心价值在于：

统一文档格式与内容标准，保证信息传递的一致性；

规范编制流程，降低因文档缺失或混乱导致的沟通成本；

强化审查机制，提前识别文档中的逻辑漏洞、合规风险或内容偏差；

为项目复盘、知识沉淀及后续类似项目提供可追溯的依据。

二、文档编制与审查操作流程

（一）文档编制流程

步骤1：明确文档目标与范围

根据项目阶段确定文档类型（如《需求规格说明书》《项目计划书》《测试报告》等）；

定义文档的核心目标（如“明确用户需求边界”“指导开发实施”“验证交付成果”等）；

界定文档覆盖范围，避免内容冗余或遗漏（例如《需求规格说明书》需覆盖功能需求、非功能需求、约束条件等，但无需包含技术实现细节）。

步骤2：选择适配模板

根据项目类型（如IT项目、工程项目）和文档类别，从组织级模板库中选取基础模板；

若无现成模板，需参照行业规范（如GB/T8567《计算机软件文档编制规范》、ISO21500项目管理标准）自定义模板，明确章节结构、必备模块及格式要求（如字体、字号、编号规则）。

步骤3：填充核心内容

按“逻辑递进”原则组织内容：背景→目标→范围→具体要求/方案→验证标准→附录；

关键内容需具体、可量化（如“系统响应时间≤2秒”而非“系统响应较快”）；

图表、数据需标注来源（如“数据来源：用户调研报告（2023-Q3）”），保证可追溯。

步骤4：格式规范校验

检查文档结构完整性（如是否包含封面、目录、页眉页脚、版本记录页）；

统一格式细节（如标题字体为黑体三号、为宋体小四、行间距1.5倍、图表编号按“图1-1”“表2-1”规则）；

验证术语一致性（如全文统一“用户端”而非混用“客户端”“使用者端”）。

步骤5：内部交叉评审

组织项目组核心成员（如产品经理、开发负责人、测试负责人）进行内容评审；

重点核查：需求是否闭环、方案是否可行、数据是否准确、风险是否覆盖；

记录评审意见（见“模板表格”部分），编制人根据意见修订后，形成“评审通过版”。

（二）文档审查流程

步骤1：形式审查（初审）

审查人：项目文档管理员或指定助理；

审查内容：

文档完整性（是否缺少必备章节、签字页等）；

格式规范性（是否符合模板要求，编号、页码是否连续）；

版本号合规性（是否按“V1.0→V1.1→V2.0”规则升级，旧版本是否归档）。

输出：《形式审查意见表》，对不合格项标注“需修订”并明确截止时间。

步骤2：内容逻辑审查（二审）

审查人：项目经理或领域专家；

审查内容：

逻辑一致性（如需求与设计方案是否匹配，测试用例是否覆盖需求）；

目标达成度（文档内容是否支撑当前阶段目标，如《项目计划书》是否明确里程碑节点）；

风险完整性（是否识别潜在风险并制定应对措施）。

输出：《内容审查意见表》，对争议项组织专题会议确认。

步骤3：合规性审查（终审）

审查人：法务/合规专员或质量负责人；

审查内容：

符合行业标准（如医疗项目需符合FDA21CFRPart11）；

符合公司制度（如文档密级划分、审批流程要求）；

符合法律法规（如数据隐私文档需符合《个人信息保护法》要求）。

输出：《合规审查结论》，明确“通过”“有条件通过”（需修订后复审）或“不通过”。

步骤4：意见反馈与修订闭环

编制人收到审查意见后，3个工作日内完成修订并反馈；

审查人对修订内容复核，确认无误后签字归档；

涉及重大变更（如需求范围调整），需重新启动评审流程。

三、核心模板表格示例

表1：项目文档基本信息表

项目名称

文档编号

文档类型（如需求/设计/测试）

版本号

电商平台升级项目

PRD-2023-001

需求规格说明书

V2.1

编制人

编制日期

审核人

审核日期

*工号（）

2023-10-15

*工号（）

2023-10-18

批准人

批准日期

文档密级（如内部公开/秘密）

存放位置（如服务器路径/档案柜编号）

*工号（）

2023-10-20

内部公开

服务器-项目组-文档库

表2：文档编制计划表

文档名称

编制阶段（如需求/设计/开发）

计划完成时间

负责人

协作人

交付物要求（如含UML图/原型图）

备注（如依赖前置文档）

系统架构设计说明书

设计阶段

2023-11-30

*工号（赵六）

*工号（钱七）

需包含架构图、技术选型说明

依赖《需求规格说明书》V2.1

用户操作手册

开发阶段

2024-01-15

*工号（孙八）

-

需包含截图、操作步骤、故障排查

依赖系统测试通过报告

表3：文档审查意见表

文档名称

审查环节（形式/内容/合规）

审查人

审查日期

问题描