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会议纪要与执行标准模板

一、适用会议类型与场景

例会：部门周会、项目月度推进会等周期性工作总结与规划会议；

专题会议：针对特定问题（如流程优化、资源协调、风险应对）的专项讨论会议；

评审会议：方案评审、预算审批、成果验收等决策性会议；

跨部门协作会议：涉及多团队配合的项目启动会、问题对接会等。

无论会议规模大小，均需通过标准化纪要保证信息准确传递、责任明确落地。

二、会议纪要撰写全流程操作步骤

步骤1：会前准备——明确夯实基础

确认会议核心信息：提前获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（主持人、记录人、核心议题负责人）、预期目标及议程，避免记录遗漏关键环节。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（如电子文档、手写笔记、录音辅助），重点标注议程中的“决策项”“行动项”“待解决问题”，预设纪要结构（如基本信息、议程进展、决议内容、行动清单）。

梳理背景资料：提前查阅与会议相关的历史纪要、项目文档、数据报表，保证记录时能快速关联上下文，准确表述讨论背景。

步骤2：会中记录——聚焦关键，精准捕捉

时间节点与议程对应：按议程顺序记录，每个议题标注讨论起止时间，避免内容逻辑混乱。例如：“10:05-10:30议题1：Q3营销方案复盘”。

发言要点提炼：优先记录“结论性意见”“争议焦点”“数据支撑”，而非逐字复述发言。例如：“*经理提出：线上推广预算需增加15%，重点投放在短视频平台，理由是Q2该渠道转化率提升20%。”

决议与行动项即时标注：对会议中形成的决议（如“方案通过”“预算获批”）和行动项（如“*负责完成”）用特殊符号（如【决议】、【行动】）突出记录，明确“做什么、谁负责、何时完成”。

存疑点及时确认：对模糊表述、数据矛盾处，当场向主持人或发言者核实，保证记录准确性。

步骤3：会后整理——结构化呈现，补充完善

信息核对与补充：会后2个工作日内整理记录，结合会议录音（若使用）、参会人员反馈，补充遗漏细节，修正表述偏差，保证内容客观、完整。

标准化内容组织：按以下结构梳理纪要：

会议基本信息：标题、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人；

会议主题与议程回顾：简述会议目标及各议题讨论概况；

核心内容记录：分议题详述讨论过程、关键观点、数据支撑；

决议事项：列出所有【决议】，明确最终结论；

行动项清单：按“任务描述-负责人-截止时间-交付成果”四要素列明【行动】；

待办问题：记录未解决事项，注明下次会议跟进时间或责任人。

语言精炼化：删除冗余口语化表达，使用书面语，保证逻辑清晰、重点突出。

步骤4：审核与分发——规范流转，保证权威

审核流程：初稿完成后提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项明确性；涉及跨部门内容需同步相关负责人确认，避免责任模糊。

分发范围与时限：审核通过后1个工作日内，按需分发至所有参会人员、相关领导及需配合执行部门，同步抄送存档部门（如行政部、项目管理部）。

版本管理：纪要文件命名规范为“会议主题-日期-版本号（如V1.0）”，修订时更新版本并注明修改内容，保证信息可追溯。

步骤5：执行跟踪——闭环管理，落地见效

建立行动项台账：在项目管理工具或Excel表格中动态更新行动项进展，标注“进行中”“已完成”“延期”，明确延期原因及新截止时间。

定期反馈机制：行动项负责人需在截止日前1个工作日提交完成情况说明；对于跨周期任务，每周/每月在相关会议中同步进展，保证问题及时暴露。

归档与复盘：会议纪要及执行台账在完成后统一归档，作为项目复盘、绩效考核的依据；对长期未解决的待办问题，启动专项复盘，优化流程或资源调配。

三、会议纪要标准模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议标题

[例如：2024年Q3产品规划推进会]

会议时间

[年/月/日上/下午:-:]

会议地点

[例如：公司3楼会议室A/线上腾讯会议]

主持人

[*经理]

记录人

[*助理]

参会人员

[*总监]、[*主管]、[*专员]等（共X人）

缺席人员及原因

[*主管，因出差]

会议议程

1.Q2产品数据复盘；2.Q3功能规划讨论；3.资源分配确认

表2：会议核心内容与决议记录表

议题编号

议题名称

讨论要点

【决议】

1

Q2产品数据复盘

-专员：Q2用户增长15%，但付费转化率下降5%，主要竞品推出同类功能；-主管：需优化付费引导流程，建议增加新用户首月优惠。

通过“优化付费引导流程”方案，由*团队负责7月31日前完成原型设计。

2

Q3功能规划讨论

-经理：优先开发“智能推荐”功能，理由是用户调研需求占比达40%；-总监：需评估开发成本，建议分阶段上线。

决定分两阶段开发：1.第一阶段（8月）：基础推荐功能；2.第二阶段（9月）：个性化算法优化。

表3：行动项跟踪表

行动项编号

任务描述

负责人