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档案管理协议合同

一、协议主体

档案管理协议合同的主体部分是确立合作双方权利义务关系的基础，通常包含委托方与受托方的基本信息。委托方一般为档案形成或持有单位，需明确其全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址及联系方式；受托方则为具备档案管理资质的专业机构，除上述基本信息外，还需注明其档案管理许可证书编号、专业技术人员数量及相关认证资质（如ISO9001质量管理体系认证、国家秘密载体管理资质等）。双方应在协议中声明自身具备签订和履行本协议的合法权利能力与行为能力，并对所提供信息的真实性、合法性负责。若委托方涉及国家秘密档案管理，受托方必须额外提供由国家保密行政管理部门颁发的《国家秘密载体管理许可证》，且在协议附件中列明涉密档案管理人员的持证情况及背景审查材料。

二、档案范围

档案范围条款需采用概括+列举+排除的三重界定方式，确保管理对象清晰明确。首先对档案类型进行概括性描述，包括文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等；其次采用列举式明确具体档案范围，例如委托方2010年1月1日至2025年12月31日期间形成的行政管理类文件（含董事会决议、股东会纪要等）、财务审计报告（含原始凭证、记账凭证、财务报表等）、工程项目档案（含可行性研究报告、设计图纸、竣工验收材料等）；同时需明确排除特殊档案类型，如涉及国家核心秘密的档案、未解密的涉密文件、具有人身属性的个人档案等。对于电子档案，应单独列明其存储介质类型（如服务器硬盘、磁带、光盘等）、文件格式（如PDF、DOCX、TIFF等）及元数据要求（如著录条目、关联关系、访问日志等）。协议中还需约定档案数量的确认方式，通常以双方共同清点签署的《档案交接清单》为准，清单应包含档案编号、题名、形成时间、载体数量、密级标识、保管期限等核心要素。

三、管理责任

（一）委托方责任

委托方需履行档案移交前的整理义务，确保移交档案符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2021）要求，对破损档案进行修复、对模糊字迹进行复制、对电子档案进行格式转换和元数据补全。应向受托方提供必要的档案背景信息，包括档案形成的历史背景、业务关联关系及特殊管理要求，并指定专人负责对接工作。按照协议约定支付档案管理费用，逾期付款需按日承担万分之五的违约金。在档案利用过程中，委托方应严格遵守国家档案法规及协议约定，对超出授权范围的利用请求承担全部责任。

（二）受托方责任

受托方需建立三专管理制度，即专人负责、专库保管、专项登记。配备符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）的档案库房，具备恒温恒湿控制系统（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、七氟丙烷气体灭火系统、红外双鉴探测报警装置及防磁柜、防高温柜等专用设备。对接收的档案应在5个工作日内完成清点、著录、编码和上架，建立电子档案管理系统索引，并向委托方提供远程查询账号。定期开展档案检查，每季度进行一次全面清点，每月进行一次重点抽查，检查结果需形成书面报告并经双方签字确认。对破损、褪色的档案应及时采取修复措施，修复方案需经委托方书面同意后方可实施。电子档案管理需符合《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）要求，采用异地三备份存储策略，定期进行数据迁移和有效性验证，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

四、保密条款

保密条款应构建全流程、全方位、全人员的保密责任体系。双方承诺对在合作过程中接触的对方商业秘密和工作秘密承担保密义务，保密范围包括但不限于档案内容、档案管理系统数据、交接清单、利用记录等未公开信息。受托方需建立保密管理制度，对档案管理人员进行岗前保密培训（每年累计不少于16学时），与其签订《保密承诺书》，并留存培训记录和承诺书作为协议附件。档案库房应设置物理隔离区，安装门禁系统（采用生物识别技术）和视频监控（保存期限不少于90天），电子档案管理系统需具备权限分级控制、操作日志全程记录、异常行为自动报警等功能。严禁受托方将档案信息用于协议约定以外的任何目的，未经委托方书面同意不得向第三方提供档案查阅、复制、摘录服务。保密义务不因协议终止而失效，其有效期应延续至相关信息公开或进入公有领域为止，对于国家秘密档案，保密期限需严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定执行。

五、期限与终止

协议期限分为固定期限和无固定期限两种类型，通常采用固定期限约定，如自2025年1月1日起至2030年12月31日止，同时可约定3个月的试用期。期限条款中应明确档案保管期限，分为永久、定期30年、定期10年等，具体按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。协议终止情形包括期限届满自动终止、双方协商一致终止、单方解除终止三种。单方解除权的行使需符合法定或约定条件，如受托方连续两次档案检查不合格、发生重大档案安全事故、未经许可泄露档案信息