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新员工入职培训材料接收及处理指南

一、适用范围与背景

本指南适用于公司人力资源部门、各业务部门对接人及新入职员工，旨在规范新员工入职培训材料的接收、核对、整理与归档全流程，保证培训信息传递准确、材料管理有序，助力新员工快速融入岗位并完成培训要求。

背景：公司规模扩大，新员工入职培训材料类型日益增多（如电子课件、纸质手册、签署文件等），需通过标准化流程避免材料遗漏、信息错误或管理混乱，保障培训效果及员工档案完整性。

二、标准化操作流程

（一）接收前：准备与确认

明确材料清单

人力资源部需提前梳理《新员工入职培训材料清单》（见模板1），明确必交材料（如劳动合同、员工手册签收单、保密协议）及选交材料（如岗位技能培训PPT、部门业务流程文档），并通过邮件/内部系统发送至新员工及其部门对接人。

准备接收工具

电子材料：开通新员工企业云盘权限，创建“2024年入职培训-新员工姓名”专属文件夹，设置分类子文件夹（如“必交材料”“选交材料”“培训课件”）。

纸质材料：准备带编号的档案袋（标注“入职培训材料-新员工姓名-工号”）、分类标签（如“合同类”“手册类”）、材料登记表（见模板2）。

对接人沟通

人力资源部对接人（如*李姐）提前1个工作日联系新员工及部门负责人，确认材料提交方式（电子/纸质）、截止时间（建议入职首日内完成）及疑问反馈渠道。

（二）接收中：核对与记录

材料完整性核对

新员工提交材料后，人力资源部对照《材料清单》逐项检查：电子材料是否至指定文件夹（命名格式：材料名称-提交日期，如“劳动合同pdf”）；纸质材料是否齐全、无缺页。

若材料缺失，当场记录缺失项（如“员工手册签收单未交”），并告知新员工补充时限（建议2个工作日内）。

信息准确性核对

重点核对关键信息一致性：

员工姓名、工号、岗位与入职登记表是否一致；

劳动合同期限、岗位薪资条款是否与Offer一致；

培训课件版本是否为最新（如2024年新版员工手册vs2023年旧版）。

发觉信息错误（如姓名错字、合同条款偏差），立即联系新员工或部门对接人核实修正，并记录修改原因。

特殊情况处理

材料延迟提交：因客观原因无法按时提交的（如异地邮寄纸质材料），新员工需提交书面说明（邮件/内部系统），人力资源部同步更新登记表备注栏。

材料形式不符：仅提供纸质版但需电子归档的，由人力资源部扫描存档（标注“扫描件-新员工姓名-日期”），原件交由档案组统一保管。

（三）接收后：整理与归档

分类整理

电子材料：按“必交材料-劳动合同/协议类”“必交材料-签收确认类”“选交材料-培训课件类”“选交材料-部门资料类”分类归档至对应子文件夹，保证每个文件命名规范、无重复。

纸质材料：按分类标签放入档案袋，将《材料接收登记表》（模板2）置于袋内首页，档案袋正面标注“材料份数：X份”“归档日期：YYYYMMDD”。

信息录入系统

人力资源部在2个工作日内将材料接收状态（完整/部分完整/缺失）录入员工信息系统，关联新员工档案，并在“培训进度”模块更新“材料接收”节点状态（如“已完成”/“待补充”）。

反馈与确认

向新员工发送《材料接收确认函》（邮件/内部系统），列明已接收材料清单、待补充材料（如有）及补充提醒。

向部门负责人同步材料接收情况，告知新员工是否可参与下一阶段培训（如需材料齐全后方可参加岗位实操培训）。

长期归档管理

电子材料：每季度由人力资源部备份至公司服务器，保存期限不少于员工在职期间+离职后3年；

纸质材料：每月移交至公司档案组，按“年份-月份-新员工工号”顺序存放，查阅需履行登记手续。

三、常用工具模板

模板1：新员工入职培训材料清单

序号

材料名称

材料类型（电子/纸质）

必交/选交

备注（如份数、格式要求）

1

劳动合同

纸质+电子

必交

纸质需双方签字，电子扫描件清晰

2

员工手册签收单

纸质

必交

需新员工本人签字，日期完整

3

保密协议

纸质+电子

必交

含竞业限制条款的需单独标注

4

岗位技能培训课件

电子

选交

最新版本，含PPT及操作视频

5

部门业务流程手册

纸质

选交

由部门对接人提供，无需签字

模板2：新员工入职培训材料接收登记表

新员工姓名

工号

岗位

材料提交日期

序号

材料名称

接收状态（完整/缺失/待补充）

问题说明（如有）

接收人

*

E202403

市场专员

2024-03-01

1

劳动合同

完整

无

*李姐

*

E202403

市场专员

2024-03-01

2

员工手册签收单

缺失

新员工未领取纸质手册

*李姐

*

E202404

研发工程师

2024-03-02

1

劳动合同

完整

无

*王经理

*

E202404

研发工程师

2024-03-02

3

岗位技能培训课件

完整

版本为2024年最新版

*王经理

模板3：培训材料