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行政办公用品采购申请管理模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会团体中行政办公用品的规范化采购申请管理，覆盖日常办公、项目执行、人员入职等多场景需求。常见应用场景包括：

日常办公消耗：如打印纸、笔、文件夹、订书机等易耗品的定期或临时补充；

固定资产购置：如电脑、打印机、办公家具等价值较高、使用周期长的物品新增；

新入职员工配置：为新增员工配备工位套装（如笔记本、水杯、文件架等）；

专项活动支持：如会议、培训、展会所需的临时性物品采购（如名牌、横幅、易拉宝等）；

设备替换与维护：老旧办公设备报废后的替换配件或升级采购。

二、采购申请全流程操作指南

（一）需求发起与申请表填写

需求确认：申请人（部门员工或行政对接人）根据实际工作需要，确认所需办公用品的名称、规格、数量及用途，避免重复或过度申请。

填写申请表：登录公司OA系统或《行政办公用品采购申请表》（模板详见第三部分），逐项填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

物品清单：详细填写物品名称（如“A4复印纸”“无线鼠标”）、规格型号（如“80g500张/包”“蓝牙5.0”）、单位（包/个/台）、申请数量（需预估合理用量，避免浪费）；

用途说明：简述采购目的（如“市场部日常打印使用”“新员工入职配置”）；

预算金额：填写物品预估单价及总价（大额物品需提供至少3家供应商报价单作为附件）。

（二）部门内部审批

初审：申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人（*）进行初审，重点审核：

需求必要性：是否为工作必需，是否存在替代方案（如共用设备）；

数量合理性：是否符合部门日常消耗规律，避免超额申请；

预算匹配度：是否在部门年度预算范围内，超预算需说明理由。

签字确认：部门负责人审核通过后，在申请表“部门审批”栏签字并注明日期，若不通过需退回申请人并说明原因。

（三）行政部审核

库存核对：行政部（*）收到申请表后，首先查询办公用品库存台账，确认是否有现库存或可调配物资（如其他部门闲置物品），避免重复采购。

标准符合性审核：核对申请物品是否符合公司《行政办公用品采购标准》（如品牌限制、单价上限、禁购物品清单等），例如：

办公设备需优先选择公司合作供应商品牌；

单次采购金额超2000元需附供应商报价对比表。

审批反馈：审核通过后，行政部在“行政部审核”栏签字；若需修改（如调整数量、更换规格），则联系申请人补充说明。

（四）财务部预算复核

预算检查：财务部（*）根据申请表中的预估金额，核对部门剩余可用预算，保证采购支出不超年度预算额度。

特殊审批：若为预算外采购（如临时紧急需求），需申请人提交《预算外申请说明》，经分管领导（*）审批后，财务部方可签字确认。

（五）分管领导审批（根据金额分级）

小额采购（≤2000元）：由行政部负责人（*）审批，在“分管领导审批”栏签字；

大额采购（＞2000元）：需提交至公司分管行政/财务的领导（*）审批，重点审核采购的必要性及预算合理性。

（六）采购执行与跟进

供应商选择：行政部根据审批通过的申请表，通过以下方式确定供应商：

标准物品（如A4纸、笔）：从公司合格供应商名录中选择，优先采购性价比高的品牌；

非标物品（如定制礼品、专用设备）：需联系3家以上供应商询价，对比质量、价格、售后后确定最终供应商。

下单与跟踪：行政部下达采购订单，明确交货时间、地点、质量要求，并实时跟踪物流进度，保证按时到货。

（七）入库验收与登记

物品验收：物品送达后，由行政部（*）和申请人共同验收，核对：

物品名称、规格、数量是否与申请表一致；

质量是否完好（如电子设备需通电测试，办公用品需检查包装完整性）；

供应商资质文件（如合格证、保修卡）是否齐全。

入库登记：验收合格后，行政部在《办公用品库存台账》中登记新入库物品信息（入库日期、物品详情、数量、领用部门等），并更新库存数据。

（八）领用与发放

领用手续：申请人凭审批通过的申请表到行政部领用物品，在《办公用品领用登记表》上签字确认（领用人、领用日期、物品数量、领用人签字）。

发放原则：严格按照审批数量发放，不得超额领取；大额设备（如电脑）需填写《固定资产领用单》，同步至财务部进行资产登记。

三、行政办公用品采购申请表（模板）

行政办公用品采购申请表

申请单号：_____________申请日期：____年__月__日

申请人：*所属部门：_____________联系方式：_____________

申请部门负责人：*审批日期：____年__月__日

行政部审核人：*审核日期：____年__月__日

财务部审核人：*审核日期：____年__月__日

分管领导：*审批日期：____年__月__日

物品清单

序号

——

1

2

3

合计金额（大写）：___