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企业常用事务处理标准流程化管理指南

一、员工入职管理标准化流程

适用情境

适用于公司新员工（包括应届生、社会招聘、内部调动人员）到岗办理入职手续，建立员工档案，明确岗位职责与公司管理制度，保证新员工快速融入团队并开展工作。

标准化操作流程

步骤1：入职准备（入职前3个工作日）

HR部门：

确认新员工入职信息（姓名、岗位、到岗日期、劳动合同类型等），同步至用人部门；

准备入职材料：《新员工入职登记表》《劳动合同》《员工手册》《岗位职责说明书》《保密协议》等；

协调IT部门开通办公系统权限（邮箱、OA、内部通讯工具等），准备工牌、办公用品（工位、电脑、文具等）。

用人部门：

明确新员工导师（资深员工*），安排入职后工作对接；

准备部门岗位培训资料（业务流程、团队介绍、近期工作目标等）。

步骤2：资料提交与审核（到岗当日）

新员工：

提交入职材料原件及复印件：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书、离职证明（社会招聘人员）、近期体检报告（3个月内）；

填写《新员工入职登记表》（一式两份，HR部门、员工档案各留存一份），确认紧急联系人信息。

HR部门：

审核材料真实性及完整性，重点核查身份信息、学历证书、离职证明（避免双重劳动关系风险）；

材料无误后，与新员工签订《劳动合同》《保密协议》，明确试用期、岗位职责、薪资待遇等条款；

材料缺失或存疑时，及时与员工沟通补充，必要时核实原单位信息。

步骤3：入职手续办理（到岗当日）

HR部门引导：

带领新员工办理社保、公积金缴纳手续（确认参保地、缴费基数等）；

发放工牌、办公用品，介绍办公区域（会议室、茶水间、卫生间等）及安全通道位置。

IT部门配合：

指导新员工登录办公系统（OA、邮箱、内部业务系统），设置初始密码；

测试电脑、打印机等设备是否正常运行，保证网络畅通。

用人部门对接：

安排新员工与团队成员互相认识，介绍部门负责人及导师*；

导师*带领熟悉岗位工作内容、业务流程及近期工作任务。

步骤4：入职培训与引导（入职后1周内）

公司级培训（HR部门组织）：

讲解公司发展历程、组织架构、核心价值观、考勤制度、薪酬福利、奖惩规定等；

介绍办公环境、安全规范（消防设备使用、信息安全要求等）。

部门级培训（用人部门组织）：

导师*讲解岗位职责、工作标准、业务系统操作方法、团队协作流程；

安排新员工参与部门例会，熟悉团队沟通方式及工作节奏。

步骤5：档案归档与试用期跟踪（入职后完成）

HR部门：

整理新员工入职材料（原件存入员工档案，复印件扫描存档），建立电子及纸质档案；

发放《试用期考核表》至用人部门，明确试用期考核标准（工作成果、能力提升、团队融入等）及时间节点（通常1-3个月）。

用人部门：

导师*定期与新员工沟通（每周至少1次），解答工作疑问，提供工作指导；

试用期结束前5个工作日，完成《试用期考核表》评估，反馈至HR部门，确认是否转正或延长试用期。

配套表单模板

表1：新员工入职登记表

序号

项目

内容

备注（示例）

1

基本信息

姓名、性别、出生日期

、男、1995年3月15日

2

联系方式

手机、邮箱

、zhangsanxxx

3

学历背景

最高学历、毕业院校

本科、大学

4

工作经历

前任职单位、岗位

公司、运营专员（2020-2023）

5

紧急联系人

姓名、关系、电话

（父亲）、1395678

6

银行卡信息

开户行、卡号

工商银行、6222

关键执行要点

材料审核需严格，避免虚假信息导致用工风险（如学历造假、未提供离职证明引发劳动纠纷）；

劳动合同签订时间自用工之日起1个月内，最迟不超过1个月，否则需支付双倍工资；

试用期培训需覆盖岗位核心技能及公司制度，导师需定期反馈新员工适应情况；

档案材料需分类存放，电子档案定期备份，保证信息安全及查阅便捷性。

二、员工请假管理标准化流程

适用情境

适用于员工因个人原因（如病假、事假、年假、婚假、产假等）需暂时离开工作岗位，需提前申请并完成工作交接，保证工作正常推进。

标准化操作流程

步骤1：提交请假申请（提前3-5个工作日，紧急情况除外）

员工操作：

根据请假类型，填写《员工请假申请单》（注明请假类型、起止时间、事由、工作交接人等信息）；

附相关证明材料（如病假需提供医院诊断证明、年假需提供假期计划表、婚假需提供结婚证复印件等）；

将《请假申请单》提交至直属领导*审批，同步抄送HR部门备案。

步骤2：部门审批（1-2个工作日内完成）

直属领导*审批：

审核请假事由是否合理、假期时长是否符合公司规定（如事假一般不超过5天，年假根据司龄确定）；

评估请假期间工作安排是否妥当，确认工作交接人（需为同岗位或具备交接能力的员工*）；

审批通过后，在《请假申请单》签字确认，反馈至员工；若不通过，需说明原因并协调调整假期。

步骤3：跨部门协调（涉及协