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会议议程策划及执行清单模板

一、适用场景与价值

二、策划阶段执行步骤

明确会议核心目标

操作说明：与会议发起人（如部门主管*）确认会议的核心目的（如决策、同步信息、解决问题、brainstorming等），避免目标模糊导致会议方向偏离。

输出物：《会议目标确认单》（简要说明会议需达成的具体成果，如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作流程卡点”）。

确定参会人员与分工

操作说明：

根据会议目标列出必要参会者（决策层、执行层、相关支持部门等），避免无关人员参会导致效率低下；

明确主持人（需控场能力强、熟悉议题）、记录人（负责整理会议纪要）、主讲人（提前确认汇报内容）、后勤支持（负责场地、设备等）。

输出物：《参会人员清单》（含姓名/部门、角色、联系方式，用代替姓名，如“张-市场部-主讲人”）。

制定会议议程与时间规划

操作说明：

按会议目标逻辑设计议程顺序（如“背景介绍→议题讨论→决策确认→行动计划”）；

为每个议题分配合理时间（总时长建议控制在1.5-2小时内，避免疲劳），预留10%缓冲时间应对超时；

提前3天将议程初稿发给关键参会人确认，根据反馈调整。

输出物：《会议议程表》（含议题、内容概要、负责人、时长、是否需提前准备材料）。

准备会议物料与资源

操作说明：

物料清单：签到表、会议纪要模板、投影仪、白板、马克笔、便签纸、会议资料（纸质版/电子版，提前1天发送给参会人）；

资源确认：会议室预订（确认容纳人数、设备可用性，提前30分钟测试投影、麦克风、网络）、茶歇（如需，提前确认需求与数量）。

输出物：《会议物料准备清单》（含物品名称、数量、准备人、完成时限）。

发布会议通知与提醒

操作说明：

提前3天发送正式通知（含会议目标、议程、时间、地点、参会人、需提前准备的材料）；

会议前1天通过企业/邮件再次提醒，重点强调“需提前阅读的资料”和“需携带的物品”。

三、执行阶段操作要点

会前最后检查（会议开始前30分钟）

操作说明：

后勤支持到场检查设备（投影、麦克风、灯光）、摆放物料（签到表、资料、文具）、调试网络；

主持人与主讲人再次沟通议程细节，确认关键节点；

记录人准备纪要模板，明确需重点记录的内容（决策项、行动项、责任人、时限）。

会议开场与氛围营造（0-10分钟）

操作说明：

主持人准时开场，简述会议目标、议程及时长规则（如“每个议题严格控制在15分钟内，讨论聚焦解决方案”）；

引导参会人员自我介绍（如为新参会者），明确“手机静音”“积极发言”等会议规范。

议程推进与过程控制（10-120分钟）

操作说明：

主持人按议程顺序引导发言，避免偏离议题（如遇讨论冗长，可适时打断：“这个问题很重要，我们是否先聚焦解决方案，细节会后同步？”）；

主讲人提前准备好PPT/材料，控制汇报时长，重点突出数据与结论；

记录人实时记录关键信息（特别是决策项和行动项，明确“谁、做什么、何时完成”）；

鼓励全员参与，避免少数人主导，可点名发言（如“关于这个问题，请*补充下执行层面的考虑”）。

突发情况应对

操作说明：

设备故障：后勤支持立即启用备用设备（如备用投影仪、移动热点）；

人员迟到：主持人先推进后续议题，迟到者到达后由记录人简要同步已讨论内容；

意见分歧：主持人引导各方明确分歧点，记录“待解决问题”，约定会后单独沟通。

四、会后阶段跟进事项

资料整理与纪要输出（会议结束后24小时内）

操作说明：

记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决策项、行动项（含责任人、完成时限）、待解决问题；

纪要初稿完成后发给主持人及关键参会人审核，确认无误后（2小时内反馈）正式发送至全体参会人及相关部门。

行动项跟踪与反馈（会后3-5个工作日内启动）

操作说明：

记录人建立《行动项跟踪表》，每周更新进度，提醒责任人按时提交结果；

行动项完成后，责任人需在群内/邮件同步结果，记录人存档备查。

会议效果评估与复盘（会后1周内）

操作说明：

发放《会议效果反馈问卷》（匿名），收集参会人对“目标达成度”“议程合理性”“时间控制”“参与感”的评价；

主持人组织核心参会人召开短会，复盘本次会议的亮点与不足（如“议题3时间分配过短”“需提前准备数据支撑”），优化下次会议流程。

五、会议议程策划与执行总清单模板

阶段

任务内容

负责人

完成时限

备注/输出物

策划阶段

确认会议核心目标

部门主管*

会议前7天

《会议目标确认单》

确定参会人员与分工

项目负责人*

会议前5天

《参会人员清单》

制定会议议程与时间规划

主持人*

会议前4天

《会议议程表》（需参会人确认）

准备会议物料与资源

行政支持*

会议前1天

《会议物料准备清单》

发布会议通知与提醒

行政支持*

会议前3天（初稿）会议前1天（提醒）

邮件/企业通知

执行阶段