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项目合同管理规范模板与案例

一、规范适用范围与项目类型

本规范适用于各类企业内部项目及外部合作项目的合同全生命周期管理，涵盖但不限于：

内部项目：跨部门协作的研发、生产、职能类项目（如新产品开发、流程优化）；

外部合作项目：客户委托服务、供应商采购、联合研发、外包实施等项目（如IT系统集成、市场推广活动）；

项目类型：固定总价、工时计量、成本加成等不同计价模式的项目合同。

无论项目规模大小、周期长短，均需通过本规范实现合同的标准化起草、审批、履行与归档，降低法律风险，保障项目目标达成。

二、项目合同全流程管理操作步骤

（一）合同立项与需求确认

发起立项申请

项目负责人（如项目经理*）根据项目目标，填写《项目立项申请表》，明确合作方背景、项目范围、交付成果、预算金额、周期等核心信息，附合作方资质初步审查文件（如营业执照、过往业绩证明）。

需求对接与条款预沟通

与合作方就项目核心需求（技术标准、验收条件、付款方式、违约责任等）进行初步沟通，形成《需求确认纪要》，双方签字盖章；

法务专员*同步介入，评估合作方主体资格（是否具备履约能力、有无失信记录），提示潜在法律风险。

（二）合同起草与内容规范

模板选择与结构调整

根据项目类型选择对应合同模板（如《技术开发合同模板》《服务采购合同模板》），若项目特殊需调整模板条款，需经法务专员*审核同意。

核心条款填写规范

当事人信息：合作方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人需与营业执照一致，避免简称或错别字；

标的描述：明确项目名称、范围、交付物（如“需交付符合标准的系统，包含3个功能模块”），避免模糊表述（如“相关服务”“系统功能”）；

权利义务：分条列明双方责任（如“甲方需提供场地及基础数据，乙方需按计划提交周报”）；

价款与支付：明确金额、币种、支付节点（如“预付30%启动款，验收合格后付65%，质保期满后付5%”）、账户信息（需与合作方公章一致）；

履约期限：起止日期、关键里程碑节点（如“202X年X月X日前完成需求调研，X月X日系统上线”）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）及赔偿计算方式（如“每逾期1日，按合同总额0.1%支付违约金，最高不超过总额10%”）；

争议解决：明确协商、仲裁（如提交仲裁委员会）或诉讼（如甲方所在地法院）方式。

（三）合同评审与修订

多部门联合评审

业务部门：审核项目范围、需求、交付标准是否与立项一致；

财务部门：审核预算合理性、付款条款是否符合公司资金管理规范；

法务部门：审核条款合法性、权责对等性、风险防范措施；

分管领导：审批项目整体可行性与资源匹配度。

评审意见反馈与修订

评审部门在《合同评审意见表》中填写修改意见，项目负责人汇总后与合作方沟通修订，重大条款变更需重新组织评审。

（四）合同签署与用印

签署权限审核

根据合同金额及重要性，确定签署权限（如金额≤10万元由部门经理签署，＞10万元由分管副总签署），严禁越权签署。

用印与分发

经审批的合同文本由行政专员*加盖公司公章或合同专用章，骑缝章需覆盖合同页缝；

签署后向合作方提供正本合同（如一式两份，双方各执一份），同步扫描存档电子版，并在《合同台账》中登记编号（编号规则：年份-部门-流水号，如“2023-研发-001”）。

（五）合同履行与监控

履行跟踪机制

项目负责人按合同约定节点（如里程碑、付款节点）跟踪进度，填写《合同履行跟踪表》，记录实际进展与偏差；

发觉履约异常（如合作方逾期交付、质量不达标），需在3个工作日内向法务部门*及分管领导汇报，启动沟通或索赔程序。

变更与补充协议

项目需求或条款需变更时，双方应签订《补充协议》，明确变更内容、影响（金额、周期）及原合同处理方式，补充协议需履行原审批流程。

（六）合同验收与归档

验收流程

合作方提交交付成果后，项目负责人组织业务、技术、财务部门按合同约定标准验收，形成《项目验收报告》，三方签字确认；

涉及质保期的项目，需在验收报告中明确质保期起算时间及质保责任（如“质保期12个月，期间出现非人为损坏，乙方需免费维修”）。

档案归档

合同正本、补充协议、审批文件、验收报告、沟通记录等资料由行政专员*整理，按“一合同一档”原则归档，电子版存储至公司指定服务器，保存期限≥合同终止后5年。

三、常用合同管理模板工具表单

（一）《项目合同基本信息表》

合同编号

项目名称

合作方名称

统一社会信用代码

合同类型

合同金额（元）

履行期限

签署日期

项目负责人

联系方式

2023-研发-001

系统开发

科技有限公司技术开发

500,000

2023.01.01-2023.06.30

2023.01.15

张*

（二）《合同评审意见表》

评审部门

评审人

评审日期

评审意见（可附页）

处理结果

业务部

李*

2023.