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企业固定资产采购决策模板
适用情境与决策背景
业务扩张需求：因新项目启动、生产线增设或市场份额扩大，需新增生产设备、办公设施等；
资产更新替换：现有固定资产达到使用年限、维修成本过高或技术落后，需报废并采购替代资产；
技术升级改造：为提升生产效率、降低能耗或满足环保要求，采购智能化、数字化设备；
合规性补充：因行业标准变化或政策要求，需新增安全防护设备、检测仪器等合规性资产；
办公配套完善：因团队规模扩大或办公地点迁移，需补充办公家具、IT设备、运输工具等。
标准化操作流程与实施要点
第一步：需求提出与初步审核
操作内容：
业务部门根据实际需求，填写《固定资产采购需求申请表》（见模板表格1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用部门、期望到货时间等关键信息；
部门负责人对需求的必要性（如是否为业务必需、是否可复用现有资产）进行初审，签字确认后提交至采购部门。
输出成果：《固定资产采购需求申请表》（部门负责人签字版）。
第二步：可行性分析与预算编制
操作内容：
采购部门联合财务部、技术部（如涉及专业设备），对采购需求进行可行性分析，包括：
资产投入产出比（如新设备预计提升的产能、降低的成本）；
技术参数匹配度（如设备功能是否满足生产工艺要求）；
市场价格调研（参考近3年同类采购价格、3家以上供应商报价区间）。
财务部根据调研结果，编制《采购预算明细表》（见模板表格2），明确采购总价、资金来源（如自有资金、专项拨款）、分阶段支付计划等。
输出成果：《固定资产采购可行性分析报告》《采购预算明细表》（财务负责人*经理签字版）。
第三步：供应商筛选与评估
操作内容：
采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式筛选供应商，要求供应商提供：
营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）；
产品说明书、质保承诺、售后服务方案；
近2年同类资产销售业绩（附合同复印件）。
组织技术部、使用部门、财务部成立评估小组，通过《供应商综合评估表》（见模板表格3）对供应商进行打分，评分维度包括：价格（30%）、资质（20%）、技术参数（25%）、售后服务（15%）、业绩（10%），选择综合得分最高的1-3家候选供应商。
输出成果：《供应商候选名单》《供应商综合评估报告》（评估小组组长*主管签字版）。
第四步：采购方式确定与合同签订
操作内容：
根据采购金额（如达到企业招标标准线）、资产特性（如定制化设备），确定采购方式：
金额较大/标准化资产：采用公开招标，委托第三方招标代理机构或企业内部招标小组组织；
金额较小/通用资产：采用询价采购，向3家以上供应商发出询价单，综合价格、交期等因素确定供应商；
定制化/紧急采购：采用单一来源采购，需提交《单一来源采购申请说明》（说明唯一供应商的合理性）。
采购部门与供应商草拟《固定资产采购合同》（见模板表格4），明确：资产规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、质保期（至少1年）、付款方式（如预付款不超过30%，到货验收后付60%，质保期满付10%）、违约责任等条款，经法务部审核、总经理*审批后签订。
输出成果：《采购方式审批表》《固定资产采购合同》（双方盖章版）。
第五步：采购执行与交付验收
操作内容：
供应商按合同约定时间交付资产，使用部门、采购部门、技术部共同现场验收：
核对资产名称、规格、数量、外观是否与合同一致；
测试设备功能（如运行参数、功能是否达标）、检查随机配件（如说明书、合格证、保修卡）；
填写《固定资产采购验收单》（见模板表格5），验收人签字确认。
若验收不合格，供应商需在3个工作日内更换或整改，复验合格后方可入库。
输出成果：《固定资产采购验收单》（验收组全体签字版）。
第六步：资产入账与后续管理
操作内容：
财务部根据验收单、采购合同、发票（合规票据）等资料，编制固定资产卡片，登记资产名称、编码、原值、折旧年限、使用部门、保管人等信息，录入固定资产管理系统；
使用部门指定专人保管资产，建立《固定资产保管台账》，定期（每季度）检查资产使用状况，保证账实相符；
资产达到使用年限或报废时，按企业资产管理制度履行报废审批流程，残值处置收入纳入财务统一管理。
输出成果：《固定资产卡片》《固定资产保管台账》（保管人*签字版）。
核心工具表格与填写指引
表1：固定资产采购需求申请表
申请部门
申请日期
需求编号
资产名称
规格型号
数量
单位
预估单价（元）
预估总价（元）
资金来源
期望到货日期
使用部门
保管人
资产用途说明
（需详细描述采购理由、使用场景及预期效益）
部门负责人意见
（签字：_________日期：_________）
采购部门意见
（签字：_________日期：_________）
表2：采购预算明细表
资产名称
规格型号
数量
单价（元）
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