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办公室管理課程辅导资料(1)

邮件收发、接待实务(一）

第四章邮件收发

案例五：某年3月5曰,新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月５曰至3月12曰，预定12曰上午回来。文员小王负责解决公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长解决。恰好销售科的小李走过办公室,小王说：“小李，把这封信交給你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月１２曰下午的研讨会,小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12曰他恰好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里阐明有三张照片，小王不知道如何解决，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王解决邮件的做法是否对的？假如不对的，对的的做法应该是如何的?

一.邮件的收取P６4

假如从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件到达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必须交給上司的邮件，并记录在收件单（簿)上,如：P65

二.邮件的分拣P65

文秘人员收到邮件后应该按照一定的原则进行分拣:

(1)按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一个原则，但实际分类时很不以便,只适合于人数较少的公司或部门。

（2)按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，假如邮件上写的部门本组织没有设立，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入我司的“培训中心”。这种方法还可以与第一个方法结合起来用,先按收件部门的名称分拣，然后依照姓名归类。

（3）按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性:一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称;二是邮件上出现的挂号邮件（RｅgisterｅdMail)、保价邮件(ＩｎsurｅdＭａil)、快递邮件（ExpreｓsedMaiｌ）、机要邮件（CｏnfiｄｅｎtialMaiｌ）、和带回执邮件(CertｉfｉedＭａil)等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以依照自已的情况设立重要性分类原则，如美国按照重要性分类的原则:

·全部电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件，以及各种付费特殊的邮件(挂号邮件、保价邮件等);

·各种普通邮件,其中包含普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票；

·我司设在其余地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件；

·私人邮件和机要邮件;

·报纸、杂志等定时出版的印刷品；

·商品目录册、商业宣传用的小册子以及其余各种广告资料；

·各种邮包。

但各行各业的邮件分拣原则应有自已的特点，如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按重要性分拣原则可以和按收件人、部门名称分拣原则相结合的方法，先依照重要性分拣,然后再按其余原则分拣。

三．邮件的拆封P67

有些邮件需要文秘人员拆封后交給上司或关于部门解决,究竟哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许,应事先与上司达成协议或规定。通常来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封,除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交給上司解决，假如文秘人员无意拆开了,在信封上要写上“误拆”，并签上自已的名字，封上信口,把信件交給上司的时候向他(她)道歉。

邮件的拆封要注意几点：

（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其余东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。通常用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的,假如需要拆封的信件诸多,最正确用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。

（2)对的的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉,也不能损坏信封上的文字、邮戳和其余标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需,这也是归档的规定。

（3）信件拆封后,一方面要取出里面的全部东西,然后检验信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话问询对的的,再把错误的划去,这么才能保证寄信人及时收到回信。

（４)信封里有时会附有货单、发票、支票等，检验这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分（英文信在正文下标有“Enｃ.”——enclｏｓｕre的缩写)。如发现名称或数量不附,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联络,争取事情的妥善解决。信