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综合办公自动化系统需求分析模板

一、引言

本模板旨在为综合办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的需求分析工作提供标准化指引，帮助项目团队全面梳理业务需求、明确系统功能边界，保证系统设计与开发方向符合组织实际管理目标。模板适用于企业、事业单位、机构等各类组织开展OA系统建设或升级前的需求调研与分析工作，可根据组织规模、业务复杂度进行灵活调整。

二、系统概述

综合办公自动化系统是集信息协同、流程管理、知识沉淀、行政办公于一体的数字化管理平台，核心价值在于通过技术手段打破信息孤岛、规范业务流程、提升跨部门协作效率。典型功能模块包括：用户与权限管理、流程审批（如请假、报销、用印等）、文档管理（公告、制度、合同等）、会议管理（预约、纪要、资源调度）、日程与任务协作、资产管理、移动办公等。系统需支持与现有业务系统（如ERP、HR系统）的集成，并满足数据安全、易用性、可扩展性等非功能要求。

三、需求分析实施步骤

（一）前期准备：明确分析框架与资源保障

组建需求分析专项小组

核心成员应包括：业务部门负责人（如行政部、财务部、人力资源部）、IT技术负责人、最终用户代表（如各岗位骨干员工*）、外部顾问（可选）。

明确职责分工：业务部门负责梳理本部门业务流程与痛点；IT部门负责评估技术可行性与系统集成需求；用户代表提供实际操作场景反馈。

制定需求分析计划

确定调研范围（覆盖部门、业务类型）、时间节点、调研方法（访谈、问卷、现场观察等）及输出成果清单。

准备调研工具：如访谈提纲模板、需求调研问卷、业务流程图绘制工具（Visio、ProcessOn等）。

（二）需求调研：多渠道收集业务诉求

深度访谈

针对各部门负责人及关键岗位员工，围绕“当前办公痛点”“期望系统解决的核心问题”“必备功能与可选功能”等主题展开访谈。

示例问题：

“现有报销流程中，哪个环节耗时最长？希望系统如何优化？”

“跨部门协作时，信息同步存在哪些障碍？是否需要即时通讯或任务提醒功能？”

问卷调查

面向全体员工发放标准化问卷，收集普遍性需求（如移动办公支持度、常用审批类型、文档管理偏好等）。

问卷设计需兼顾覆盖面与针对性，避免开放性问题过多导致统计分析困难。

现场观察与流程梳理

跟随员工实际办公场景（如合同审批、会议组织），观察现有工作流程中的节点、表单、审批规则及人工操作环节，绘制“as-is”（现状）业务流程图。

示例：梳理“合同审批”现状流程，明确发起部门、需提交的材料、各审批节点（法务审核、财务审核、总经理审批）、耗时及异常处理方式（如审批驳回后的修改流程）。

（三）需求分析与优先级排序

需求分类与建模

将收集的需求分为“功能需求”与“非功能需求”两大类：

功能需求：描述系统“做什么”（如“支持移动端审批，可查看附件并电子签名”）。

非功能需求：描述系统“做得怎么样”（如“系统响应时间≤3秒”“支持10万用户并发访问”“数据加密存储”）。

通过用例图、用户故事、流程图等工具对需求进行建模，明确需求主体（角色）、触发条件、操作步骤及预期结果。

需求优先级排序

采用MoSCoW法则对需求分级，保证核心资源优先满足高优先级需求：

Must（必须有）：支撑核心业务运行的基础功能（如用户登录、基础审批流程）。

Should（应该有）：提升效率的重要功能（如流程自定义、文档版本管理）。

Could（可以有）：优化体验的辅助功能（如会议纪要自动、日程智能提醒）。

Won（这次不会有）：本次迭代暂不实现的需求（可纳入后续版本规划）。

（四）需求规格说明书编制

将分析确认的需求结构化整理成《综合办公自动化系统需求规格说明书》，主要章节包括：

引言（目的、范围、术语定义）

总体描述（系统目标、用户特征、运行环境）

功能需求（分模块详细描述，如“流程审批模块”需说明支持的流程类型、表单字段、审批规则、流转逻辑等）

非功能需求（功能、安全、易用性、兼容性等指标）

接口需求（与外部系统对接的方式、数据格式、频率）

数据需求（数据模型、存储要求、备份策略）

（五）需求评审与确认

内部评审：由需求分析小组、技术团队、测试团队共同评审说明书，检查需求完整性、一致性、可实现性。

用户评审：组织各部门负责人及用户代表召开评审会，确认需求是否符合实际业务场景，收集修改意见并迭代完善。

需求基线化：评审通过后，需求规格说明书需经甲乙双方项目负责人签字确认，作为后续开发、测试、验收的依据。

四、需求规格模板表格

（一）功能需求清单表

需求模块

需求编号

需求名称

需求描述

输入/输出

优先级

关联角色

验收标准

流程审批

FP-001

请假申请审批流程

员工在线提交请假申请（含类型、时长、事由），自动流转至部门负责人及HR审批

输入：请假信息；输出：审批结果、假期余额

Must

员工、部门经理

1.申请表单必填项