费用申请报告表格模板.docVIP

通用费用申请报告表格模板

一、适用范围与常见应用场景

差旅费用：员工因公出差产生的交通、住宿、市内交通、伙食补贴等费用；

办公费用：日常办公所需的文具采购、设备维修、耗材补充等费用；

业务招待：接待客户、合作伙伴或外部机构产生的合理招待支出；

培训费用：员工参加与岗位相关的专业技能培训、会议研讨等费用；

其他合理支出：经公司认可的其他因公费用，如市场调研、活动物料等。

二、费用申请流程详解

第一步：申请前准备

明确费用性质：确认申请费用属于因公支出且符合公司费用管理制度，不属于个人消费或违规支出；

收集相关凭证：根据费用类型提前准备支持性材料，如出差行程单、采购报价单、招待事由说明等（具体以公司财务要求为准）；

确认预算额度：核对部门预算，保证申请费用在可用预算范围内，避免超支。

第二步：填写申请表格

基础信息：准确填写申请人姓名（*）、所属部门、岗位、联系方式及申请日期；

费用概述：简明扼要说明费用申请事由（如“项目客户洽谈差旅”“部门季度办公耗材采购”），明确费用发生时间、地点及涉及人员；

费用明细：逐项列明费用构成，包括具体项目、单位、数量、单价、金额及备注说明（如差旅需注明交通方式、住宿标准，招待需注明接待对象及人数）；

资金信息：选择支付方式（如公司预借款、报销冲抵、公对公转账等），并填写预计支付日期；

审批意见栏：根据公司审批流程，预留申请人签字、部门负责人、财务部门、分管领导等审批位置。

第三步：提交审批

提交材料：将填写完整的申请表格及支持性材料一并提交至部门负责人初审；

逐级审批：部门负责人审核费用合理性后，按审批权限依次提交至财务部门、分管领导及总经理（如需）；

特殊说明：大额费用（如单笔超过5000元，具体金额以公司规定为准）或特殊项目费用，需额外提交专项说明材料。

第四步：后续跟进

进度查询：提交申请后可通过公司内部审批系统或直接联系审批人查询进度；

费用执行：审批通过后，按申请内容及支付方式办理费用支出（如预借款、采购订单等）；

报销冲抵：费用发生后，及时整理原始凭证（如发票、行程单等），按公司报销流程提交冲抵预借款或直接报销。

三、通用费用申请报告模板（表格）

基础信息

内容

申请人

*（姓名）

所属部门

*（部门名称）

岗位

*（岗位名称）

联系方式

*（办公电话/内线号）

申请日期

年月*日

费用概述

内容

费用事由

（简要说明，如“项目客户现场调研”）

费用发生时间

年月日至年月日

涉及人员

（如申请人、陪同人员、接待对象等）

关联项目/任务

（如涉及具体项目，填写项目名称及编号）

费用明细

项目名称

单位

数量

单价（元）

金额（元）

备注（如交通方式、住宿标准等）

费用合计

（大写：元整）

资金信息

支付方式

□公司预借款□报销冲抵□公对公转账□其他：*

预计支付日期

年月*日

审批意见

申请人签字

*（签字）

部门负责人

意见：*

签字：*

财务部门

意见：*

签字：*

分管领导

意见：*

签字：*

总经理（如需）

意见：*

签字：*

四、填写与提交关键提示

信息真实准确：申请人需保证所有填写信息（如姓名、部门、金额、事由等）真实无误，避免虚构或夸大费用；

明细清晰完整：费用明细需逐项列明，不得合并填写（如“交通费500元”需拆分为“往返高铁票300元、市内出租车费200元”），备注栏需补充关键信息（如招待需注明接待单位及人数）；

附件齐全规范：根据费用类型提交必要的支持性材料，如差旅需附行程单、住宿发票，采购需附报价单及合同（金额较大时），附件需与申请表格内容一致；

审批流程合规：严格按照公司规定的审批权限提交申请，不得越级或逆向审批；如遇审批人不在岗，可委托同事代为转交或通过线上系统提交；

金额大小写一致：表格中“费用合计”需同时填写阿拉伯数字和大写金额，保证两者完全对应，涂改无效；

修改说明规范：如申请提交后需修改内容，需填写“费用申请变更说明”，注明原申请号、变更内容及原因，重新提交审批。