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销售合同审查与签约流程规范

一、适用场景与业务背景

本流程规范适用于公司所有销售类合同的审查与签约管理，覆盖以下典型业务场景：

新客户首次合作：与未建立合作关系的客户签订销售合同，需完成主体资格核查、条款协商及内部全流程审查；

老客户订单续签：基于历史合作基础，新增订单或续签原有合同，需重点核对履约情况、价格条款及新增特殊约定；

大额/特殊条款合同：单笔合同金额超过[具体金额阈值，如50万元]，或涉及定制化产品、长周期交付、跨境交付等复杂情形，需启动专项审查机制；

战略客户合作：与核心供应商、重点经销商等战略伙伴签订的框架性或年度合作协议，需同步评估合作协同性与长期风险。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与前期准备

发起主体：由业务经理*根据客户需求及合作意向，发起合同申请，填写《合同审批表》（见模板一），并同步收集以下基础材料：

客方主体资格证明文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权签约需提供授权委托书原件）；

产品/服务需求明细（含规格、数量、价格、交付时间等核心要素）；

客户方提出的特殊条款或补充要求（如定制化技术标准、验收流程等）。

材料初审：部门负责人*对业务经理提交的材料进行完整性核查，重点确认客户信息准确性、需求明细与报价一致性，保证无遗漏后流转至下一环节。

（二）合同谈判与核心条款确认

谈判组织：由业务经理牵头，联合产品技术支持、法务专员（视复杂程度决定是否参与）与客户代表进行条款协商，聚焦以下核心内容：

标的条款：产品名称、型号规格、技术参数、质量标准（需明确是否符合国家/行业标准或双方约定标准）；

商务条款：合同金额、定价方式（含折扣、促销等政策）、付款条件（预付款比例、节点、账户信息）、交付时间、地点及运输方式；

权责条款：双方权利义务（如卖方提供培训、售后支持，买方配合验收、付款等）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地）；

特殊约定：知识产权归属、保密条款、合同解除条件等。

谈判记录：对协商一致的条款形成《谈判纪要》（需双方签字确认），对未达成一致的分歧点标注说明，作为后续合同起草的依据。

（三）合同起草与模板应用

起草主体：法务专员或指定合同管理员基于公司标准合同模板（见模板二），结合《谈判纪要》及客户需求起草合同文本，原则上不得偏离模板核心条款（如付款期限、违约责任等固定条款）。

内容核对：业务经理需对合同中的产品信息、价格、交付时间等商务条款与谈判结果逐项核对，保证“零误差”；技术支持对技术参数、验收标准等专业内容进行复核，避免与产品实际能力不符。

（四）内部多部门联合审查

审查职责分工：

法务审查：重点核查合同主体合法性、条款完备性（是否缺失必备条款）、法律合规性（如是否违反《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、公平性（是否存在单方免责条款）、争议解决方式有效性等，出具《法务审查意见表》；

财务审查：审核付款方式、税务处理（发票类型、税率）、信用政策（如账期是否符合公司规定）、大额合同的现金流风险评估等，出具《财务审查意见表》；

业务负责人终审：结合法务、财务意见，从业务可行性、客户履约能力、合作风险等维度综合判断，签署最终审查意见。

审查时限：常规合同需在2个工作日内完成审查，复杂合同（如跨境、大额）不超过5个工作日；审查中发觉问题需一次性反馈至起草人，明确修改意见并跟踪闭环。

（五）客户确认与版本定稿

文本发送：业务经理*将内部审查通过后的合同终稿（加盖公司“合同草案章”）发送至客户方，同步附《合同条款说明》（对关键条款进行简要解读，便于客户理解）。

客户反馈：接收客户方修改意见后，若为非核心条款调整（如联系人、联系方式等），可直接由业务经理*确认修改；若涉及核心条款变更（如价格、付款方式、违约责任等），需重新启动内部审查流程。

最终确认：双方就全部条款达成一致后，由客户方加盖公章（或合同专用章）并签署法定代表人/授权代表签字页，扫描件反馈至公司，同步邮寄纸质合同原件（一式两份，双方各执一份）。

（六）签约与印章管理

用印申请：业务经理在收到客户签字盖章的合同原件后，填写《合同用印申请单》，附双方签字盖章的合同扫描件、客户主体资格证明等材料，提交至行政部审核。

用印规范：行政部*核对材料无误后，加盖公司“合同专用章”（禁止以公章代替合同章），用印过程需全程留痕，登记《合同用印登记表》（记录用印日期、合同编号、份数、经办人等信息）。

文本交付：用印完成后，业务经理*负责将公司盖章的合同原件寄送至客户方，并留存《签收回执》作为交付凭证。

（七）合同归档与后续管理

归档时限：签约完成后3个工作日内，业务经理需将以下材料整理移交至档案管理员：

合同正本（双方各执一份，公司留存原件）；

《合同审批表》《谈判纪要》《法务/财务审查意见表》；

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