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企业行政文书标准化编写指南

一、适用文书类型与典型应用场景

企业行政文书是规范内部管理、协调工作流程、对外沟通联络的重要载体，标准化编写能保证信息传递准确、高效，提升行政工作规范性。本指南适用于以下常见行政文书类型及场景：

通知类：发布规章制度（如《考勤管理修订通知》）、部署专项工作（如“年度档案整理通知”）、宣布事项变更（如“办公时间调整通知”）等；

报告类：工作汇报（如“季度行政工作总结报告”）、情况说明（如“办公设备使用情况报告”）、请示类汇报（如“举办团建活动请示报告”）等；

会议类：会议纪要（如“行政例会会议纪要”）、会议通知（如“项目启动会通知”）、会议方案（如“年度总结大会筹备方案”）等；

函件类：跨部门协作函（如“关于协助会议室预约的函”）、外部沟通函（如“与合作方场地使用确认函”）、回复函（如“关于事项的回复函”）等；

其他类：管理制度（如《办公用品管理规定》）、应急预案（如“火灾应急处置预案”）、证明材料（如“在职证明”）等。

二、标准化编写步骤详解

（一）明确编写目标与核心要素

操作要点：

定位文书用途：明确文书是“告知事项”“请求指示”“汇报工作”还是“规范行为”，避免功能混淆（如将“请示”写成“报告”，导致无法获得批复）；

确定受众范围：区分内部受众（如全体员工、特定部门）和外部受众（如合作单位、部门），调整语言风格和内容详略（如对上级请示需侧重“必要性”，对下级通知需侧重“操作性”）；

提炼核心信息：列出必须包含的关键要素，如通知需明确“事由、对象、时间、要求”，报告需明确“背景、进展、问题、建议”，会议纪要需明确“议题、决议、责任人、完成时限”。

示例：编写“年度体检通知”时，需明确用途（告知员工体检安排）、受众（全体在职员工）、核心信息（体检时间、地点、项目、注意事项及报名方式）。

（二）收集与整理基础信息

操作要点：

信息准确性核查：对涉及的数据（如时间、地点、金额）、政策依据（如企业制度条款、法规文件）、人员信息（如负责人、联系人）进行交叉核对，避免错误（如体检日期错误、制度条款引用过期）；

信息完整性补充：若现有信息不足，需通过查阅档案、咨询相关部门（如人力资源部、财务部）、实地调研等方式补充，保证内容全面（如体检通知中需补充“体检当天需携带的证件”“空腹要求”等细节）；

信息分类归档：将收集的信息按“背景依据、具体内容、执行要求”等类别整理，为后续框架搭建提供支撑。

示例：编写“办公用品采购请示”时，需收集“现有库存盘点数据”“各部门需求清单”“预算标准”“供应商报价”等信息，并按“现状、需求、预算、建议”分类整理。

（三）搭建文书逻辑框架

操作要点：

通用框架结构：行政文书通常采用“总-分-总”或“背景-内容-要求”逻辑，具体为：

开头：说明发文背景、目的或依据（如“为规范办公用品管理，降低行政成本，根据《公司行政管理办法》第X条规定，现就事项通知”）；

主体：分点阐述具体内容，按“重要性/时间顺序/逻辑关系”排序（如通知中的“时间安排、地点安排、注意事项”可按时间顺序排列）；

结尾：提出执行要求、联系方式或生效日期（如“请各部门于X月X日前反馈报名表，联系人：*，电话：X-X”）。

复杂文书框架细化：对内容较多的文书（如管理制度、应急预案），可增设“章节标题”，如“第一章总则、第二章职责分工、第三章具体流程、第四章附则”。

示例：“会议纪要”框架可搭建为：“一、会议基本信息（时间、地点、参会人员、主持人）、二、会议议题及讨论情况、三、会议决议及行动项（含责任人、完成时限）、四、其他说明”。

（四）规范撰写内容

操作要点：

语言风格：采用正式、简洁、准确的书面语，避免口语化、歧义表达（如“尽快完成”改为“于X月X日前完成”，“差不多”改为“预计左右”）；

内容表述：

条理清晰：使用“一、（一）1.（1）”或“第一、第二、第三”等序号分点，避免大段文字；

数据支撑：关键信息需量化（如“降低成本10%”而非“降低成本”），模糊表述需明确（如“近期”改为“X月X日至X月X日”）；

人名处理：涉及具体人员时，用“”代替（如“经总审批同意”“项目负责人：*”）。

格式规范：

居中，字体为二号黑体，如“关于2024年春节放假安排的通知”；

首行缩进2字符，字体为三号仿宋，行距为1.5倍；

层级序号：一级标题用“一、”（黑体），二级标题用“（一）”（楷体），三级标题用“1.”（仿宋），三级以下用“（1）”（仿宋）。

示例：片段“各部门需于每月25日前提交办公用品需求清单，清单需注明物品名称、规格、数量及预估金额，经部门负责人签字后报送行政部*处。”

（五）内部审核与修订

操作要点：

审核主体：根据文书类型确定审核人，如通知类由行政部负责人审核，请示类由分管领导审核，制度类需法务部及跨部门会签