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档案管理制度通用范本

一、总则

档案是组织发展历程的真实记录，是业务追溯、决策参考、文化传承的重要载体。一套科学、严谨的档案管理制度，不仅能确保档案资源的完整留存，更能让“死资料”变成“活资产”。本制度以“规范管理、保障安全、促进利用”为核心目标，适用于组织内部形成或接收的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案（含项目、科研、基建等）、人事档案、会计档案、声像档案（照片、录音、录像）及电子档案等。

1.1制定原则

制度设计紧扣四大原则：一是合法合规，严格遵循《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规；二是完整准确，确保档案从形成到归档全流程无遗漏、无失真；三是安全保密，兼顾实体安全与信息安全，对涉密档案实施分级管控；四是便于利用，在保障安全的前提下，优化查阅流程，提升档案服务效能。

二、管理架构与职责分工

档案管理绝非“档案部门一家之事”，需构建“全员参与、分层负责”的管理网络，让每个环节都有明确的责任人。

2.1责任主体

组织高层是档案管理的第一责任主体，需将档案工作纳入年度工作计划，定期听取汇报并协调资源；综合管理部门（或专设档案管理部门）为统筹部门，负责制度制定、业务指导、监督考核；各业务部门为前端责任主体，承担本部门档案的收集、整理与初步归档；专（兼）职档案管理员为执行主体，具体负责档案的集中保管与开发利用。

2.2岗位职责细化

部门负责人：需将档案管理纳入本部门日常管理，督导员工及时完成文件材料收集，对拟归档文件的完整性、准确性签字确认。举个真实例子，某项目部门曾因负责人忽视档案收集，导致项目验收时缺失关键合同，险些影响结算——这足以说明“前端把控”的重要性。

兼职档案员：每个部门需指定1名兼职档案员（可由文书或行政岗兼任），负责本部门文件的日常整理、定期移交。比如每月最后一周，需将已办结的收发文、会议记录等分类整理，填写《档案移交清单》。

专职档案管理员：需持有档案管理职业资格证书（或经专业培训），负责档案的集中验收、著录编目、保管维护，以及数字化加工、利用服务等工作。日常需建立《档案管理台账》，动态更新档案数量、状态及流向。

三、全流程管理规范

从文件材料形成到档案“寿终正寝”（鉴定销毁），需环环相扣、全程留痕，确保每一份档案都有清晰的“生命周期”。

3.1收集环节：应归尽归，颗粒归仓

收集是档案管理的“源头”，常见问题是“重业务轻收集”“重纸质轻电子”。为此需明确：

日常收集：文件材料办理完毕（如收文办结、发文归档、合同签署生效）后，承办人需在5个工作日内将原件（含附件）移交部门兼职档案员；电子文件需同步上传至部门共享云盘，避免“只存本地、丢失无备”。

专项收集：针对项目、会议、活动等专项工作，需在结束后1个月内完成归档。例如，一场大型展会结束后，除了活动总结、媒体报道，还需收集现场照片（需标注时间、地点、人物、事由）、签到表、费用明细等，确保“过程留痕”。

特殊情形：对分散在个人手中的重要资料（如专家评审意见、客户往来函件），部门负责人需督促相关人员限期移交，避免“人走档失”。

3.2整理环节：分类科学，便于检索

整理是将“零散资料”转化为“系统档案”的关键步骤，需统一标准、细化规则：

分类方法：文书档案一般采用“年度-机构（或问题）-保管期限”三级分类法（如202X年-市场部-永久）；科技档案按“项目-阶段-载体”分类（如XX研发项目-试验阶段-图纸）；声像档案按“主题-时间-类型”分类（如年度总结会-202X年XX月-照片）。

编号规则：每份档案需有唯一档号，格式为“全宗号-分类号-年度-保管期限-件号”（例：A01-WS-202X-YJ-001，即A01全宗、文书类、202X年、永久保管、第1件）。

编目要求：需编制《档案目录》，内容包括档号、题名、责任者（制发部门或个人）、日期、页数、备注等。题名需简明准确，避免“文件材料”“资料”等模糊表述（如“202X年市场部季度总结报告”优于“市场部报告”）。

3.3归档环节：限时移交，严格验收

归档是档案从部门管理转向集中管理的“交接关”，需明确时限与验收标准：

时间要求：文书档案一般在次年6月底前完成归档；科技档案在项目竣工验收后3个月内归档；会计档案由财务部门保管1年后移交（未设档案部门的可延长至3年）；声像档案在活动结束后1个月内归档。

验收标准：档案管理员需对移交档案进行“双检”——检查实体是否完整（有无缺页、破损）、内容是否准确（签字盖章是否齐全）、整理是否规范（分类是否正确、档号是否连贯）。不符合要求的，需退回原部门整改并限期重新移交。

3.4保管环节：安全第一，细节制胜

档案保管是“守护历史”的核心工作，需从“硬件”和“软件”两方面下功夫：

库房管理：档案库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防鼠、防