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公司办公设备管理制度

总则

办公设备是支撑公司日常运营的基础工具，小到一台打印机，大到一套专业绘图设备，它们的稳定运行直接关系着团队协作效率与工作成果质量。为规范办公设备全生命周期管理，避免资源浪费，保障员工高效使用，结合公司实际业务需求，特制定本制度。本制度适用于公司全体部门及在职员工（含试用期、兼职人员），涵盖所有由公司出资购置、租赁或接受捐赠的办公设备（具体范围见第二章分类说明）。

制度的核心目标有三：一是通过标准化流程降低设备闲置、损坏率，提升资产利用率；二是明确“谁使用、谁负责”的责任链条，减少因管理模糊导致的纠纷；三是建立从采购到报废的全流程管控机制，为财务核算、成本优化提供数据支撑。

第一章办公设备分类与管理原则

1.1设备分类标准

为便于差异化管理，结合设备价值、使用频率及维护复杂度，将办公设备分为三大类：

第一类：高值核心设备（单台价值≥5000元或需专业操作）：包括但不限于高性能办公电脑（含独立显卡工作站）、彩色激光打印机（A3幅面）、工程绘图仪、视频会议终端（含摄像头、麦克风阵列）、服务器等。此类设备需建立“一机一档”，记录采购时间、供应商、维保合同、使用人变更等关键信息。

第二类：通用常用设备（单台价值500-5000元）：涵盖普通办公电脑（集成显卡）、黑白激光打印机（A4幅面）、扫描仪、碎纸机、投影仪、空气净化器等。这类设备使用场景广、更换频率较高，需重点关注领用登记与日常维护。

第三类：低值易耗设备（单台价值＜500元）：主要指键盘、鼠标、耳机、U盘、移动硬盘（容量≤1TB）、插线板等小型配件。虽单价低，但易丢失、损坏，需通过“以旧换新”机制控制损耗。

1.2管理基本原则

全周期管控：从需求提出到报废处置，每个环节均需留痕，避免“重采购、轻维护”的传统误区。

责任到人：除公共区域设备（如前台打印机）由行政部统一管理外，其余设备实行“使用人责任制”，谁领用谁签字，谁损坏谁担责（自然损耗除外）。

效率优先：设备配置需与岗位需求匹配，例如设计岗需配置高色域显示器，普通行政岗无需过度追求硬件性能，避免资源浪费。

第二章采购与验收管理

2.1需求提报与审批

设备采购需遵循“先申请、后购买”原则。具体流程如下：

（1）使用部门根据实际需求填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、型号、用途、预算（需附3家以上供应商报价单）及必要性说明（如“现有打印机月打印量超负荷，频繁卡纸影响合同盖章”）。

（2）部门负责人初审：重点核查需求真实性（是否与岗位职责匹配）、预算合理性（是否存在高价低配），通过后提交行政部。

（3）行政部复核：结合设备库存（是否有可调配的闲置设备）、历史采购记录（同类设备故障率）提出建议，例如“建议将XX型号电脑调整为XX型号，因前者近半年维修率达30%”。

（4）总经理终审：单笔采购金额超2万元或年累计采购超5万元的，需提交总经理审批；特殊情况下（如紧急项目临时增配），可走“特批流程”，但事后24小时内需补全手续。

2.2采购执行与验收

（1）供应商选择：优先与长期合作、提供3年以上质保的供应商合作；单次采购超1万元的，需签订书面合同，明确交货时间、售后条款（如“7天无理由退换，1年免费上门维修”）。

（2）到货验收：设备送达后，由行政部联合使用部门共同验收。验收内容包括：外观是否完好（如电脑屏幕无划痕）、配件是否齐全（如打印机需检查硒鼓、电源线）、功能是否正常（如测试打印机打印清晰度、扫描件分辨率）。

（3）登记入库：验收合格后，行政部需在2个工作日内完成资产登记（录入公司资产管理系统，生成唯一资产编号），并同步更新《办公设备台账》（含设备名称、编号、规格、使用部门/人、采购金额等信息）。

特别提醒：曾遇到过供应商错发型号的情况，比如申请的是256G固态硬盘电脑，结果发来128G版本。因此验收时一定要核对参数，必要时可让IT部协助检测硬件配置，避免“货不对板”。

第三章日常使用与维护管理

3.1领用与借用规范

（1）领用流程：员工因岗位需求需长期使用设备的，需填写《办公设备领用单》，经部门负责人签字后到行政部领取。领用时需当场检查设备状态（如电脑开机是否正常、屏幕有无坏点），确认无误后签字确认。

（2）借用管理：临时借用（≤3天）公共设备（如投影仪）的，需填写《设备借用登记表》，注明借用时间、归还时间及用途（如“XX会议演示”）；超3天需部门负责人审批。借用期间设备损坏的，借用人需承担维修责任（自然损耗除外）。

（3）离职交接：员工离职或调岗时，需将领用设备归还行政部（或移交至接任者），并由行政部在《离职交接单》上签字确认。曾有同事离职时未归还U盘，导致项目资料丢失，后来通过制度约束，类似问题大幅减少。

3.2操作与维护要求

（1）日常操作规范：

电脑：禁止私自安装非办公软件