合同存档手册模板(3篇).docxVIP

第1篇

一、前言

为规范公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，特制定本手册。本手册适用于公司所有合同档案的归档、保管、查询和销毁等工作。

二、合同存档原则

1.完整性原则：合同档案应包括合同正文、附件、变更协议、补充协议等所有相关文件。

2.准确性原则：合同档案内容应真实、准确，不得篡改、伪造。

3.安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案安全，防止丢失、损坏。

4.保密性原则：合同档案涉及商业秘密的，应采取保密措施，防止泄露。

三、合同存档范围

1.公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同。

2.公司内部各部门、子公司与外部单位签订的各类合同。

3.公司与其他单位签订的各类合作协议、技术合同、租赁合同等。

4.公司内部各部门、子公司之间签订的各类合同。

四、合同存档流程

1.合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关附件报送至合同管理部门。

2.合同管理部门对合同进行审核，确保合同内容完整、准确，符合公司规定。

3.合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并填写《合同存档登记表》。

4.合同管理部门将合同及相关附件归档至合同档案柜，并做好档案标识。

5.合同管理部门定期对合同档案进行整理、归档，确保档案整齐、有序。

五、合同查询与借阅

1.查询：合同管理部门应设立合同查询制度，方便相关人员查询合同信息。

2.借阅：需借阅合同档案的人员，应填写《合同借阅申请表》，经合同管理部门批准后方可借阅。

3.借阅合同档案时，应妥善保管，不得损坏、涂改、泄露。

六、合同销毁

1.合同到期或合同终止后，合同管理部门应将合同及相关附件进行整理。

2.合同管理部门应定期对合同档案进行审查，对无保存价值的合同进行销毁。

3.销毁合同档案时，应采取安全、环保的方式，确保信息安全。

七、附则

1.本手册由公司合同管理部门负责解释。

2.本手册自发布之日起实施。

合同存档登记表

|序号|合同编号|合同名称|签订日期|签订双方|合同类型|附件|状态|备注|

|----|--------|--------|--------|--------|--------|----|----|----|

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|3|||||||||

|...|||||||||

第2篇

一、前言

为了规范公司合同存档工作，确保合同资料的安全、完整和可追溯性，特制定本合同存档手册。本手册适用于公司所有合同文件的存档与管理。

二、存档原则

1.完整性原则：合同存档应包括合同签订、履行、变更、解除、终止等全过程的所有文件。

2.真实性原则：存档的合同文件必须真实、完整、准确。

3.安全性原则：确保存档的合同文件不丢失、不损坏、不被篡改。

4.便捷性原则：存档的合同文件应便于查询、检索和调阅。

三、存档范围

1.合同签订文件：包括合同正本、副本、附件、签字盖章页等。

2.合同履行文件：包括合同履行过程中产生的各类凭证、通知、报告、协议等。

3.合同变更文件：包括合同变更协议、通知、函件等。

4.合同解除文件：包括合同解除协议、通知、函件等。

5.合同终止文件：包括合同终止协议、通知、函件等。

6.合同争议处理文件：包括仲裁、诉讼等相关文件。

7.其他相关文件：包括合同登记表、合同台账、合同归档审批表等。

四、存档流程

1.合同签订：合同签订后，将合同正本、副本、附件、签字盖章页等文件归档。

2.合同履行：合同履行过程中，及时收集并归档相关凭证、通知、报告、协议等文件。

3.合同变更：合同变更后，及时收集并归档合同变更协议、通知、函件等文件。

4.合同解除：合同解除后，及时收集并归档合同解除协议、通知、函件等文件。

5.合同终止：合同终止后，及时收集并归档合同终止协议、通知、函件等文件。

6.合同争议处理：合同争议处理过程中，及时收集并归档仲裁、诉讼等相关文件。

五、存档要求

1.合同文件应按照合同编号、签订日期、合同类别