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人力资源管理档案管理规范

一、适用范围与管理目标

本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织的人力资源档案管理工作，覆盖在职员工、离职员工、应聘者及退休人员的人事档案管理场景。旨在通过标准化流程保证档案的完整性、安全性、合规性，为人力资源决策（如晋升、调岗、劳动纠纷处理）提供可靠依据，同时规避因档案管理不当引发的法律风险与信息泄露问题。

二、档案管理核心内容

人力资源档案是指记录员工个人基本信息、职业经历、劳动关系及企业履职情况的历史资料，按管理对象可分为以下四类：

在职员工档案：含入职材料、劳动合同、异动记录、培训记录、绩效考核、奖惩材料、社保公积金缴纳记录等；

离职员工档案：含离职申请、离职交接清单、解除/终止劳动合同证明、薪资结算单等；

应聘者档案：含简历、身份证复印件、学历学位证明、背景调查报告、录用通知书等（未录用者保存1年后销毁）；

退休人员档案：含退休申请、退休审批表、养老金核算材料、离职后相关证明等（永久保存）。

三、档案管理全流程操作步骤

（一）档案建立：从入职到归档的初始管理

操作主体：人力资源专员、用人部门负责人

步骤说明：

入职材料收集：员工入职当日，人力资源专员需发放《档案材料清单》（见附件1），要求员工3个工作日内提交以下材料（原件核对，复印件归档）：

身份证、学历学位证书、职业资格证书复印件；

劳动合同签订表（一式两份，双方签字盖章）；

离职证明（针对有工作经验者，需原单位盖章）；

体检合格报告（近3个月内）；

一寸免冠照片（2张，用于档案封面）。

材料审核与分类：人力资源专员核对材料完整性，保证无缺页、涂改；按“基本信息类”“合同类”“异动类”等类别分类，标注档案编号（规则：公司简称-入职年份-部门代码-流水号，如“ABC202301HR001”）。

档案封装与登记：使用统一档案袋（规格：A4纸大小），封面标注“档案编号、员工姓名、部门、入职日期、建档人”；填写《员工档案目录表》（见附件2），详细记录材料名称、份数、页数、归档日期，一式两份（一份存档，一份交员工确认）。

部门交接与归档：档案封装后，由人力资源专员与用人部门负责人共同签字确认，移交至档案管理室（或指定责任人），并在《档案交接登记表》（见附件3）中记录交接时间、交接人、接收人。

（二）日常维护：动态更新与状态跟踪

操作主体：人力资源专员、档案管理员

步骤说明：

材料及时补充：员工发生异动（如晋升、调岗、培训、奖惩）时，用人部门需在事件发生后5个工作日内，将相关证明材料（如晋升通知、培训结业证书、奖惩决定）提交人力资源专员；专员核对无误后，3个工作日内归入档案，更新《员工档案目录表》。

档案状态更新：员工离职/退休时，人力资源专员需在办理手续当日，在档案封面标注“离职/退休日期”，并在《档案状态变更登记表》（见附件4）中记录变更原因、日期、经办人；同时将离职档案单独存放，标注“待销毁”或“永久保存”标识。

定期检查与核对：档案管理员每季度对档案进行一次全面检查，重点核对档案袋密封性、目录与材料一致性、电子档案与纸质档案同步性；检查结果形成《档案季度检查报告》，由人力资源部负责人签字存档。

（三）档案利用：规范借阅与查阅流程

操作主体：人力资源专员、档案管理员、需求部门

步骤说明：

借阅申请审批：

内部借阅：因工作需要（如员工晋升考核、劳动纠纷处理），需求部门填写《档案借阅申请表》（见附件5），注明借阅人、档案编号、借阅用途、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人、人力资源部负责人签字审批后，方可借阅；

外部查阅：司法机关、审计部门等外部机构查阅档案，需持单位介绍信、工作人员身份证及有效证明文件，经公司分管领导审批后，由档案管理员全程陪同查阅，查阅结果需加盖公司公章。

借阅与归还管理：

档案管理员核对审批通过后的《档案借阅申请表》，与借阅人当面点明档案材料数量，双方签字确认；

借阅期间，档案严禁涂改、抽取、损毁，不得转借；归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后收回，并在《档案借阅登记表》（见附件6）中记录归还日期、借阅人签字。

电子档案查阅：企业已建立电子档案系统的，员工可通过内部系统查询本人基本信息（含合同、社保等），但需通过权限验证（如工号+密码）；涉密材料（如背景调查报告）仅限人力资源专员及指定负责人查阅，系统自动记录查阅日志。

（四）档案保管与销毁：全生命周期闭环管理

操作主体：档案管理员、人力资源部负责人、行政部

步骤说明：

保管要求：

纸质档案：存放于专用档案柜（防火、防潮、防虫），档案室温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；档案柜双人双锁，钥匙由档案管理员、人力资源部负责人分别保管；

电子档案：定期备份（每日增量备份+每周全量备份），存储于加密服务器，服务器权限仅限IT管理员及档案管理员访问。

保