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会议记录及执行总结报告模板

一、适用场景与价值

二、从会前到执行：全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如项目进度同步、资源协调、决策制定等），避免议题发散。

梳理会议议程：根据目的列出讨论要点、时间分配及预期成果，提前1-2天同步给参会人员，保证各方有准备。

准备基础信息：预设会议名称、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人等基础信息，提前测试线上会议工具（如有）。

（二）会中记录：聚焦关键与共识

记录基本信息：实时填写参会人员（含主责人、列席人）、缺席人员及原因，保证信息完整。

跟踪讨论过程：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点关注不同观点的碰撞、争议焦点及最终共识，避免冗余表述，提炼核心结论。

明确决议与行动项：对会议达成的决议，需清晰记录“具体事项”“负责人”“计划完成时间”“所需资源”；对未解决的问题，记录“待跟进方向”及“下次会议需明确的内容”。

（三）会后整理：规范输出与分发

24小时内完成初稿：根据会中记录整理会议纪要，保证决议事项、行动项准确无误，语言简洁、逻辑清晰。

审核与确认：初稿完成后，提交主持人审核；涉及跨部门行动项的，需同步给相关负责人确认，避免责任模糊。

正式分发与存档：审核通过后，在1个工作日内通过企业协作平台（如钉钉、企业）发送给所有参会人员及相关方，并按公司规定归档（电子/纸质）。

（四）执行跟踪：闭环管理促落地

建立执行台账：根据会议纪要中的行动项，填写“执行总结报告”，实时更新“实际完成时间”“执行结果”“遇到的问题及解决方案”。

定期复盘：对未按期完成的事项，需在下次会议前说明原因（如资源不足、外部依赖等），并提出调整计划；对已完成的行动项，评估是否达成预期目标，总结经验教训。

形成闭环：执行完成后，将结果反馈给发起人及相关方，保证每个决议事项“有记录、有跟踪、有结果、有反馈”。

三、核心工具：会议记录与执行总结模板

（一）会议记录模板

会议基本信息

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

例：会议室/线上会议（腾讯会议号X）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主责人：总监、主管；列席人：专员、工程师（共X人）

缺席人员及原因

*专员（因出差，已同步会议资料）

会议议程

1.项目A进度汇报；2.跨部门资源协调问题讨论；3.Q4目标调整决策

会议内容与决议

议题一：项目A进度汇报

发言人：*主管内容：目前完成整体进度的70%，其中模块B因供应链延迟，较计划滞后3天。共识：需协调采购部优先解决模块B的物料问题。

议题二：跨部门资源协调

发言人：专员问题：设计部人力紧张，导致宣传物料制作延迟2天。决议：设计部抽调1名设计师支持，本周五前完成初稿，专员对接确认。

议题三：Q4目标调整决策

发言人：总监讨论：根据市场反馈，原定Q4销售额目标需上调10%。决议：同意目标调整，销售部经理牵头制定新方案，下周一前提交。

行动项清单

序号

具体事项

1

协调采购部解决模块B物料延迟问题

2

设计部完成宣传物料初稿，*专员确认

3

销售部提交Q4目标调整方案

（二）执行总结报告模板

执行基本信息

会议名称

例：项目Q3进度推进会（对应会议纪要编号：X-2023）

报告周期

年月日至年月日

报告人

*助理

相关决议事项

共3项（详见会议纪要行动项清单）

执行情况跟踪

序号

决议事项

1

协调采购部解决模块B物料延迟问题

2

设计部完成宣传物料初稿，*专员确认

3

销售部提交Q4目标调整方案

经验与改进建议

本周期执行亮点

1.采购部响应迅速，物料问题提前解决，保障项目进度；2.设计部与*专员沟通高效，初稿质量达标。

存在问题

1.跨部门数据协同存在延迟（如市场部竞品数据），影响方案提交时效；2.行动项“所需资源”未提前明确，导致部分环节需临时协调。

改进建议

1.建立“跨部门数据提报清单”，明确数据提报负责人及时限；2.会前需细化行动项“所需资源”，提前同步给相关部门。

四、提升效率的注意事项

记录“抓重点”：避免逐字记录，聚焦讨论结论、决议事项、行动项等关键信息，保证后续执行有据可依。

责任“无死角”：每个行动项必须明确唯一负责人，避免多人负责导致推诿；完成时间需具体到“日期/时间节点”，而非“尽快”“尽快完成”。

跟踪“常态化”：执行过程中需主动跟进，而非等待负责人反馈；对延期事项，提前预警并协助解决，避免问题堆积。

保密“严把控”：会议记录涉及敏感信息（如未公开决策、人员调整等）时，需限定传阅范围，按公司保密规定执行。

复盘“真有效”：执行总结不仅记录结果，更要提炼经验教训（如成功做法、待改进流程），形成标准化动作，避免重复犯错。