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企业合同档案管理工具模板

一、工具应用场景与价值

在企业运营中，合同档案是规范业务往来、明确权责利、防范法律风险的核心载体。本工具适用于各类企业（尤其是中小型企业）的法务部门、行政部或业务部门，用于解决合同分散存储、查找效率低、关键节点遗漏（如续签、付款）、版本混乱等问题。通过标准化管理，可实现合同全生命周期可追溯，提升合规性，降低沟通成本，并为决策提供数据支撑（如合同类型分布、履约率分析等）。

二、详细操作流程指南

步骤1：合同信息收集与初步审核

责任主体：业务经办人、法务专员

操作说明：

业务经办人*在合同签订前，收集合作方主体资格资料（如营业执照复印件、授权委托书等），保证对方具备履约能力；

法务专员*对合同条款进行合规性审核，重点检查标的、金额、履行期限、违约责任等关键内容，形成《合同审核意见表》（可附于合同档案后）；

审核通过后，确定合同正本、副本份数及签字盖章页要求。

输出成果：完整合同文本、合作方资质文件、《合同审核意见表》。

步骤2：合同档案信息录入与编号

责任主体：档案管理员*

操作说明：

档案管理员*根据合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同等）建立分类规则（可按部门、合同性质、年份等维度分类）；

为每份合同分配唯一编号，编号规则建议为“年份-部门代码-合同类型序号”（示例：2024-FW-001，代表2024年服务类第1号合同）；

在《合同档案信息表》（见模板部分）中录入合同基本信息，包括合同编号、名称、签订双方、签订日期、金额、履行期限、核心条款摘要、关联项目/订单号等。

输出成果：带唯一编号的合同档案、《合同档案信息表》（电子版+纸质版）。

步骤3：合同分类归档与存储

责任主体：档案管理员*

操作说明：

电子归档：将合同扫描件（PDF格式，保证清晰可辨，包含签字盖章页）、审核文件、附件等整理至指定电子文件夹，按编号命名（如“2024-FW-001-合同.pdf”），同步备份至企业云盘或加密存储系统；

纸质归档：合同正本按编号顺序存入专用档案盒，标注“合同编号+合同名称+归档日期”；副本可按部门分类存放，便于日常查阅；

特殊合同（如不动产抵押合同、知识产权合同）需单独存放，并采取防火、防潮措施。

输出成果：有序存储的电子/纸质合同档案、归档目录清单。

步骤4：合同履行跟踪与动态更新

责任主体：业务经办人、档案管理员

操作说明：

业务经办人*根据合同履行节点（如付款时间、交付期限、验收节点），在《合同档案信息表》中记录履行进度，相关凭证（如验收单、付款记录）；

档案管理员每月核对即将到期合同（提前1-3个月），通过系统提醒或邮件通知业务部门及法务专员，跟进续签或终止事宜；

若合同发生变更（如金额、履行期限调整），需签订《补充协议》，并作为附件归入原合同档案，同时更新《合同档案信息表》中的关键信息。

输出成果：动态更新的《合同档案信息表》、履行记录、补充协议。

步骤5：合同借阅与归还管理

责任主体：借阅人、档案管理员

操作说明：

借阅人因工作需要查阅合同，需填写《合同借阅申请表》，注明借阅原因、合同编号、借阅期限（最长不超过5个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员*；

档案管理员核对申请表信息，提供合同复印件（涉密合同需经法务总监审批，仅限查阅原件并全程监督）；

借阅人按时归还，档案管理员检查合同完整性，记录借阅归还时间；若需续借，需重新申请。

输出成果：《合同借阅申请表》、借阅归还记录。

步骤6：合同到期处置与档案销毁

责任主体：法务专员、档案管理员

操作说明：

合同履行完毕或终止后，法务专员*确认无未决纠纷，出具《合同处置意见》；

保管期限届满（如普通合同保管期限为合同终止后5年，特殊合同按法律规定执行）的合同，由档案管理员编制《档案销毁清单》，经行政负责人、法务专员*审核后，由两人以上共同监销，并记录销毁过程；

电子档案需彻底删除备份，保证无法恢复。

输出成果：《合同处置意见》、《档案销毁清单》、销毁记录。

三、合同档案信息表模板

字段类别

字段名称

填写说明

示例

基本信息

合同编号

按规则唯一编制（如“2024-FW-001”）

2024-FW-001

合同名称

与合同文本一致

《项目软件开发服务合同》

签订双方

甲方（我方）、乙方（合作方）全称

甲方：科技有限公司；乙方：YY信息技术有限公司

签订日期

合同生效日期

2024-03-15

合同金额（元）

含税/不含税金额，币种

含税：500,000

履行期限

起始日期至终止日期

2024-04-01至2024-09-30

合同内容摘要

标的物/服务内容

简述合同核心内容

为甲方提供系统开发及运维服务

核心条款摘要

如付款方式（分期/一次性）、验收标准、违约责任等

付款方式：分三期，验收后付90%

关联项目/订单号

若合同与具体项目/订单关