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技术文档编写模板规范统一版

一、引言

为统一技术文档的编写标准，保证文档内容的一致性、可读性和实用性，特制定本规范。本规范适用于各类技术文档的编写流程，旨在通过标准化模板和操作步骤，提升文档质量，降低沟通成本，为产品研发、系统运维、接口对接等工作提供可靠支持。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于公司内部所有技术类文档的编写，包括但不限于：

产品功能说明书

系统架构设计文档

接口文档（API/SDK）

运维手册

测试报告

故障排查指南

（二）典型应用场景

新产品上线：需编写产品功能说明书、用户操作手册，辅助用户理解和使用产品功能。

系统升级迭代：需更新系统架构设计文档、接口文档，保证研发团队和运维团队同步变更内容。

跨团队协作：需提供标准化接口文档、数据字典，减少前后端、测试等团队间的理解偏差。

知识沉淀：需将故障处理经验、运维流程整理为故障排查指南、运维手册，便于团队传承和新人培训。

三、技术文档编写操作步骤

（一）准备阶段：明确需求与资料收集

需求分析

与需求方（产品经理、研发负责人等）沟通，明确文档的目标读者（如开发人员、运维人员、终端用户）、核心内容和交付时间。

输出：《文档需求确认表》（含文档目标、范围、读者、关键模块等）。

资料收集与整理

收集与文档相关的技术资料，包括产品原型、设计图纸、接口定义、测试用例、历史版本文档等。

对资料进行分类整理，标注关键信息（如版本号、修改时间、负责人），保证资料的准确性和时效性。

模板选择与适配

根据文档类型（如接口文档、架构文档）从公司文档库中选择对应的标准模板（参考第四部分“模板表格”）。

根据需求调整模板结构（如增删章节、修改表格字段），保证模板与实际需求匹配。

（二）编写阶段：内容填充与结构优化

文档结构搭建

按照模板框架搭建文档结构，通常包含以下核心章节（可根据文档类型调整）：

封面（文档名称、版本号、编写人、审核人、发布日期）

目录（自动，含页码）

引言（文档目的、适用范围、读者对象、术语说明）

（核心功能/模块描述、技术原理、操作步骤、参数说明等）

附录（图表清单、术语表、常见问题等）

版本历史（记录版本变更信息）

内容编写规范

术语统一：使用公司《技术术语词典》中的标准术语，避免混用（如统一使用“接口”而非“API/接口”）。

逻辑清晰：内容按“总-分”结构组织，先概述整体再分模块详细说明，保证层次分明。

图文结合：复杂流程、架构图需使用图表辅助说明（如流程图、时序图、架构图），图表需有编号和标题（如图1-1系统架构图），并在中引用（如“如图1-1所示”）。

示例完整：接口文档、操作手册需提供完整示例（如请求参数示例、返回结果示例、操作步骤截图），示例需包含正常场景和异常场景。

格式标准化

字体：标题使用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号），使用宋体五号，英文和数字使用TimesNewRoman。

段落：首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距0.5行。

编号：章节编号采用“1-1-1”格式（如“1引言”→“1.1文档目的”→“1.1.1目标描述”），图表编号按章节独立编号（如图1-1、表2-3）。

（三）审核阶段：校对与优化

自检

编写人完成初稿后，需对照以下清单进行自检：

内容是否完整覆盖需求？

术语、格式是否符合规范？

图表、示例是否准确无误？

是否存在错别字、语病等低级错误？

修改完成后，提交至交叉审核。

交叉审核

邀请1-2名相关领域同事（如研发工程师、运维工程师）进行审核，重点关注：

技术内容的准确性（如接口参数、系统逻辑）；

操作步骤的可执行性（如用户手册中的步骤是否清晰）；

表述的易懂性（如非专业读者是否能理解）。

审核人需在《文档审核意见表》中填写修改意见，编写人根据意见逐条修改并反馈。

终审

由部门负责人或指定专家进行终审，重点审核：

文档是否符合公司规范和行业标准？

是否满足需求方的核心目标？

版本信息、人员信息是否准确？

终审通过后，方可进入发布阶段。

（四）发布与维护阶段：归档与更新

版本发布

终审通过后，按公司文档管理流程将文档发布至文档管理系统（如Confluence、SharePoint），填写发布信息（版本号、发布日期、访问权限）。

通知相关团队（如研发、产品、运维）文档已发布，并提供访问（需符合公司信息安全规定）。

文档更新

当产品功能、系统架构等内容发生变更时，需及时更新文档，更新流程

触发变更：由需求方提交《文档变更申请》，说明变更原因和内容。

修订文档：编写人根据申请修订文档，版本号递增（如V1.1→V1.2）。

重新审核：更新后的文档需重新经过交叉审核和终审。

发布归档：更新后重新发布至文档管理系统，同步更新版本历史。

反馈收集

定期（如每季度）收集文档使用者（如开发人员、