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办公室行政文书写作规范及范例汇编

前言

在现代办公环境中，行政文书作为信息传递、事务协调、决策依据的重要载体，其写作质量直接关系到工作效率与单位形象。一份规范、得体、高效的行政文书，不仅能够准确传达意图，更能体现办公室人员的专业素养与职业能力。本汇编旨在梳理办公室常用行政文书的写作规范，提供具有实操性的范例参考，以期为同仁们提升文书写作水平提供助力。汇编内容力求简洁实用，突出规范性与指导性，望使用者结合实际工作灵活运用，不断总结提升。

第一部分行政文书写作基本原则

行政文书写作不同于文学创作，它以实用为首要目的，因此需遵循以下基本原则：

一、准确原则

准确是行政文书的生命线。内容必须真实可靠，数据务必核实无误，观点应清晰明确，避免含糊其辞或产生歧义。用词造句需精准恰当，符合汉语语法规范，确保信息传递的唯一性和正确性。例如，在涉及时间、地点、人物、事件等关键要素时，必须做到精准无差。

二、简洁原则

办公事务繁杂，文书应力求言简意赅，用最少的文字表达最核心的内容。避免堆砌辞藻、空话套话，去除不必要的修饰和冗余信息。结构上开门见山，直奔主题，让读者能够快速抓住重点，提高阅读和处理效率。

三、规范原则

行政文书有其特定的格式要求和行文规范。从标题、编号、主送机关、正文、附件到落款、日期等，均需按照相关规定或惯例进行撰写。使用规范的书面语言，避免口语化、随意化表达。对于特定文种，如请示、报告、函等，其行文语气和结构安排也需符合各自特点。

四、得体原则

根据行文对象的不同（上级、下级、平级或不相隶属单位），选择恰当的语气、措辞和表达方式。对上级机关应谦逊尊重，对下级单位应明确具体，对平级单位应友好协商。同时，要考虑文书的场合和目的，确保表达得体，符合职场礼仪。

五、高效原则

文书写作应服务于工作效率的提升。在内容组织上，逻辑清晰，条理分明，便于读者理解和执行。在流程上，及时起草、流转和反馈，避免延误工作。

第二部分通用写作要求

一、主题明确

每篇文书都应有一个清晰、集中的主题。所有内容都应围绕主题展开，避免偏离中心，确保文书的目的性和针对性。

二、结构清晰

合理安排文书结构，通常包括开头、主体、结尾三部分。开头简明扼要地说明发文缘由或目的；主体部分详细阐述具体事项、事实、理由或要求；结尾则根据文种需要提出希望、请求或作出总结。段落之间过渡自然，逻辑严密。

三、语言规范

1.用词准确：选用含义明确、外延清晰的词语，避免使用模棱两可、易生歧义的词汇。专业术语的使用应规范统一。

2.表述简洁：避免不必要的重复和繁琐的修饰，力求用精炼的语言表达完整的意思。

3.语气得体：根据行文目的和对象，恰当使用陈述句、祈使句、疑问句等句式，语气应庄重、平实、礼貌。

4.语法正确：句子成分完整，搭配恰当，语序合理，标点符号使用规范。

四、逻辑严密

文书内容的组织应符合逻辑规律，观点与材料统一，论据充分，论证合理。无论是说明情况、阐述理由还是提出要求，都应层次分明，条理清晰，具有说服力。

五、格式规范

遵循本单位或行业通用的文书格式标准。包括：

*标题：简明扼要，准确概括文书核心内容。

*编号：按照单位公文管理规定进行编号，便于查阅和归档。

*主送机关/称谓：明确文书的送达对象或受众。

*正文：按照前述结构要求组织内容。

*附件：如有需要，注明附件名称和数量。

*发文机关/落款：写明发文单位或部门名称。

*日期：标注成文日期，通常为年、月、日全称。

六、校对严谨

文书完成后，务必进行认真校对。检查内容是否准确、完整，结构是否清晰，语言是否规范，有无错别字、语病及标点符号使用错误，格式是否符合要求等。重要文书应进行多次校对或交叉校对，确保无误后方可发出。

第三部分常用行政文书范例汇编

一、通知

概念与适用范围：通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等的常用公文。

写作要点：

*标题：通常为“关于+事由+的通知”。

*主送机关：明确需要知晓或执行的单位/部门/人员。

*正文：

*开头：说明发文缘由、依据或目的。

*主体：清晰列出通知事项、具体要求、时间、地点、责任人等要素。

*结尾：可提出希望或要求，或使用“特此通知”作结。

*落款与日期。

范例：

关于召开月度工作例会的通知

各部门、各科室：

为及时总结上月工作情况，部署本月重点任务，加强各部门间的沟通协作，经研究决定，召开月度工作例会。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：XXXX年X月X日（星期X）上午X时X分

二、会议地点：公司X楼会议室

三、参会人员：公司领导、各部门/科室负责人

四