财务报销审批流程与规范表.docVIP

适用范围与场景

操作流程详解

一、报销申请发起

准备阶段：报销人整理因公产生的相关支出凭证，保证费用真实、用途合理，并对照公司费用标准初步判断报销金额是否符合规定。

填写申请：通过公司财务系统或使用标准化电子/纸质《费用报销单》，逐项填写基本信息，包括报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“市场推广费”“行政办公费”等），并简要说明费用事由。

二、费用明细填报

分类列支：按费用类型（如差旅费、办公费、招待费等）分项填写，每项费用需注明具体金额、发生日期、地点及关联业务背景。例如差旅费需注明出差事由、起止时间、交通工具等；办公费需注明物品名称、数量、单价等。

金额核对：保证各项金额计算准确，小写合计与大写金额一致，无涂改或遗漏。

三、合规票据

票据整理：将与费用对应的合规票据（如合规凭证、付款凭证等）按顺序整理，保证票据信息完整（含抬头发票、金额、日期、业务内容等）、清晰可辨，无破损或涂改。

附件粘贴：将票据整齐粘贴在《费用报销单》的“附件”页，并在报销单上注明附件总数量，方便审核人核对。

四、部门负责人初审

提交审核：报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至直接部门负责人（*）处，说明费用背景及合理性。

内容确认：部门负责人重点审核费用是否与部门业务相关、是否符合预算安排、报销标准是否合规（如差住宿标准、招待费限额等），确认无误后签字并注明审核日期。

五、财务部门复核

合规性检查：财务专员（*）接收报销材料后，重点检查票据合规性（如真伪、抬头是否为公司全称、是否有税务专用章等）、金额计算准确性、审批流程完整性（部门负责人签字是否齐全）。

预算核对：对于涉及项目预算的费用，需在财务系统中核对预算余额，保证报销金额未超预算；若超预算，需额外提交《预算调整申请表》并经相关领导审批。

问题反馈：若发觉材料不全或不符合要求，财务专员需在1个工作日内退回报销人并注明修改意见；审核通过后，签字确认并流转至下一环节。

六、分级审批

根据公司《费用审批权限管理办法》，按报销金额分级提交审批：

小额报销（如金额≤5000元）：由财务负责人（*）最终审批，确认后签字。

大额报销（如金额＞5000元）：在财务负责人审批后，提交至分管副总（）审批；若金额超过部门年度预算10%，需提交至总经理（）最终审批。

审批人需重点关注费用必要性、合理性及是否符合公司战略导向，审批时限不超过2个工作日。

七、报销发放

财务支付：审批完成后，财务专员在3个工作日内通过银行转账或备用金方式向报销人支付款项，并在报销单上标注“已支付”及支付日期。

凭证归档：报销单、票据等原始凭证由财务部门统一编号、存档，保存期限符合公司财务管理制度要求。

规范模板示例

费用报销单

报销单号：

报销日期：

年月日

报销人姓名

*

所属部门

费用归属项目

□日常办公□差旅□招待□采购□其他：______

预算科目

费用明细表

序号

费用类型

发生日期

金额（元）

事由简述

地点/关联业务

1

差旅费

2023-10-01

1,200.00

出差参加行业会议

北京

2

办公费

2023-10-05

350.00

采购打印纸、笔等办公用品

公司办公室

3

业务招待费

2023-10-10

680.00

接待合作单位洽谈人员

公司餐厅

…

…

…

…

…

…

合计（小写）

￥______

合计（大写）

_________________________

审批流程

审核环节

审核人

审核意见

签字

日期

部门负责人

*

财务复核

*

财务负责人

*

分管副总

*

总经理

*

附件清单

序号

附件名称

数量

备注（如票据类型）

1

差旅费凭证

3

交通票据、住宿票据等

2

办公采购清单

1

供应商盖章的明细单

3

招待费说明

1

接待对象、事由说明

备注：

本报销费用已确认与公司业务相关，符合费用标准；

如有特殊情况需说明：_________________________

使用要点提示

时限要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需提前向财务部门说明原因，经批准后可适当延长，最长不超过30天。

票据规范：票据需为合法合规凭证，抬头全称必须为公司法定名称，不得使用个人名义或简称；票据内容需与报销事由一致，避免“办公用品”等笼统描述，需注明具体物品或服务名称。

审批权限：严格按照金额分级审批，不得越级或简化流程；若审批人外出，可由其指定授权人代为审批，需提前在财务部门备案。

信息准确：报销人需保证填写信息真实无误，若因虚假信息导致财务损失，将追究相关人员责任；联系方式变更需及时更新至财务系统，避免影响报销进度。

特殊情况处理：对于紧急费用（如突发维修、应急采购等），可先通过电话向部门负责人及财务部门报备，先行处理后补齐报销手续，保证业务不延误。