企业采购管理流程与标准.docVIP

企业采购管理流程与标准工具模板

一、适用范围与业务场景

本工具模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购管理，涵盖办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务外包采购等场景。涉及需求部门（如行政部、生产部、项目部）、采购部门、财务部门、仓储部门等多角色协同，旨在规范采购行为、控制成本、防范风险，保证采购活动合规、高效、透明。

二、采购全流程操作指引

步骤1：需求发起与提报

责任主体：需求部门（如行政部、生产部）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如新增办公设备、生产原料补库、项目服务外包等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

输出文件：《采购需求申请表》（需部门负责人签字版）

步骤2：需求审核与预算确认

责任主体：采购部门、财务部门

操作内容：

采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购内容的技术参数、市场行情、预算合理性进行初步审核，重点核查是否存在重复采购、超预算采购等情况。

财务部门对预算金额进行复核，确认是否在年度/季度预算额度内；如需调整预算，需按企业预算管理流程报批。

审核通过后，采购部门根据采购金额及物品类型，确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）。

输出文件：《采购需求审核意见表》（采购部、财务部签字确认）

步骤3：供应商寻源与选择

责任主体：采购部门

操作内容：

供应商信息收集：通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道，筛选符合资质的供应商，要求供应商提供营业执照、相关行业许可证、产品合格证明、过往合作业绩等资料。

供应商评估：采购部门组织技术、质量等部门对供应商进行综合评估（评估维度包括：价格、质量、交付能力、售后服务、企业信誉等），形成《供应商评估报告》。

采购方式执行：

公开招标：达到招标金额标准的采购项目，需通过指定平台发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商。

询比价：小额或标准化物品采购，需向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量后确定供应商。

单一来源采购：仅有一家供应商可满足特殊技术要求或因紧急情况需快速采购时，经采购负责人及总经理审批后执行。

输出文件：《供应商评估报告》《询比价记录表》《招标结果公示》

步骤4：采购合同签订

责任主体：采购部门、法务部门（如需）、需求部门

操作内容：

采购部门与选定的供应商就采购价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款进行谈判，达成一致后拟定《采购合同》。

法务部门（或企业指定授权人）对合同条款的合规性、法律风险进行审核，重点核查标的物描述、权利义务、争议解决方式等内容。

审核通过后，由采购负责人、法定代表人（或授权代表）签字盖章，供应商签字盖章后生效。

输出文件：《采购合同》（正本双方各执一份，副本抄送财务部、需求部门）

步骤5：订单下达与执行跟踪

责任主体：采购部门

操作内容：

采购部门根据生效的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品名称、数量、交付地址、交付时间、联系人等信息。

采购专员定期跟踪供应商生产/备货进度，协调解决交付过程中的问题（如物流延迟、数量调整等），保证按时交付。

输出文件：《采购订单》《交付进度跟踪记录》

步骤6：验收入库

责任主体：需求部门、仓储部门、质量部门（如需）

操作内容：

数量验收：供应商交付物品后，需求部门与仓储部门共同核对物品数量、外包装是否完好，与《采购订单》是否一致。

质量验收：

标准化物品（如办公用品）：需求部门检查型号、规格是否匹配。

生产原料、设备等：质量部门或第三方检测机构需出具《质量检验报告》，确认是否符合技术标准及合同约定。

入库管理：验收合格后，仓储部门填写《入库单》，登记库存台账；如验收不合格，需当场拒收并出具《不合格品通知单》，采购部门及时与供应商协商退换货或索赔事宜。

输出文件：《入库单》《质量检验报告》《不合格品通知单》（如适用）

步骤7：付款结算

责任主体：财务部门、采购部门

操作内容：

供应商根据《采购合同》约定开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），提交至采购部门。

采购部门核对发票信息与合同、入库单、订单是否一致（“三单匹配”），确认无误后填写《付款申请单》，附相关凭证提交财务部门。

财务部门审核无误后，按企业付款流程安排付款（如银行转账、承兑汇票等），并保留付款凭证。

输出文件：《发票》《付款申请单》《付款凭证》

步骤8：采购档案归档

责任主体：采购部门、档案管理部门

操作内容：

采购部门将《采购需求申请表》《合同》《订单》《入库单》《付款凭证》《评估报告》等资料整理成册，按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于5年（根据企业档案管理规定执行）。

输出文