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文档审核与审批流程标准化工具

一、适用业务场景与价值

在企业或组织运营中，各类正式文档（如管理制度、合同协议、项目方案、费用申请、人事任免等）需经过规范审核与审批，以保证内容合规、权责清晰、流程高效。本工具适用于以下场景：

制度发布：企业内部规章、管理流程等正式文件的生效审批；

业务合作：外部合同、合作协议的法律风险与业务条款审核；

项目管理：项目立项计划、预算方案、结题报告的跨部门评审；

人事管理：员工招聘录用、岗位调整、奖惩决定的流程化审批；

行政事务：固定资产采购、费用报销、印章使用等申请的合规性核查。

通过标准化工具，可统一审核标准、缩短审批周期、明确责任节点，避免因流程不清晰导致的文档延误或风险遗漏，提升组织运营效率。

二、标准化操作流程指引

第一步：发起申请与材料准备

操作主体：文档发起人（如部门负责人、项目负责人、业务经办人）。

操作内容：

确认文档类型及适用审批流程，根据《文档分类审批权限表》（见模板1）判断需参与的审核/审批角色；

完成文档初稿，保证内容完整（如合同需包含甲乙双方信息、标的、权利义务等；制度需包含目的、适用范围、职责、具体条款等）；

准备附件材料（如法律意见书、预算明细表、会议纪要等），与主文档一并提交。

输出物：《文档审批申请表》（见模板2）、文档初稿及附件电子版（命名格式：“文档类型-名称-发起部门-日期”）。

第二步：部门初审

操作主体：发起人所在部门负责人（或指定初审人）。

操作内容：

接收申请后，1个工作日内完成文档内容完整性核查，重点检查是否符合部门业务需求、数据是否准确、格式是否规范；

对文档内容提出初步修改意见（如需修改，明确修改点及反馈时限），并在《文档审批申请表》“部门初审意见”栏签字确认；

初审通过后，将材料流转至下一环节（如跨部门会签或终审）。

时限要求：不超过1个工作日，遇特殊情况需提前与发起人沟通。

第三步：跨部门会签（如涉及）

操作主体：相关业务部门（如法务部、财务部、人力资源部等）负责人。

触发条件：文档内容涉及其他部门职责或利益（如合同需法务部审核法律风险，费用申请需财务部审核预算）。

操作内容：

接到流转文档后，根据部门职责进行专项审核（法务部重点核查条款合规性、违约责任；财务部重点核查预算匹配、报销标准等）；

在《文档审批申请表》“相关部门会签意见”栏填写审核结论（“同意”“同意但需修改”“不同意”及具体理由），并签字确认；

若有部门提出“不同意”或重大修改意见，发起人需协调沟通达成一致后，方可继续流转。

时限要求：每个部门不超过2个工作日，总时限不超过3个工作日。

第四步：终审与决策

操作主体：分管领导/总经理/决策委员会（根据文档重要性及权限表确定）。

操作内容：

综合初审及会签意见，对文档的合规性、可行性、战略匹配度进行最终审核；

在《文档审批申请表》“终审意见”栏签署决策结果：“批准”（同意生效）、“批准但需修改”（修改后生效）、“否决”（终止流程并说明理由）；

若“批准但需修改”，发起人需根据意见完成修订，重新提交终审人确认后方可生效。

时限要求：不超过2个工作日（重大决策可延长至3个工作日，需提前告知发起人）。

第五步：结果通知与归档

操作主体：发起人或行政部/档案室。

操作内容：

终审通过后，1个工作日内通过OA系统、邮件或书面形式通知发起人及相关部门，明确文档生效日期；

发起人将最终版文档（含审批痕迹的PDF版及可编辑版）提交至行政部/档案室归档，按“文档类型-年度-编号”规则分类存储；

若流程终止（终审否决），通知发起人并说明原因，相关材料存档备查。

三、核心工具模板清单

模板1：文档分类审批权限表

文档类型

适用场景

初审人

会签部门

终审人

管理制度类

公司层面规章、流程文件

发起部门负责人

人力资源部、法务部

分管副总经理

合同协议类

外部合作合同、服务协议

业务部门负责人

法务部、财务部

总经理

项目方案类

立项报告、预算方案、结题报告

项目负责人

财务部、相关业务部门

分管项目副总经理

人事任免类

岗位调整、奖惩决定、录用通知

人力资源部负责人

相关业务部门

总经理

费用申请类

预算外支出、大额报销

部门负责人

财务部

分管财务副总经理

模板2：文档审批申请表

文档基本信息

内容

文档名称

文档编号

（由行政部按规则填写）

发起部门

发起人

联系方式

文档类型

□制度类□合同类□项目类□人事类□其他

拟生效日期

附件清单

1.

2.

审核流程

部门初审意见

□同意□同意但需修改（修改说明：）初审人签字：________日期：______

相关部门会签意见

（按部门逐栏填写）法务部：□同意□同意但需修改□不同意（理由：________）签字：______日期：______财务部：□同意□同意但需修改□不