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公司采购管理标准操作程序指导书

一、适用范围与启动条件

本指导书适用于公司各部门因工作需要采购各类物资（包括办公设备、生产原材料、办公用品、服务类项目等）的标准流程管理。当部门出现以下情况时，需启动本采购流程：

新项目开展需新增物资或服务；

现有物资消耗需补充采购；

设备维修、升级需更换配件或服务；

其他经批准的采购需求。

二、标准操作流程详解

（一）采购需求发起与部门初审

需求提报：采购需求部门填写《采购申请表》（详见“三、常用表单模板”），明确物资名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

部门初审：需求部门负责人需核实采购需求的必要性、合理性及预算匹配度，对超预算需求（超出部门年度预算10%以上）需在《采购申请表》中备注说明超支原因，并同步提交《预算调整申请表》至财务部预审。

（二）采购部需求复核与预算确认

需求复核：采购部在收到《采购申请表》后2个工作日内，与需求部门沟通确认物资技术参数、数量等细节，重点核查：

需求是否与公司业务目标一致；

规格型号是否明确，避免模糊描述（如“办公电脑”需明确CPU、内存、硬盘等配置）；

预算金额是否符合公司采购分级审批标准（如单次采购金额≤1万元由采购部经理审批，1万-5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批）。

预算确认：财务部同步复核采购预算，对无预算或超预算未提交调整申请的，退回需求部门补充材料；预算合规的，采购部进入下一环节。

（三）供应商选择与比价

供应商来源：采购部通过以下渠道筛选合格供应商：

公司《合格供应商名录》（优先选择名录内供应商）；

公开招标、竞争性谈判（适用于单次采购金额≥5万元或大宗物资）；

行业推荐、供应商自荐（需通过资质审核）。

资质审核：对新增供应商，采购部需审核其营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证等）、过往合作案例（3年内类似项目业绩），填写《供应商资质审核表》归档。

比价议价：采购部至少向3家合格供应商询价，填写《供应商比价表》，对比价格、质量保障、交付周期、售后服务等综合因素，选择最优供应商。若单一来源采购（如专利产品、独家代理），需在《采购申请表》中注明原因，并经分管副总审批。

（四）采购订单下达与合同签订

订单编制：采购部根据确定的供应商信息，编制《采购订单》，明确物资名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式等条款，经采购部经理审核后提交供应商。

订单确认：供应商确认订单无误后，加盖公章回传；采购部将订单复印件抄送需求部门、财务部备案。

合同签订：对于单次采购金额≥2万元或服务类项目，需签订正式采购合同，合同条款需经法务部审核（如无法务部，由采购部与财务部联合审核），保证双方权责清晰，规避法律风险。

（五）物资交付与验收

交付跟踪：采购部负责跟踪供应商备货及物流进度，保证在约定交付时间内到货；如遇延迟，需及时与供应商沟通，明确新的交付时间并通知需求部门。

初验：物资到货后，需求部门与采购部共同到场，对照《采购订单》核对物资名称、规格、数量、外包装是否完好，对易碎品或精密设备需开箱检查外观是否损坏，填写《物资初验记录表》。

复验：初验合格后，需求部门根据物资用途进行质量或功能测试（如办公设备需通电测试功能，原材料需送检化验），复验合格后填写《物资验收合格单》；复验不合格的，采购部需在24小时内联系供应商退换货，并记录不合格原因，必要时启动供应商考核机制。

（六）入库登记与财务结算

入库管理：验收合格的物资，由需求部门或仓库管理员（如设仓库）办理入库手续，登记《物资台账》，更新库存信息；入库单需注明采购订单号、物资名称、数量、验收人等信息，并同步抄送财务部。

付款申请：采购部凭《采购订单》《物资验收合格单》《供应商发票》（或合规票据）填写《付款申请表》，附相关单据复印件，按审批权限逐级审批（审批权限同采购审批标准）。

财务结算：财务部在收到完整审批单据后，按公司付款周期安排付款（如月结30天），付款完成后将银行回执复印件交采购部归档。

三、常用表单模板

（一）采购申请表

申请部门

申请日期

年度预算编号

申请人

联系方式

需求紧急程度

采购明细

物资名称

规格型号

单位

审批意见

部门负责人签字：日期：

采购部复核意见：日期：

财务部预算审核意见：日期：

分管副总/总经理审批：日期：

（二）供应商比价表

采购项目名称：

采购日期：

序号

供应商名称

1

2

3

比价结论：推荐供应商：__________，理由：______________________________________采购部负责人签字：____________日期：__________

（三）物资验收合格单

采购订单号：

验收日期：

供应商名称：

物资名称：

规格型号：