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行业通用技术文档编写规范及模板支持

一、规范概述与核心价值

技术文档是技术团队协作、项目交付及知识沉淀的重要载体，统一的编写规范能保证文档内容准确、结构清晰、易于理解，有效降低沟通成本，减少因信息歧义导致的开发风险。本规范适用于各行业技术文档的编写流程、内容结构及模板使用，旨在提升文档质量，规范技术输出，为项目全生命周期管理提供可靠支持。

二、适用场景与对象

（一）典型应用场景

新产品研发阶段：需求规格说明书、系统设计文档、测试方案等，用于明确产品功能、技术架构及验收标准。

技术方案评审：架构设计报告、技术选型文档等，为团队决策提供技术依据，保证方案可行性。

项目交接与维护：用户手册、运维手册、代码注释文档等，保障项目后续维护的顺畅性，降低知识传递壁垒。

内部知识沉淀：技术总结报告、最佳实践文档等，促进团队经验共享，提升整体技术水平。

客户交付文档：产品使用指南、接口文档、部署手册等，保证客户正确理解和使用产品，提升客户满意度。

（二）适用对象

技术工程师（含开发、测试、运维等）

产品经理

项目经理

文档编写专员

技术评审专家

三、标准化编写流程与操作步骤

（一）步骤1：明确文档目的与受众定位

操作内容：

与项目相关方（如产品、开发、测试团队）沟通，确定文档的核心目标（如“指导开发”“说明方案”“记录过程”等）。

分析文档读者画像（如技术开发人员、项目管理人员、终端用户等），明确读者的技术背景及信息需求，调整内容深度与表述方式。

输出物：《文档编写需求确认表》（含文档目的、目标读者、核心内容清单等）。

（二）步骤2：确定文档类型与结构框架

操作内容：

根据文档目的选择对应类型（如需求规格说明书、系统设计文档、测试报告等）。

参考本规范“模板章节结构”部分，结合项目特点调整保证结构逻辑清晰、覆盖核心内容。

与团队评审框架合理性，避免遗漏关键章节或冗余内容。

输出物：《文档结构大纲》（含章节标题、核心要点、编写负责人）。

（三）步骤3：收集与整理技术素材

操作内容：

素材来源：需求文档、设计图纸、会议纪要、测试用例、代码注释、实验数据、行业标准等。

素材整理：对收集的素材进行分类、编号、核对准确性（如保证需求文档与设计文档一致），剔除过期或无效信息。

工具支持：使用版本控制系统（如Git）管理素材文件，通过文档管理平台（如Confluence）进行分类归档。

输出物：《技术素材清单》（含素材名称、来源、版本、核对人）。

（四）步骤4：按模板编写初稿

操作内容：

严格遵循本规范提供的模板结构，逐章节填写内容，保证各要素完整（如术语定义、图表编号、引用来源等）。

内容撰写要求：

技术描述准确，避免模糊表述（如“系统运行稳定”需补充具体指标：“系统连续运行72小时，无故障率≥99.9%”）；

语言简洁客观，避免口语化、主观臆断（如“我认为该方案可行”改为“经测试验证，该方案满足功能指标要求”）；

图表规范：图表需有独立编号（如图1-1、表2-3）和标题，中需引用（如“如图1-1所示”），图表内容与文字描述一致。

输出物：《技术文档初稿》（含完整章节、图表、引用说明）。

（五）步骤5：内部评审与修订

操作内容：

组织评审会议，邀请技术负责人、相关领域专家及目标读者参与评审。

评审要点：

内容完整性：是否覆盖文档目标要求的所有核心内容；

技术准确性：技术参数、流程、方案是否符合实际；

可理解性：读者能否快速获取关键信息，是否存在歧义；

规范性：是否符合本规范的格式、术语、图表等要求。

根据评审意见修订文档，记录修订内容（修订人、修订日期、修订说明），形成修订日志。

输出物：《评审意见表》《文档修订日志》《技术文档修订稿》。

（六）步骤6：格式校验与定稿

操作内容：

格式检查：统一字体（如宋体、标题黑体）、字号（如小四、标题三号）、行间距（如1.5倍）、页眉页脚（含文档名称、版本号、页码）、目录自动等。

内容校对：重点检查错别字、标点符号、语法错误、图表编号连续性、引用与内容一致性等。

工具支持：使用Word样式功能统一格式，通过校对工具（如Grammarly）辅助检查文字错误。

输出物：《格式校验清单》《技术文档定稿版》。

（七）步骤7：发布与归档

操作内容：

发布：通过指定渠道（如公司文档管理系统、内部知识库）发布定稿文档，通知相关方查阅，设置访问权限（如公开、内部、秘密）。

归档：按项目/类型将文档及修订日志、评审意见等资料归档，备份至服务器或云存储，保证文档可追溯、可检索。

输出物：《文档发布记录》《文档归档清单》。

四、技术结构与填写指南

（一）文档基本信息表

要素

填写要求

示例

文档名称

简明扼要反映文档内容，格式：“[项目/产品名称]-[文档类型]-[版本号]”

“XX电商平台-系统设计文档-V2.1”

文档编号

按规则统一编