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商务会议筹备与管理协议

合同编号：____________________

甲方（筹办方）：____________________

乙方（管理方）：____________________

第一章合同订立与生效

1.1合同订立

1.1.1本协议由甲方（筹办方）和乙方（管理方）就商务会议的筹备与管理事宜，经友好协商，达成一致意见，共同订立。

1.1.2本协议自双方签字盖章之日起生效。

1.2协议内容

1.2.1本协议内容涵盖商务会议的筹备、组织、实施、管理与后续工作等各个方面。

第二章会议主题与目标

2.1会议主题

2.1.1甲方应在协议签订后五个工作日内向乙方提交会议主题的初步建议。

2.1.2乙方应在收到甲方建议后三个工作日内反馈意见，如需调整，双方应协商确定最终会议主题。

2.2会议目标

2.2.1双方应共同确定会议的具体目标，包括但不限于：提升品牌知名度、拓展业务合作、促进行业交流等。

2.2.2甲方应在协议签订后十个工作日内制定详细的会议目标计划，提交乙方审核。

第三章筹备工作分工

3.1甲方责任

3.1.1负责会议的整体策划、组织与实施。

3.1.2提供会议所需的场地、设备、资料等。

3.1.3负责邀请参会嘉宾，并保证嘉宾的参会质量。

3.2乙方责任

3.2.1负责会议的现场管理与协调。

3.2.2提供专业的会议管理服务，包括但不限于：日程安排、场地布置、餐饮服务、嘉宾接待等。

3.2.3协助甲方处理会议期间出现的突发状况。

第四章会议实施与执行

4.1会议日程

4.1.1甲方应制定详细的会议日程，包括但不限于：会议议程、嘉宾演讲、互动环节等。

4.1.2乙方应按照会议日程，保证各项活动的顺利进行。

4.2会议执行

4.2.1甲方负责会议的嘉宾邀请、演讲内容审核等前期准备工作。

4.2.2乙方负责会议的现场执行，包括但不限于：场地布置、设备调试、嘉宾接待等。

第五章会议费用与支付

5.1费用预算

5.1.1甲方应在协议签订后十个工作日内向乙方提交会议费用预算。

5.1.2乙方应在收到预算后五个工作日内进行审核，如有异议，双方应协商确定最终预算。

5.2费用支付

5.2.1乙方根据实际发生费用，向甲方提交费用结算单。

5.2.2甲方应在收到结算单后十个工作日内支付相应费用。

5.2.3如遇特殊情况，双方可协商调整支付时间。

第六章场地与设施管理

6.1场地选择

6.1.1甲方应在收到乙方提供的场地选择标准后五个工作日内，提出三个符合标准的场地候选名单。

6.1.2乙方应根据甲方的需求及候选名单，进行实地考察和评估，最终确定合适的场地。

6.2设施配备

6.2.1甲方提供的设施清单应在会议前一个月提交给乙方。

6.2.2乙方应保证所有设施在会议前三个工作日内完成安装和调试，保证设施正常运行。

6.3场地维护

6.3.1会议期间，乙方应负责场地的日常维护，包括卫生清洁、安全保障等。

6.3.2如遇设施故障，乙方应在接到报告后一小时之内进行修复。

第七章参会嘉宾管理

7.1嘉宾邀请

7.1.1甲方负责邀请与会议主题相关的行业专家、合作伙伴等嘉宾。

7.1.2乙方提供嘉宾邀请的模板和沟通支持。

7.2嘉宾接待

7.2.1乙方负责安排嘉宾的交通、住宿及会议期间的餐饮服务。

7.2.2甲方需提前告知嘉宾的行程安排和注意事项。

7.3嘉宾资料

7.3.1甲方应向乙方提供嘉宾的个人资料，包括姓名、职务、联系方式等。

7.3.2乙方负责嘉宾资料的整理和保密工作。

第八章会议宣传与推广

8.1宣传策略

8.1.1甲方制定会议宣传策略，包括线上线下宣传渠道的选择。

8.1.2乙方提供宣传资料的设计和制作支持。

8.2宣传执行

8.2.1甲方负责会议的宣传推广工作，保证宣传内容的准确性和及时性。

8.2.2乙方负责监控宣传效果，并及时向甲方反馈。

8.3媒体合作

8.3.1甲方寻求与媒体合作，扩大会议的影响力。

8.3.2乙方协助甲方与媒体沟通，提供必要的媒体资料。

第九章会议安全与保密

9.1安全保障

9.1.1乙方负责会议期间的安全保障工作，包括现场秩序维护、突发事件处理等。

9.1.2甲方需提供会议期间的保密信息，保证信息安全。

9.2个人信息保护

9.2.1乙方对会议参与者的个人信息负有保密义务。

9.2.2未经甲方同意，乙方不得公开或泄露参与者个人信息。

第十章会议评估与总结

10.1评估方式

10.1.1会议结束后，甲方应收集参会嘉宾及参与者的反馈意见。

10.1.2乙方协助甲方进行会议效果评估，包括现场满意度调查、参会人数统计等。

10.2总结报告

10.2.1甲方应在