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供应链采购合同审批流程标准化工具集
一、适用场景：何时启动标准化审批流程
本工具集适用于企业供应链管理中各类采购合同的规范化审批，具体场景包括但不限于：
常规采购：生产原料、办公用品、设备耗材等标准化物料的采购合同审批；
服务采购：物流运输、设备维修、咨询服务等外部服务合同的审批；
项目采购：新项目开发、工程建设等专项采购合同的审批；
供应商合作：新供应商准入、现有合同续签、条款变更等场景的合同审批；
合规管控：当企业需统一采购合同条款、明确审批权责、降低法律及财务风险时。
二、操作步骤：从发起至归档的全流程指引
（一）发起前准备：明确需求与基础材料
责任主体：采购专员
操作内容：
确认采购需求：与需求部门（如生产部、行政部）对接，明确采购标的、数量、质量标准、交付时间等核心要素；
供应商筛选：完成供应商资质审核（如营业执照、相关行业许可证、过往合作评价等），保证供应商符合企业准入标准；
合同草案拟定：根据企业《采购合同管理规范》，拟定合同文本，明确双方权利义务、付款方式、违约责任、争议解决等条款。
输出物：《采购申请单》（需需求部门负责人签字确认）、供应商资质文件、合同草案。
（二）发起审批：提交合同及相关材料
责任主体：采购专员
操作内容：
登录企业采购管理系统（或OA系统），创建“采购合同审批”流程；
合同草案及《采购申请单》、供应商资质文件等附件；
填写合同基本信息：合同编号（按“年份-采购部门-合同类型-序号”规则编制，如2024-CG-WL-001）、供应商名称、采购金额、合同期限等；
选择审批路径：根据合同金额（如5万元以下需部门级审批，5万-20万元需分管副总审批，20万元以上需总经理审批）自动或手动触发审批链。
注意事项：合同编号需唯一，避免重复；附件材料需完整清晰，关键页（如供应商资质首页、合同签字页）需加盖公章扫描。
（三）部门审核：需求与合规性初核
责任主体：需求部门负责人、采购部门负责人
操作内容：
需求部门审核：重点确认采购内容是否符合实际需求、数量及规格是否准确、交付时间是否满足项目计划，审核通过后流转至采购部门；
采购部门审核：重点审核供应商选择是否符合采购流程（如招标、比价结果）、合同条款是否与采购政策一致、价格是否在预算范围内，审核通过后流转至法务部门。
审核意见要求：需明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改理由，禁止模糊表述（如“酌情处理”）。
（四）法务审核：法律风险把控
责任主体：法务专员/法务部门
操作内容：
审核合同主体：确认供应商及本企业签约主体是否合法，授权代理人是否具备有效授权；
审核条款合规性：检查合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在法律风险（如“霸王条款”、违约责任不对等）；
审核权利义务：明确标的物质量标准、验收方法、售后服务等条款，保证可执行；
审核争议解决：确认争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否符合企业利益。
输出物：法务审核意见书，对需修改的条款需标注具体修改建议（如“第5.3条建议明确‘逾期交付的违约金比例’”）。
（五）财务审核：资金与支付条款校验
责任主体：财务专员/财务部门
操作内容：
审核资金预算：确认采购金额是否在年度/季度预算范围内，超预算合同需附预算调整审批文件；
审核支付条款：检查付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付时间、发票要求（如增值税专用发票）是否符合财务制度；
审核成本合理性：对比历史采购价格、市场价格，评估价格是否公允，避免虚高报价。
注意事项：若涉及跨境采购，需额外审核外汇支付合规性及税务成本。
（六）管理层审批：最终决策与授权
责任主体：分管副总/总经理（根据合同金额及重要性确定）
操作内容：
综合审核：基于前序部门审核意见，从企业战略、成本控制、风险管控等角度进行最终决策；
审批结果处理：
同意：系统自动审批结论，流转至采购专员；
修改后同意：明确修改内容，退回至采购专员完成修订后重新提交；
不同意：说明理由，流程终止。
审批时限：一般合同需在3个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日（需标注“加急”标识）。
（七）结果反馈与合同签署
责任主体：采购专员、行政部
操作内容：
反馈审批结果：采购专员通过系统或邮件将审批结果同步至需求部门及供应商；
合同用印：审批通过的合同由采购专员提交至行政部，按《合同用印管理规范》加盖企业公章（或合同专用章）；
合同签署：将盖章合同正本送达供应商，确认双方签字盖章（骑缝章需齐全），留存供应商签字盖章页复印件。
（八）归档与执行跟踪
责任主体：采购专员、档案管理员
操作内容：
合同归档：签署完成的合同正本（含附件、审批记录）移交档案管理部门，按“合同编号-供应商名称-签订日期”分类归档，电子版同步存入企业文档管理系统；
执行跟踪：采购专员负责跟踪合同履行情况
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