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会议室预定及管理使用模板

一、适用范围

二、操作流程

（一）预定申请

申请人确定需求：申请人需明确会议基本信息，包括会议室名称（或类型，如“大会议室”“视频会议室”）、会议日期、具体使用时间（精确到小时）、会议主题、预计参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板、视频会议系统等）及特殊需求（如茶水服务、横幅悬挂等）。

提交预定申请：申请人通过组织内部预定系统（或指定渠道，如OA系统、行政部邮箱、线下登记表）提交《会议室预定申请表》（详见模板部分），保证信息真实、完整，尤其是时间与设备需求需准确填写，避免因信息不全导致审核延误。

（二）审核确认

部门审核（如需）：若会议涉及跨部门资源协调或部门内部重要会议，需申请人所在部门负责人对会议必要性进行确认，并在申请表上签字（或线上审批）。

管理员审核：会议室管理员（通常为行政部或后勤部人员）收到申请后，1个工作日内完成审核：

核查会议室时间是否冲突、设备是否可用；

若时间或设备冲突，及时与申请人沟通，协调调整时间或更换备选会议室；

审核通过后，在申请表“审核状态”栏标注“已通过”，并通过系统或邮件向申请人发送预定成功通知，包含会议室地址、设备操作指引及注意事项。

（三）使用准备

申请人提前准备：预定成功后，申请人需提前30分钟到达会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪开关、麦克风电量、白板笔是否充足），并根据需求摆放座椅、调试室温。

管理员支持：若申请人需特殊布置（如摆放会议资料、调试视频会议系统），可提前联系管理员协助完成。

（四）会议进行

遵守使用规范：会议期间，参会人员需保持会议室安静，爱护公共设施（如禁止在桌椅上乱涂乱画、设备操作前阅读使用说明），禁止携带易燃易爆物品。

设备使用：使用电子设备后，需按指引关闭电源（如投影仪、麦克风），避免长时间待机耗电。

（五）会后清理

申请人负责：会议结束后，申请人需组织参会人员将座椅归位、清理垃圾（如纸杯、文件）、关闭所有设备电源、擦拭白板（如有使用），保证会议室整洁。

管理员检查：管理员在每日固定时间（如下午5:00）对会议室进行巡查，确认设备完好、环境整洁，若发觉损坏或未清理情况，及时联系申请人整改并记录。

（六）取消/变更预定

申请取消：若会议取消或时间/人数等需调整，申请人需至少提前4小时（大型会议室或重要会议需提前1个工作日）通过原预定渠道提交《会议室预定变更/取消申请》，说明原因及调整方案。

处理流程：管理员收到申请后，及时更新会议室预定状态，释放被占用的资源，并通过系统通知相关人员；若未及时取消导致资源浪费，管理员可记录违规情况并反馈至申请人部门。

三、预定模板

会议室预定申请表

会议室信息

填写内容

会议室名称

（如：3楼大会议室、视频会议室A）

会议室位置

（如：总部大楼3楼东侧）

预定信息

预定人姓名

*某

所属部门

（如：市场部、研发中心）

联系方式

（内部分机号或短号，避免隐私信息）

预定日期

年月日

使用时间

开始时间：：—结束时间：：

会议主题

（如：2024年Q3产品发布会、项目进度研讨会）

预计参会人数

人

所需设备

（可多选：投影仪□、麦克风□、白板□、视频会议系统□、音响□、其他：________）

特殊需求

（如：需提供矿泉水、摆放“欢迎横幅”、提前调试空调温度至24℃）

审核信息

部门负责人签字（如需）

___________日期：年月日

管理员审核

□审核通过□审核驳回（原因：_______________________）

审核人签字

___________日期：年月日

备注

（如：会议需保密、需提前30分钟布置场地）

申请提交时间

年月日时分

四、管理要点

（一）预定规则规范

优先级原则：紧急会议（如客户突发需求、项目危机处理）、跨部门核心协作会议优先安排；常规会议按申请时间顺序排序。

时限限制：单次预定时长一般不超过8小时（大型会议需提前3天申请），同一会议室单日预定不超过3场（预留设备维护与清洁时间）。

重复预定限制：部门或个人连续预定同一会议室不超过5个工作日，避免资源长期垄断。

（二）设备与物资管理

设备台账：建立会议室设备清单（含设备名称、型号、购买日期、维保记录），管理员每季度检查一次设备运行状态，及时维修或更换老旧设备。

物资储备：会议室常备白板笔、板擦、A4纸、矿泉水、纸巾等物资，管理员每周补充一次，保证物资充足。

（三）卫生与安全维护

日常清洁：每日会议结束后，保洁人员对会议室进行全面清洁（地面、桌面、设备表面），每周进行一次深度消毒（如桌面、门把手）。

安全检查：管理员每月检查消防设施（灭火器、应急灯）、电路安全，禁止在会议室使用大功率电器（如电炉、电暖气），消除安全隐患。

（四）紧急情况处理

设备突发故障：会议中若设备损坏（如投影仪