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企业纸张档案管理制度范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业纸张档案的科学管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，维护企业历史真实面貌，根据国家相关档案管理法律法规及本企业实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构在各项经营管理活动中形成的，具有保存价值的各类纸质文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。

第三条基本原则

企业档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、有效利用的原则。各部门应指定专人负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作。

第四条定义

本制度所称纸张档案，是指企业在生产经营、行政管理、党群工作等活动中直接形成的，以纸张为载体的文字、图表、声像（以纸质印刷品形式存在的）等不同形式的历史记录。

第二章档案的形成与收集

第五条档案的形成

各部门在各项工作中，应严格按照公文处理规范和业务流程形成文件材料，确保文件材料的规范性、完整性和有效性。文件材料的签发、流转应符合企业相关规定，重要文件应有相应的审批手续。

第六条档案的收集责任

各部门负责人是本部门档案收集工作的第一责任人，应督促本部门员工在工作中及时收集、积累应归档的文件材料。各部门档案管理员（或指定专人）负责本部门日常文件材料的收集、临时保管，并定期向企业档案管理部门移交。

第七条收集范围

应归档的纸张档案范围包括但不限于：

（一）企业设立、变更、注销等相关的基础性文件材料；

（二）企业股东会、董事会、监事会形成的各类文件材料；

（三）企业行政管理、人力资源、财务审计、市场营销、生产运营、技术研发等各项管理工作中形成的文件材料；

（四）对外交往、合作、合同协议等文件材料；

（五）反映企业重要活动、荣誉、历史沿革的文件材料；

（六）其他具有保存价值的文件材料。

第八条收集要求

文件材料的收集应及时、完整，确保不遗漏重要文件。对于具有成套性的文件材料，应收集齐全其附件、审批件、相关说明等。复印件作为归档材料时，应注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

第三章档案的整理与归档

第九条整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十条分类

企业档案应按照统一的分类方案进行分类。分类方案应根据企业规模、业务特点和管理需求科学制定，并保持相对稳定。可参照年度、部门、业务类型等维度进行分类。

第十一条编号

档案应按照分类方案进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则应清晰易懂，便于操作。

第十二条排列与编目

归档文件应在分类、编号的基础上，按照一定顺序排列。应编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应准确、规范。

第十三条装订

归档文件应进行规范装订，以保护文件，便于保管和利用。装订方式应牢固、整齐，避免损坏文件。

第十四条归档时限

各部门形成的应归档文件材料，一般应在相关工作结束后规定期限内整理完毕并向企业档案管理部门移交归档。具体时限由企业档案管理部门根据实际情况确定。

第十五条归档验收

企业档案管理部门在接收各部门移交的档案时，应对档案的完整性、规范性进行检查验收。符合要求的，办理交接手续；不符合要求的，退回移交部门重新整理。

第四章档案的保管

第十六条库房要求

档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求。应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安全防范设施。

第十七条日常管理

档案库房应保持整洁有序，档案柜（架）排列整齐。档案管理人员应定期对库房温湿度进行监测和调控，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第十八条档案存放

档案应按照编号顺序存放在档案柜（架）内，不同类别、不同保管期限的档案应分区存放。档案盒（袋）应符合标准，注明档案的类别、编号、起止日期、保管期限等信息。

第十九条保密管理

严格执行档案保密制度，划定档案密级，明确保密责任。涉密档案应单独存放，并采取更加严格的保密措施。未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播涉密档案内容。

第二十条档案清点

档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，确保账物相符。发现档案丢失、损坏等情况，应立即报告并采取补救措施。

第五章档案的利用

第二十一条利用原则

档案利用应遵循“为企业发展服务、严格保密、规范有序”的原则。既要满足企业各项工作对档案信息的需求，又要确保档案的安全与保密。

第二十二条利用范围与权限

企业内部人员因工作需要查阅档案，应根据档案密级和规定的权限办理查阅手续。外部单位或人员查阅企业档案，须持有效证件和单位介绍信，经企业相关负责人批准后方可查阅。

第二十三条查阅手续

查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称（或编号）、查阅