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公务出差流程规范
演讲人：
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目录
01
出差申请与审批
02
行程准备标准
03
差旅费用管理
04
出行期间规范
05
报销与核销流程
06
总结与归档管理
01
出差申请与审批
申请材料准备要求
包括出差事由、目的地、时间、交通方式、住宿地点等详细信息。
出差计划
列明差旅费、住宿费、餐饮费、交通费等各项预算，确保费用在可控范围内。
预算清单
根据出差目的准备相关文件，如会议通知、邀请函、合同等。
相关文件
审批权限与流程说明
审批时间
确保审批流程在出差前完成，以便及时安排行程和费用。
03
出差人员提交申请材料，审批人审核并签署意见，最后由财务部门进行费用审核。
02
审批流程
审批人
根据出差人员级别和出差目的，确定相应的审批人，一般为主管或部门经理。
01
紧急预案报备机制
针对可能出现的紧急情况，制定应急预案，包括应急联系人、应急措施、应急物资等。
紧急预案
报备流程
预案执行
出差人员需将紧急预案报备给审批人、部门负责人或应急联系人，确保在紧急情况下能够及时联系和采取措施。
在紧急情况下，出差人员应迅速按照预案执行，并及时向相关人员汇报情况。
02
行程准备标准
国内交通预订
出差人员需提前预订国内机票、火车票或长途汽车票，确保行程顺利。
国际交通预订
涉及国际出差时，需提前办理签证并预订国际机票。
住宿预订
根据出差地点和预算，提前预订合适的酒店或旅馆。
交通费用垫付
出差人员需垫付交通费用，并在出差结束后按公司规定报销。
交通住宿预订规则
差旅装备清单建议
必备文件
出差人员需携带身份证、护照（国际出差时）、工作证明、票据等文件。
01
电子产品
手机、笔记本电脑、充电器、移动电源等通讯和办公设备。
02
随身物品
钱包、名片、笔、记事本、地图等日常用品。
03
装备选择
根据出差地点和季节选择合适的衣物、鞋子和箱包。
04
行程确认与通知流程
行程确认
行程变更
通知相关方
行程结束
出差人员需提前与上级或行政管理部门确认出差时间、地点和行程安排。
出差前需向同事、客户或合作伙伴告知出差时间和联系方式。
若因特殊情况需变更行程，需及时通知相关人员并重新安排行程。
出差结束后需向上级或行政管理部门报告出差情况和结果。
03
差旅费用管理
预算编制与限额标准
根据年度工作计划和以往费用情况，制定合理的差旅费用预算。
预算编制
制定不同级别人员出差时乘坐交通工具、住宿、餐饮等费用的限额标准。
限额标准
超出限额标准时，需提前申请并经过相关领导审批。
超支审批
票据收集与合规要求
出差人员需主动索取并妥善保管各类费用票据，如交通票、住宿票、餐饮票等。
票据收集
合规要求
票据审核
票据需符合相关法规和公司规定，如开具单位、时间、金额等要素需齐全、清晰。
财务部门需对收集到的票据进行审核，确保合规性和真实性。
备用金使用规范
备用金申请
出差人员需提前申请备用金，并说明备用金用途和预计金额。
01
备用金使用
备用金主要用于支付出差期间的小额费用，如出租车费、餐费等。
02
备用金报销
出差结束后，出差人员需及时办理备用金报销手续，将剩余备用金归还公司。
03
04
出行期间规范
考勤与工作记录要求
汇报机制
出差结束后，应及时向上级领导汇报出差情况，包括工作成果、遇到的问题及解决方案等。
03
及时记录出差期间的工作内容、接触的人员、解决的问题等，以便后续跟进。
02
工作记录
保持考勤记录
公务出差期间，必须保持考勤记录，确保工作时间的准确性。
01
熟悉应急联络人和联系方式，遇到突发情况及时报告。
应急联络
遇到突发事件，应首先保证人身安全，然后按照应急预案进行处理。
紧急处理
处理完毕后，及时向上级领导反馈情况，并总结经验教训，完善预案。
跟进反馈
突发情况处置流程
差旅安全注意事项
选择正规交通工具，遵守交通规则，确保交通安全。
交通安全
财物安全
人身安全
保管好个人财物，不要将贵重物品随意放置，避免丢失或被盗。
注意人身安全，避免前往治安状况差的地方，保持警惕，防范意外事件发生。
05
报销与核销流程
报销材料提交标准
票据要求
所有发票、收据必须为原件，不得使用复印件或电子发票。发票抬头需为单位全称，内容清晰、完整，包括消费项目、金额、日期等信息。
报销单填写
附件要求
报销单需填写真实、准确、完整，包括报销人、部门、项目、金额等信息，不得涂改或漏填。
根据报销内容，需提交相应的附件，如出差申请单、行程单、费用明细等，以证明报销费用的真实性和合理性。
1
2
3
财务审核时间节点
发放时间
报销费用经审核通过后，将按公司规定的时间节点发放至员工账户。
03
财务部门应在收到报销材料后的规定时间内进行审核，确保报销费用符合公司规定。
02
审核时间
提交时间
员工应在出差
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