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会议策划与执行流程及会议效果评估表

一、适用场景：多场景会议管理的标准化工具

本工具模板适用于企业内部各类会议的标准化管理，包括但不限于：

战略决策类会议（如年度规划会、季度经营分析会），需明确目标、凝聚共识并输出可执行方案；

项目推进类会议（如项目启动会、阶段复盘会），需同步进度、解决问题并明确责任分工；

部门协作类会议（如跨部门对接会、资源协调会），需打破信息壁垒、优化流程效率；

客户/外部沟通类会议（如客户需求沟通会、合作洽谈会），需传递价值、达成合作意向。

通过标准化流程与工具，可解决会议目标模糊、流程混乱、效果难量化等痛点，提升会议效率与产出价值。

二、全流程操作指南：从策划到评估的六步法

（一）会议策划阶段：明确目标与框架（会前1-2周）

第1步：定义会议核心目标

操作要点：基于会议类型明确“解决什么问题、达成什么结果”，遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

示例：“项目启动会需明确3个核心任务的责任人及完成时间（会后1周内输出甘特图）”“季度经营分析会需输出2项关键改进措施及落地计划”。

输出物：《会议目标确认书》（需核心发起人签字确认）。

第2步：确定参会人员与分工

操作要点：按“必要性”筛选参会者，避免无关人员参会；明确角色职责，避免责任模糊。

角色

职责描述

建议人选

发起人

确定会议目标、审批资源、最终决策

部门负责人/项目最高负责人

主持人

控制流程、引导讨论、保证议程落地

熟悉议题、控场能力强的人员

记录人

记录关键信息、整理会议纪要

逻辑清晰、文字功底好的人员

核心参会者

议题相关决策人/执行人

业务负责人、技术骨干等

支持人员

设备调试、物料准备、后勤保障

行政/助理人员

第3步：制定会议议程与时间规划

操作要点：按“轻重缓急”排序议题，每个议题预留讨论+决策时间，总时长控制在1.5-2小时（超长会议需分阶段）。

示例议程：

09:00-09:10开场与目标重申（主持人）

09:10-09:40议题1：项目当前进度汇报与风险点（汇报人：某）

09:40-10:10议题2：跨部门资源协调方案讨论（负责人：某）

10:10-10:20茶歇（可选）

10:20-10:50议题3：行动项确认与责任分工（全体）

10:50-11:00总结与后续计划（发起人）

第4步：准备会议物料与场地

物料清单（根据会议类型调整）：

必备：签到表、会议议程、纸质资料（如项目方案、数据报表）、投影设备、麦克风、白板/便签纸；

可选：会议纪要模板、评估表、饮用水、会议纪要。

场地检查（会前1天完成）：确认场地容量、设备调试（投影、音响、网络）、茶歇安排（如需）。

第5步：制定会议预算

预算明细（参考）：

项目

明细

预算金额（元）

备注

场地费

会议室租赁/内部场地使用费

*

含设备使用

物料费

资料打印、文具、饮用水等

*

按参会人数计算

餐饮费

茶歇/工作餐（如需）

*

非必要可不列

其他

交通/住宿（外部参会人员）

*

仅限跨区域会议

（二）会议执行阶段：高效推进与控场（会中）

第6步：会前准备与签到

操作要点：

提前30分钟到场，检查设备、摆放物料；

参会者签到时发放《会议议程》《资料手册》《效果评估表（预填基础信息）》；

提醒参会者静音手机，聚焦议题。

第7步：按议程推进会议

主持人控场技巧：

开场重申目标与时间规则，避免偏离主题；

针对复杂议题，先请汇报人背景说明，再引导讨论（如“针对某问题，大家有哪些解决方案？”）；

遇争议时，记录不同观点，暂不纠结，必要时交由发起人决策；

严格控制各环节时间，超时前5分钟提醒（如“某议题还剩5分钟，请聚焦结论”）。

第8步：记录关键信息与行动项

记录人要点：

记录“结论+行动项+责任人+完成时间”，避免模糊表述（如“尽快解决”改为“某于X月X日前完成问题排查，输出报告”）；

对分歧点标注“待确认”，会后由发起人补充决策；

重要数据、图表可拍照留存，便于整理纪要。

（三）会议收尾阶段：总结与落地（会后1-3天）

第9步：输出会议纪要与分发

纪要结构：

基本信息（主题、时间、地点、参会人员、主持人/记录人）；

会议目标回顾；

各议题讨论要点与结论；

行动项清单（表1）；

后续计划（下次会议时间/待办事项）。

分发要求：会后24小时内完成初稿，经发起人确认后2小时内分发至所有参会者及相关方，同步抄送存档。

表1：行动项清单（模板）

行动项描述

责任人

协助人

完成时间

所需资源

状态（待启动/进行中/已完成）

完成项目进度报告

某

某

2024–

数据支持

待启动

协调研发部人力支援

某

某

2024–

部门负责人审批

进行中

第10步：会议效果评估与改进

操作要点：结合《会议效果评估表》（见“核心模板工具”部分），收集参会者反馈，分析会议目标达成